Conciliação De Boletos A Pagar: Como Fazer

A sua empresa costuma pagar fornecedores por meio de boletos bancários? Se sim, você precisa transformar a conciliação de boletos a pagar em um hábito no seu negócio! Mas por quê?

De acordo com a Federação Brasileira de Bancos, a Febraban, em 2023 os bancos registraram 4,2 bilhões de transações realizadas via boletos, totalizando R$ 5,8 trilhões. Esses dados demonstram que essa forma de pagamento segue bastante popular no país.

E considerando que esse é um método de pagamento com data futura, é fundamental conferir com certa frequência as movimentações da conta bancária do seu negócio e as informações de pagamento, como os boletos a pagar.

Quer saber como fazer a conciliação de boletos a pagar e como automatizar esse processo na sua empresa, evitando perdas financeiras e facilitando o planejamento? Continue lendo este guia e confira!

O que é conciliação de boletos?

A conciliação de boletos a pagar consiste em conferir as informações referentes aos boletos bancários de fornecedores e os registros dessas operações pela empresa.

Ou seja, significa analisar se os valores de movimentação registrados pela empresa e nos boletos recebidos pelos fornecedores saíram mesmo do caixa da empresa.

Imagine, por exemplo, que uma empresa realizou 100 compras com fornecedores ao longo do mês, cada uma com um boleto bancário diferente. O valor da cada compra foi registrado no sistema e a empresa realizou o pagamento do boleto. Quando esses pagamentos aparecem no extrato bancário, é necessário verificar se cada pagamento corresponde a uma compra realizada.

Se os dados coincidirem, ótimo! Mas se houver alguma discrepância nas informações, é necessário investigar para evitar perdas financeiras, multas e outras penalidades.

Fazendo isso, você garante uma gestão financeira muito mais assertiva para o seu negócio.

A importância da conciliação de boletos a pagar

A conciliação de boletos a pagar é muito importante para controlar as movimentações financeiras da empresa. Essa prática permite acompanhar de perto e entender em detalhes os fluxos de pagamento de fornecedores e compras realizadas pelo negócio.

Realizar a conciliação de boletos a pagar com a frequência adequada é fundamental por várias razões:

• Verificação de erros: Se a sua empresa registrou uma compra com um fornecedor via boleto bancário, mas, na data de vencimento do documento, o valor não foi debitado da conta, a conciliação é o processo necessário para identificar a causa dessa inconsistência.
• Controle financeiro: A conciliação garante que todas as compras via boleto bancário estão sendo registradas corretamente pela empresa, essencial para uma gestão financeira adequada e uma tomada de decisões mais embasada.
• Prevenção de fraudes: A conciliação de boletos a pagar regular ajuda a detectar irregularidades ou atividades suspeitas, como desvios de dinheiro ou fraudes.
• Cumprimento de normas contábeis: Toda empresa é obrigada a manter registros contábeis precisos e a conciliação de boletos a pagar ajuda a garantir que os registros financeiros estejam em conformidade com as normas e regulamentos contábeis em vigor.

Como fazer a conciliação de boletos a pagar

A conciliação de boletos a pagar manual é um processo que pode envolver diferentes profissionais e setores dentro de uma empresa.

Confira como realizar a conciliação de boletos a pagar;

1. O setor de compras realiza o pedido de compras, aguarda a nota fiscal ser emitida e vincula o pedido de compra com o boleto bancário;
2. As compras realizadas e associações de pagamentos são validadas antes do envio para o time de Contas a pagar.
3. O almoxarifado da empresa confere o produto recebido com a Nota fiscal e boleto referente ao que foi comprado.
4. O setor de contas a pagar confere e concilia informações sobre os pagamentos, informa o meio de pagamento e paga os fornecedores.
5. Por fim, os pagamentos realizados são conferidos, visando o compliance.

Como automatizar a conciliação de boletos a pagar

Como deu para perceber, as conciliações manuais demandam muito tempo e são passíveis de erro. Qualquer inconsistência nas faturas recebidas dos fornecedores pode levar a pagamentos incorretos, duplicados ou atrasados. Além disso, atrasar ou deixar de pagar fornecedores gera  juros, multas, protestos e prejudica as relações comerciais.

Nesse sentido, automatizar esse processo pode trazer uma série de benefícios para a empresa, como facilidade para encontrar e lançar dados de DFes, trazer mais segurança financeira, otimizar o tempo gasto com o controle manual, garantir pagamentos em dia e fortalecer o compliance.

E uma maneira de automatizar a conciliação de boletos no seu negócio é com a Qive. Com o Boletos com Notas, a sua empresa:

• Acessa os seus boletos de forma rápida e centralizada, simplificando a rotina de compras ao pagamento, e garantindo maior segurança fiscal e controle financeiro.
• Agiliza a conciliação de notas de produtos com os boletos emitidos pelos fornecedores através do Boletos com Notas, ganhando mais eficiência nos processos de compras ao pagamento.
• Valida os boletos de forma antecipada, garantindo pagamentos seguros e dentro dos prazos estipulados, evitando, assim, violações contratuais, juros, multas e protestos, essenciais para uma boa relação com fornecedores.

Aprimore os procedimentos financeiros da sua empresa com o Boletos com Notas da Qive. Otimize a captura de boletos e a conciliação com notas fiscais, sem depender do fornecedor. Ganhe tempo para simplificar as etapas dos processos de compras e evite erros nos pagamentos. Com detecção precoce de fraudes, eleve a eficácia operacional e minimize os riscos do seu negócio.