Webinar sobre Auditoria Tributária de Estoques com prof. Edgar Madruga

A Julia, que faz parte da equipe original de vendas e atualmente é executiva de captação especializada em mid market na Qive, bateu um papo muito esclarecedor sobre Auditoria Tributária de Estoques com o Professor Edgar Madruga. Ele é Auditor e Professor Tributário, pós-graduado em Informática Pericial. Sócio diretor da BSSP Centro Educacional.  Especialista em SPED, Empreendedorismo Tributário e Inovação Fiscal.

Questões obre Auditoria

O professor começou explicando que , no atual contexto das equipes que trabalham com documentos fiscais, tanto de empresas quanto de escritórios contábeis, a maior dor ou problema em Auditorias Tributárias de Estoques é a falta de conscientização de riscos e oportunidades em não se preocupar de forma estratégica com o controle de estoques.

O problema acontece com grande, médias e pequenas empresas, alguns setores mais expostos à riscos de auditorias, como o setor de bebidas, que possui um controle super rigoroso por parte da Receita Federal e outros setores possuem menos riscos, mas os riscos nunca são inexistentes.

Ainda segundo o professor, quanto mais sua empresa cresce, mais perto fica de uma fiscalização,portanto, fazer contagem de estoque físico ou no papel chega à ser uma “aberração”, já que a tecnologia veio para ter maior controle desse e de outros setores fiscais e de tributos. Quase tudo já está informatizado, o que ainda não possui controle por meio da tecnologia, já está em  fase de implantação.

A Júlia solicitou ao professor que explique um pouco de como é esse processo de auditoria e ainda perguntou:

Esse processo é igual para empresas e escritórios de contabilidade?

Esse processo é indiferente para escritórios contábeis e empresas. Hoje, a função dos escritórios de contabilidade é de fazer a gestão das informações entregues pelos sistemas, já que sua função de prestação de serviços permite realizar  a auditoria interna para validar essas informações, já que podem haver erros, perdas, avarias no estoque físico.

A lei federal número 9.430 de 1996 é que regulamenta o levantamento quantitativo por espécie e a Receita Federal se baseia nesta lei para realizar as auditorias.

A principal forma de uma empresa possuir um maior controle sobre seu estoque é à partir de uma fórmula muito simples e que se aprende muito rápido: O Inventário, que é realizado no dia 31 de dezembro de cada ano.

Lembrando sempre que o estoque inicial de um ano é o estoque final do ano anterior.

E mesmo que a empresa trabalhe com apenas um tipo de produto, a execução dessa fórmula se torna muito complexa ao longo do ano porque existem muitos desafios para que as empresas trabalhem com essas informações de forma gerencial, analisando cada número e, infelizmente, isso está longe de ser o cenário real.

Isso porque existem soluções no mercado, as empresas e escritórios adquirem essas soluções, mas não possuem conhecimento e não buscam formas de utilizar essas ferramentas para maior controle fiscal e gerencial do estoque.

O bloco k, que  é uma versão digital do Livro de Controle de Produção e Estoque, já está começando a ser exigido para as empresas e será inserido de forma gradativa nos próximos anos,será usado pelo Fisco para tornar o modo de recebimento de informações cada vez mais digital para ter um maior controle de arrecadações, evitando a sonegação fiscal.

As empresas precisam analisar de forma gerencial todas as informações transmitidas e ainda precisam saber o que fazer com elas. Isso quer dizer que as empresas que  também possuem uma má comunicação interna terão que se adaptar para evitar problemas com a Receita Federal.

“Como diz Darwin, não é o mais forte nem o mais inteligente que sobrevive, é o que melhor se adapta.”    

As empresas ainda perdem tempo e dinheiro com multas por conta da procura de documentos em papel?

O professor esclarece que mesmo que o empresário garanta que seus documentos  impressos e armazenados em arquivos físicos estão seguros, isso é um erro!

Citou um exemplo de um funcionário que imprime e encaderna DANFe que a empresa recebe, sem saber que juridicamente esse documento  não tem nenhum valor legal.

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Vale lembrar que a melhor maneira de gerenciar esses documentos é por meio de um sistema automatizado. O Qive tem os recursos ideais na hora de consultar, baixar e armazenar NFes, CTes e outros documentos fiscais ilimitada e diretamente da SeFaz e também é a solução para a gestão de seu negócio.

Qual é cenário ideal de trabalho para que uma empresa não seja autuada em caso de uma fiscalização?

Auditoria Prévia, por meio de organizações e métodos

• Um código para um produto Parece óbvio, mas muitas empresas utilizam 2 e até mais códigos para um único produto e isso faz o estoque contabilizado dobrar ou até triplicar. Agora, imagine se uma empresa trabalho com 200 ou 300 produtos diferentes e triplicar o volume de códigos. Isso gera prejuízo e multas no caso de uma fiscalização da Receita Federal.
• Unidades de medidas: Garantir uma única unidade de medida em processos produtivos de sua empresa.De acordo com o Guia Prático de Escrituração Fiscal de ICMS, só se é considerada uma unidade de medida para efeitos fiscais.

É bom lembrar que sua empresa pode até adotar outros métodos para garantir domínio sobre a situação tributária, mas esses dois métodos,além de lhe garantir maior exatidão nos números fiscais, serão exigidos pelo Fisco no caso de uma fiscalização.

Garantir boas soluções tecnológicas, como consultar NFe e outros documentos fiscais automaticamente, fazer download e arquivamento desses documentos emitidos contra o CNPJ de sua empresa, é uma ótima iniciativa para que você tenha controle dos documentos de entrada.

Conheça a Qive!

O professor ainda sugere que as empresas de contabilidade façam uma auditoria qualitativa, isto é, olha para as informações prestadas pelo sistema de informação e faça análise dos números e entregue para seus clientes subsídios para tomadas de decisões.

Assista ao Webinar completo! Lá o professor Edgar Madruga, responde essa questão ao Pierre, responde muitas outras dúvidas e ainda continua sua super aula. 

Assista ao Webinar completo!

“O conhecimento é chave de transformação”

Prof. Edgar Madruga

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