DANFE e NF-e entenda a diferença entre elas

Existem vários tipos e modelos de documentos fiscais no Brasil. Porém, dois deles, o Danfe e a NF-e, geram muitas dúvidas, e algumas empresas se confundem com a emissão e o recebimento. Essa confusão é justificada pela relação que esses documentos fiscais têm entre si, pois ambos “andam” juntos, mas não são iguais. Qual é, afinal, a diferença entre DANFE e NF-e?

A NF-e (Nota Fiscal eletrônica) foi instituída em 2006 com o intuito de substituir o modelo de nota fiscal 1 e 1A. 

Ela é importante porque permitiu uma maior agilidade na emissão, tornando mais prática a correção de algum erro. Isso porque, na maioria das vezes, a NF-e não é gerada se algo estiver incorreto. 

Além disso, também ficou mais fácil a fiscalização em tempo real por parte da Receita Federal.

Junto com a NF-e, foi criado o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que tem a finalidade de auxiliar a visualização dos dados contidos na NF-e de maneira simplificada, facilitando a conferência das informações.

Embora eles pareçam ter a mesma finalidade, são documentos completamente diferentes, mas vale lembrar que ambos se completam. É fundamental que saibamos a diferença e função de cada um, pois entender seu conceito prático facilita o dia a dia do setor fiscal, contábil, faturamento e financeiro.

Portanto, neste artigo, vamos abordar os aspectos fundamentais e a diferença entre o DANFE e a NF-e, a fim de saber o que cada um representa. Conhecer os documentos e saber diferenciá-los é essencial para agilizar sua rotina e evitar problemas com o fisco.

O que é o Danfe?

O Danfe é o documento que acompanha a NF-e. Ele, necessariamente, precisa obedecer ao layout estabelecido pelo Manual de Integração do Contribuinte, para facilitar a conferência dos dados contidos no arquivo XML.

Além disso, ele tem a representação simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), e suas informações precisam ser preenchidas conforme as informações contidas no arquivo XML, não podendo ter qualquer diferença entre eles. Por isso, é muito importante que o mesmo sistema utilizado para a emissão da NF-e também gere o Danfe, o qual pode ser salvo em PDF ou impresso.

Caso o Danfe apresente divergências com o XML, o contribuinte poderá ter problemas com o fisco, então é preciso ter uma atenção redobrada nas informações contidas nele.

No momento da emissão, é necessário conferir se a numeração sequencial e a data de saída estão sendo seguidas, não havendo envio com data retroativa na numeração sequencial.

Ainda, o Danfe possui uma chave de acesso com 44 dígitos, os quais permitem sua consulta na página da Secretaria da Fazenda Estadual, mostrando sua existência e seu uso regularmente autorizado. Ele também dispõe de um código de barras, que facilita a leitura óptica do documento, além de possuir um número de protocolo gerado no momento da autorização de uso, com ressalva nos casos de contingência. Contudo, é preciso ressaltar que o Danfe não possui validade jurídica. 

A seguir, veremos as informações contidas nesse documento e outros detalhes complementares. 

Quais os dados contidos no Danfe?

Antes de comentarmos quais os dados são representados no Danfe, vamos falar da sua principal função, que é acompanhar o trânsito da mercadoria e comprovar sua entrega ou seus serviços prestados. Portanto, se a mercadoria no transporte estiver sem o Danfe, o fisco pode apreender os produtos ou multá-los por descumprimento da Lei.

Sabendo de sua função, podemos partir para os dados contidos nesse documento. No Danfe, são apresentados dados como razão social, endereço do remetente e destinatário, data e hora de emissão, fatura e duplicatas, tipo de transporte e, na parte dos produtos, detalhes da tributação do item contido em nota:

1. Descrição dos Produtos/Serviços; 
2. NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL); 
3. CST, no caso de empresa com Regime Normal, ou CSOSN, no caso de empresa optante pelo Simples Nacional; 
4. CFOP (Código Fiscal de Operações ou Prestações); 
5. Unidade; 
6. Quantidade; 
7. Valor Unitário; 
8. Valor Total; 
9. Base de Cálculo do ICMS próprio; 
10. Valor do ICMS próprio; 
11. Valor do IPI;
12. Alíquota do ICMS;
13. Alíquota do IPI. 

O Danfe também possui dois campos, um para as informações complementares que trazem dados importantes, e o outro é um espaço reservado para o fisco, o qual deverá ser mantido em branco, pois é de uso exclusivo da autoridade tributária.

Para exemplificar, abaixo temos um modelo do Danfe:

Qual a importância do Danfe?

O Danfe é importante pois ele facilita a interpretação dos dados contidos na NF-e. Dessa forma, é possível verificar as informações nele exibidas e saber se elas estão corretas, evitando a saída da mercadoria com erros nos dados. 

Para isso, existem diversos sistemas que fazem a busca das notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa (destinatário) assim que elas são autorizadas. Como exemplo, temos a Qive que, além de fazer essa busca, tem várias outras ferramentas que facilitam a rotina de conferência. Portanto, vale a pena verificar todas as funcionalidades disponibilizadas por esse sistema.

O que é a NF-e?

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) foi criada para substituir a nota fiscal manual de modelo 1 e 1A, aquela que era de talão. Seu principal intuito é simplificar a emissão, tornando-a mais rápida e facilitando o controle do fisco sobre as emissões, ou seja, permite uma fiscalização mais fácil pela Receita Federal.

Além disso, é um documento que serve para acobertar a circulação da mercadoria, de existência exclusivamente digital, pois é gerado em arquivo XML.

Diferente do Danfe, a NF-e possui validade Jurídica, sendo obrigatório manter o arquivo XML guardado pelo prazo de 5 cinco anos após a data de emissão.

Importante lembrar que, para poder emitir a NF-e, é necessário o uso do certificado digital, o e-CNPJ, o qual será comentado no decorrer deste artigo.

Abaixo, temos um modelo do arquivo XML:

Fonte: Bruna Castro, Vamos Escrever para Qive, março de 2021.

Prazo de Cancelamento

Apesar da NF-e ter um prazo de cancelamento, é muito importante lembrar que o emitente poderá solicitar o cancelamento da respectiva NF-e desde que não tenha havido a circulação de mercadoria ou a Prestação de serviço, e esteja dentro do prazo estipulado com cada ente federativo. Abaixo, temos a imagem com os prazos de cada Estado: 

Fonte: Contcont

Afinal, qual é a diferença entre o Danfe e a NF-e

Com a criação da NF-e, os órgãos de fiscalização do governo atribuíram validade jurídica apenas para a NF-e, que é o arquivo XML.

Já o Danfe, embora seja uma representação gráfica dos dados contidos na NF-e, por sua vez, não tem validade fiscal e legal, mesmo sendo um documento obrigatório para acompanhar o transporte da mercadoria.

O Danfe também não tem necessidade de ser arquivado pelo prazo de cinco anos, ao contrário do arquivo XML. Mas é recomendável que seu canhoto seja arquivado, pois ele pode servir de comprovação da entrega da mercadoria, caso algum cliente alegue que a mercadoria não foi entregue.

É sutil a diferença entre o Danfe e a NF-e, mas é necessário entender cada documento para que não ocorra o equívoco de arquivar o Danfe e desconsiderar o arquivo XML, por exemplo.

Por esse motivo, é essencial organizar e armazenar todos os arquivos XML, sejam eles de notas fiscais recebidas de terceiros (compra) ou as emitidas (venda).

 O que é Certificado Digital?

O certificado Digital ou e-CNPJ é uma identidade digital das empresas que permite a assinatura de documentos como contratos e balanço. Através dele, é autorizado o envio da NF-e no momento da emissão, além de ser utilizado na entrega de obrigações acessórias. Ainda, com a implementação da Portaria nº 519/2020, tornou-se indispensável o uso do e-CNPJ para consultar os dados completos na Nota Fiscal Eletrônica.

Concluindo

Ao longo do artigo, vimos a importância de compreender e diferenciar cada documento e sua finalidade.

Resumidamente, podemos dizer que o Danfe é a representação gráfica dos dados contidos no arquivo XML, mas sem valor jurídico. É importante ressaltar, também, que esse documento é obrigatório no transporte da mercadoria.

Já o XML, relembrando, possui validade jurídica e deve ser arquivado pelo prazo de cinco anos após a data de emissão. Sendo assim, agora que você já sabe a diferença entre DANFE e NF-e, é necessário escolher um programa de qualidade que faça a emissão das notas fiscais, bem como encontrar um sistema que guarde esses documentos, como sistema do Qive.

Afinal, com a Qive você pode fazer toda a gestão dos seus documentos fiscais — consultar, armazenar e fazer download —  de forma segura e em um único lugar.

Experimente agora mesmo e comece a fazer a gestão dos seus documentos fiscais!