DANFE e NF-e entenda a diferença entre elas
Existem vários tipos e modelos de documentos fiscais no Brasil. Porém, dois deles, o Danfe e a NF-e, geram muitas dúvidas, e algumas empresas se confundem com a emissão e o recebimento. Essa confusão é justificada pela relação que esses documentos fiscais têm entre si, pois ambos “andam” juntos, mas não são iguais. Qual é, afinal, a diferença entre DANFE e NF-e?
A NF-e (Nota Fiscal eletrônica) foi instituída em 2006 com o intuito de substituir o modelo de nota fiscal 1 e 1A.
Ela é importante porque permitiu uma maior agilidade na emissão, tornando mais prática a correção de algum erro. Isso porque, na maioria das vezes, a NF-e não é gerada se algo estiver incorreto.
Além disso, também ficou mais fácil a fiscalização em tempo real por parte da Receita Federal.
Junto com a NF-e, foi criado o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que tem a finalidade de auxiliar a visualização dos dados contidos na NF-e de maneira simplificada, facilitando a conferência das informações.
Embora eles pareçam ter a mesma finalidade, são documentos completamente diferentes, mas vale lembrar que ambos se completam. É fundamental que saibamos a diferença e função de cada um, pois entender seu conceito prático facilita o dia a dia do setor fiscal, contábil, faturamento e financeiro.
Portanto, neste artigo, vamos abordar os aspectos fundamentais e a diferença entre o DANFE e a NF-e, a fim de saber o que cada um representa. Conhecer os documentos e saber diferenciá-los é essencial para agilizar sua rotina e evitar problemas com o fisco.
O que é o Danfe?
O Danfe é o documento que acompanha a NF-e. Ele, necessariamente, precisa obedecer ao layout estabelecido pelo Manual de Integração do Contribuinte, para facilitar a conferência dos dados contidos no arquivo XML.
Além disso, ele tem a representação simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), e suas informações precisam ser preenchidas conforme as informações contidas no arquivo XML, não podendo ter qualquer diferença entre eles. Por isso, é muito importante que o mesmo sistema utilizado para a emissão da NF-e também gere o Danfe, o qual pode ser salvo em PDF ou impresso.
Caso o Danfe apresente divergências com o XML, o contribuinte poderá ter problemas com o fisco, então é preciso ter uma atenção redobrada nas informações contidas nele.
No momento da emissão, é necessário conferir se a numeração sequencial e a data de saída estão sendo seguidas, não havendo envio com data retroativa na numeração sequencial.
Ainda, o Danfe possui uma chave de acesso com 44 dígitos, os quais permitem sua consulta na página da Secretaria da Fazenda Estadual, mostrando sua existência e seu uso regularmente autorizado. Ele também dispõe de um código de barras, que facilita a leitura óptica do documento, além de possuir um número de protocolo gerado no momento da autorização de uso, com ressalva nos casos de contingência. Contudo, é preciso ressaltar que o Danfe não possui validade jurídica.
A seguir, veremos as informações contidas nesse documento e outros detalhes complementares.
Quais os dados contidos no Danfe?
Antes de comentarmos quais os dados são representados no Danfe, vamos falar da sua principal função, que é acompanhar o trânsito da mercadoria e comprovar sua entrega ou seus serviços prestados. Portanto, se a mercadoria no transporte estiver sem o Danfe, o fisco pode apreender os produtos ou multá-los por descumprimento da Lei.
Sabendo de sua função, podemos partir para os dados contidos nesse documento. No Danfe, são apresentados dados como razão social, endereço do remetente e destinatário, data e hora de emissão, fatura e duplicatas, tipo de transporte e, na parte dos produtos, detalhes da tributação do item contido em nota:
- Descrição dos Produtos/Serviços;
- NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL);
- CST, no caso de empresa com Regime Normal, ou CSOSN, no caso de empresa optante pelo Simples Nacional;
- CFOP (Código Fiscal de Operações ou Prestações);
- Unidade;
- Quantidade;
- Valor Unitário;
- Valor Total;
- Base de Cálculo do ICMS próprio;
- Valor do ICMS próprio;
- Valor do IPI;
- Alíquota do ICMS;
- Alíquota do IPI.
O Danfe também possui dois campos, um para as informações complementares que trazem dados importantes, e o outro é um espaço reservado para o fisco, o qual deverá ser mantido em branco, pois é de uso exclusivo da autoridade tributária.
Para exemplificar, abaixo temos um modelo do Danfe:
Qual a importância do Danfe?
O Danfe é importante pois ele facilita a interpretação dos dados contidos na NF-e. Dessa forma, é possível verificar as informações nele exibidas e saber se elas estão corretas, evitando a saída da mercadoria com erros nos dados.
Para isso, existem diversos sistemas que fazem a busca das notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa (destinatário) assim que elas são autorizadas. Como exemplo, temos a Qive que, além de fazer essa busca, tem várias outras ferramentas que facilitam a rotina de conferência. Portanto, vale a pena verificar todas as funcionalidades disponibilizadas por esse sistema.
O que é a NF-e?
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) foi criada para substituir a nota fiscal manual de modelo 1 e 1A, aquela que era de talão. Seu principal intuito é simplificar a emissão, tornando-a mais rápida e facilitando o controle do fisco sobre as emissões, ou seja, permite uma fiscalização mais fácil pela Receita Federal.
Além disso, é um documento que serve para acobertar a circulação da mercadoria, de existência exclusivamente digital, pois é gerado em arquivo XML.
Diferente do Danfe, a NF-e possui validade Jurídica, sendo obrigatório manter o arquivo XML guardado pelo prazo de 5 cinco anos após a data de emissão.
Importante lembrar que, para poder emitir a NF-e, é necessário o uso do certificado digital, o e-CNPJ, o qual será comentado no decorrer deste artigo.
Abaixo, temos um modelo do arquivo XML:
Fonte: Bruna Castro, Vamos Escrever para Qive, março de 2021.
Prazo de Cancelamento
Apesar da NF-e ter um prazo de cancelamento, é muito importante lembrar que o emitente poderá solicitar o cancelamento da respectiva NF-e desde que não tenha havido a circulação de mercadoria ou a Prestação de serviço, e esteja dentro do prazo estipulado com cada ente federativo. Abaixo, temos a imagem com os prazos de cada Estado:
Fonte: Contcont
Afinal, qual é a diferença entre o Danfe e a NF-e
Com a criação da NF-e, os órgãos de fiscalização do governo atribuíram validade jurídica apenas para a NF-e, que é o arquivo XML.
Já o Danfe, embora seja uma representação gráfica dos dados contidos na NF-e, por sua vez, não tem validade fiscal e legal, mesmo sendo um documento obrigatório para acompanhar o transporte da mercadoria.
O Danfe também não tem necessidade de ser arquivado pelo prazo de cinco anos, ao contrário do arquivo XML. Mas é recomendável que seu canhoto seja arquivado, pois ele pode servir de comprovação da entrega da mercadoria, caso algum cliente alegue que a mercadoria não foi entregue.
É sutil a diferença entre o Danfe e a NF-e, mas é necessário entender cada documento para que não ocorra o equívoco de arquivar o Danfe e desconsiderar o arquivo XML, por exemplo.
Por esse motivo, é essencial organizar e armazenar todos os arquivos XML, sejam eles de notas fiscais recebidas de terceiros (compra) ou as emitidas (venda).
O que é Certificado Digital?
O certificado Digital ou e-CNPJ é uma identidade digital das empresas que permite a assinatura de documentos como contratos e balanço. Através dele, é autorizado o envio da NF-e no momento da emissão, além de ser utilizado na entrega de obrigações acessórias. Ainda, com a implementação da Portaria nº 519/2020, tornou-se indispensável o uso do e-CNPJ para consultar os dados completos na Nota Fiscal Eletrônica.
Concluindo
Ao longo do artigo, vimos a importância de compreender e diferenciar cada documento e sua finalidade.
Resumidamente, podemos dizer que o Danfe é a representação gráfica dos dados contidos no arquivo XML, mas sem valor jurídico. É importante ressaltar, também, que esse documento é obrigatório no transporte da mercadoria.
Já o XML, relembrando, possui validade jurídica e deve ser arquivado pelo prazo de cinco anos após a data de emissão. Sendo assim, agora que você já sabe a diferença entre DANFE e NF-e, é necessário escolher um programa de qualidade que faça a emissão das notas fiscais, bem como encontrar um sistema que guarde esses documentos, como sistema do Qive.
Afinal, com a Qive você pode fazer toda a gestão dos seus documentos fiscais — consultar, armazenar e fazer download — de forma segura e em um único lugar.
Experimente agora mesmo e comece a fazer a gestão dos seus documentos fiscais!
Bruna Castro
Autora Vamos Escrever, é bacharel em Ciências Contábeis, contadora com mais de 10 anos de experiência na área fiscal e tributária. É apaixonada por livros e oportunidades que a desafiem. 📩brunacastro@vamosescrever.com.br
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