Compliance Tributário e Fiscal: O que é e como aplicar?

O compliance tributário e fiscal são práticas fundamentais para garantir a conformidade de uma empresa com as normas, leis e regulamentos que regem suas atividades. Além disso, são práticas que ajudam a empresa prevenir e mitigar riscos operacionais, financeiros, jurídicos e reputacionais que podem afetar a organização. 

Portanto, conhecer o que é e como funciona o compliance fiscal e tributário é essencial para os gestores de um negócio possam explorar os principais benefícios do compliance, bem como as diferenças entre compliance fiscal e tributário e então entender e escolher a aplicação correta do compliance na sua empresa.

1. Qual o papel do compliance em uma empresa?

O compliance de uma empresa é essencial para a manutenção financeira e operacional do negócio. O compliance exige práticas capazes de garantir que as organizações sigam seus regulamentos estabelecidos. Por exemplo, cumprir normas de segurança do trabalho, direitos dos trabalhadores, regulamentos trabalhistas, horas extras, pagamento de salários e benefícios adequados. 

Além disso, o compliance previne fraudes, corrupção e lavagem de dinheiro, bem como protege a privacidade e segurança dos dados dos clientes e colaboradores. Ele ajuda a empresa a alcançar seus objetivos estratégicos, fornecendo uma base sólida para a tomada de decisões éticas e responsáveis, e ainda constrói uma relação de confiança com os stakeholders, incluindo clientes, fornecedores, investidores e reguladores, que valorizam empresas que agem de forma transparente e responsável.

Algumas das principais atribuições do compliance são:

• Elaborar manuais de conduta (internos e externos);
• Analisar e mitigar riscos operacionais;
• Realizar auditorias internas;
• Disseminar as informações e a cultura organizacional para os colaboradores;
• Criação de um canal para denúncias;
• Avaliação de processos nos quais a empresa esteja envolvida;
• Buscar a melhoria contínua de processos.

Portanto, o compliance nas empresas pode trazer benefícios como: maior confiança dos clientes, fornecedores, investidores e sociedade; maior eficiência operacional e redução de custos; maior proteção contra fraudes, corrupção e lavagem de dinheiro; maior alinhamento com as boas práticas de governança corporativa e responsabilidade social; e maior competitividade no mercado.

No entanto, a implementação eficaz do compliance exige um comprometimento forte e contínuo da alta administração e da equipe responsável pelo compliance, bem como a participação de todos os colaboradores da empresa. Isso envolve a criação de uma cultura organizacional que promova a ética, a responsabilidade e o respeito pelos regulamentos e leis estabelecidos.

2. O que é compliance fiscal?

Compliance fiscal é a conformidade da empresa com as normas e obrigações fiscais que regem sua atividade. O compliance fiscal envolve o acompanhamento e monitoramento das obrigações principais e acessórias e também o controle de entregas dentro dos prazos. Além disso, é quem verifica a qualidade e consistência das informações prestadas ao Fisco, entre outras ações.

O compliance fiscal é muito importante para as empresas porque evita penalizações, multas, sanções e até mesmo a suspensão das atividades por descumprimento das normas fiscais. Além disso, o compliance fiscal contribui para a otimização dos processos fiscais, a redução de custos tributários, a melhoria da gestão financeira e a transparência nas relações com o Fisco e os com stakeholders

Imagine que você tem uma empresa que vende produtos pela internet. Você precisa emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e) para cada venda feita. Essas notas fiscais são obrigações principais, pois são esses documentos que comprovam a operação e o recolhimento dos impostos.

Além disso, você precisará enviar mensalmente ao Fisco um arquivo digital com todas as informações das suas notas fiscais eletrônicas. Esse arquivo é chamado de Escrituração Fiscal Digital (EFD). Essa é uma obrigação acessória, pois é um complemento das obrigações principais.

Para estar em compliance fiscal, você precisa:

• Emitir as notas fiscais eletrônicas corretamente, seguindo as regras do layout e da legislação tributária;
• Enviar o arquivo EFD dentro do prazo estabelecido pelo Fisco;
• Conferir se os dados das notas fiscais eletrônicas estão consistentes com os dados do arquivo EFD;
• Guardar os arquivos digitais das notas fiscais eletrônicas e do EFD por pelo menos cinco anos.

Se você fizer isso, você estará em conformidade com as normas fiscais e evitará problemas com o Fisco.

3. O que é Compliance Tributário?

Compliance tributário é o conjunto de práticas garantidoras de que uma empresa está em conformidade com as normas de natureza tributária que se aplicam à sua atividade. Isso envolve não apenas o pagamento correto dos tributos e o cumprimento das obrigações acessórias, mas também a análise e a mitigação dos riscos fiscais que possam afetar a empresa. 

Algumas atividades que fazem parte do compliance tributário são: 

• Controlar as obrigações principais e acessórias a serem apresentadas ao Fisco, como impostos, declarações, notas fiscais, etc.
• Monitorar os prazos de entrega dessas obrigações e evitar atrasos ou multas
• Cumprir sempre o padrão do layout das informações exigido pelo Fisco e evitar erros ou inconsistências nos dados
• Seguir as regras de emissão da NF-e e fazer o armazenamento dos arquivos digitais
• Analisar os riscos operacionais da empresa relacionados à tributação e buscar formas de mitigá-los
• Gerir os controles internos e fiscalizar o cumprimento das normas tributárias em cada esfera do negócio
• Desenvolver projetos para aprimoramento contínuo e atualização das normas técnicas

Mas as especificidades do compliance triburário pode variar de acordo com o ramo de operação de cada negócio. Por exemplo, uma empresa da indústria farmacêutica precisa estar atenta às normas sanitárias e regulatórias que afetam a tributação dos seus produtos e serviços. Ela precisará verificar se os medicamentos estão enquadrados na lista positiva ou negativa do PIS/COFINS, se há benefícios fiscais para determinadas substâncias ou regiões, se há incidência de ICMS ou IPI sobre as operações interestaduais ou internacionais, etc.

Já uma indústria automotiva precisa estar em conformidade com as normas ambientais e de segurança que influenciam a tributação dos seus veículos e peças. Nesse caso a empresa precisará verificar se os carros estão dentro dos limites de emissão de poluentes e ruídos, se há incentivos fiscais para veículos elétricos ou híbridos ou se há cobrança de IPVA ou licenciamento anual.

4. Diferenças entre Compliance Tributário e Fiscal

Compliance fiscal e tributário são conceitos relacionados, mas que possuem algumas diferenças. O compliance fiscal se refere ao conjunto de diretrizes, políticas e disciplinas que visam garantir o cumprimento das normas da legislação fiscal, que envolve o pagamento de impostos e o cumprimento das obrigações acessórias. Por isso o compliance fiscal abrange atividades mais operacionais, como recebimento de documentos, conferência, lançamentos e escrituração.

Já o compliance tributário se refere ao conjunto de práticas que visam garantir a conformidade com as normas de natureza tributária, que envolvem não apenas os tributos e obrigações acessórias, mas também qualquer aspecto que impacte na tributação da empresa. O compliance tributário abrange atividades mais estratégicas, como planejamento tributário, análise de riscos fiscais e busca por benefícios fiscais.

Um exemplo de compliance fiscal é emitir as notas fiscais eletrônicas corretamente, seguindo as regras do layout e da legislação tributária. Isso evita que a empresa seja penalizada por erros ou inconsistências nos documentos fiscais.

Portanto, pode-se dizer que o compliance fiscal é uma parte do compliance tributário, mas não se esgota nele. O compliance tributário abrange também questões como planejamento tributário, gestão de riscos operacionais, controles internos e atualização das normas técnicas.

5. Quais são os benefícios do compliance tributário e fiscal?

Os benefícios do compliance tributário e fiscal diversos, tanto para a empresa quanto para a sociedade. 

Alguns deles são :

• Evitar multas, penalidades e processos judiciais por infrações fiscais e tributárias;
• Reduzir a carga tributária por meio de um planejamento eficiente e legal;
• Aumentar a confiança dos clientes, fornecedores, investidores e autoridades;
• Melhorar a governança corporativa e a transparência das operações;
• Ampliar as oportunidades de negócios no mercado nacional e internacional;
• Priorizar a responsabilidade social e ambiental da empresa;
• Facilitar o acesso a linhas de crédito e incentivos fiscais;
• Contribuir para o desenvolvimento econômico e social do país.

6. O que acontece quando uma empresa não está em compliance?

Se uma empresa descumprir as regulamentações, ou seja, não estiver em compliance, ela enfrenta sérias consequências, tais como:

• Multas e sanções administrativas por descumprimento de normas legais e regulatórias;
• Processos judiciais e arbitrais por violação de direitos de terceiros ou do interesse público;
• Perda de reputação e credibilidade no mercado e na sociedade;
• Dificuldade de captação de recursos e investimentos;
• Prejuízo financeiro e operacional por ineficiência e desperdício;
• Desmotivação e turnover de colaboradores por falta de ética e transparência;
• Exposição a fraudes, corrupção e lavagem de dinheiro

Portanto, estar em compliance é essencial para a sustentabilidade e o sucesso de qualquer empresa.

7. Quais os principais desafios para aplicação do compliance fiscal e tributário?

A implementação do compliance pode ser bastante desafiador para algumas empresas, em especial para aquelas que atuam em segmentos com regulamentação complexa e longas cadeias de produção. Em geral, alguns dos principais desafios para aplicação do compliance fiscal e tributário são:

• Conhecer quais tributos serão pagos, as formas de cobrança, os órgãos fiscalizadores dos pagamentos e as penas para a violação das regras
• Manter-se sempre atualizado sobre as alterações nas legislações, evitando ser surpreendido por mudanças e criações de novas leis diariamente.
• Reforçar a atenção quanto aos prazos para pagamentos de tributos e entrega de obrigações definidas no calendário fiscal.
• Garantir a qualidade e a integridade dos dados fiscais e tributários enviados ao Fisco, evitando erros ou inconsistências que possam gerar multas ou autuações.

8. Passo a passo para aplicar compliance tributário e fiscal

Tendo visto a importância do compliance e seus desafios, e importante agora entender os principais passos para você aplicar o compliance fiscal e tributário na sua empresa:

1. Faça um diagnóstico da situação atual da sua empresa em relação às normas fiscais e tributárias que se aplicam à sua atividade. Identifique os pontos fortes e fracos, as oportunidades e as ameaças, os riscos e as vulnerabilidades.
2. Defina os objetivos e as metas do seu programa de compliance fiscal e tributário. Estabeleça o que você quer alcançar, como vai medir o progresso e o sucesso, quais são os indicadores de desempenho e os prazos para cada ação.
3. Elabore um plano de ação detalhado para implementar o seu programa de compliance fiscal e tributário. Descreva as atividades, os responsáveis, os recursos necessários, os custos envolvidos e os resultados esperados para cada etapa do processo.
4. Execute o seu plano de ação com eficiência e qualidade. Acompanhe a execução das atividades, verifique se estão sendo cumpridas conforme o planejado, corrija eventuais desvios ou problemas que surjam no caminho e comunique-se com todos os envolvidos.
5. Monitore e avalie o seu programa de compliance fiscal e tributário constantemente. Colete dados e informações sobre o desempenho do seu programa, analise-os criticamente, compare-os com os objetivos e as metas definidos anteriormente e identifique pontos de melhoria ou ajuste.
6. Revise e aprimore o seu programa de compliance fiscal e tributário periodicamente. Com base nos resultados obtidos na etapa anterior, faça uma revisão crítica do seu programa, verifique se ele está adequado às mudanças internas ou externas que possam ocorrer na sua empresa ou no ambiente regulatório e faça as alterações necessárias para mantê-lo atualizado e eficaz.

Seguindo esses passos, você poderá aplicar o compliance fiscal e tributário na sua empresa de forma estruturada e sistemática, garantindo a conformidade com as normas legais vigentes, reduzindo riscos fiscais e tributários e otimizando a gestão financeira do seu negócio.

9. Compliance tributário e fiscal os aliados da conformidade legal

Em conclusão, o compliance fiscal e tributário são práticas fundamentais para garantir que uma empresa esteja em conformidade com as normas, leis e regulamentos que regem a atividade desenvolvida no negócio.  Além de reduzir riscos operacionais, financeiros, jurídicos e reputacionais, os benefícios do compliance incluem a prevenção de multas, penalidades e processos judiciais. E ainda ajudam na otimização dos processos fiscais, na maior confiança dos stakeholders e no alinhamento da empresa com as boas práticas de governança corporativa.

Embora desafiador, a aplicação do compliance fiscal e tributário pode ser alcançada por meio de um diagnóstico completo da situação da empresa, estabelecimento de metas e objetivos claros, elaboração e execução de um plano de ação detalhado, monitoramento constante e revisão periódica do programa. Ao seguir estas etapas, básicas mas necessárias, as empresas garantem a conformidade contínua com as regulamentações fiscais e tributárias, apoiam o desenvolvimento sustentável e o sucesso a longo prazo.

10. A plataforma que te ajuda a manter o compliance tributário e fiscal

Como visto, manter o compliance tributário e fiscal nem sempre é fácil. Afinal, são muitos detalhes que é preciso atenção.

Por isso, é importante automatizar o processo para facilitar o cumprimento da legislação e diminuir a chance de erros.

A plataforma Qive faz exatamente isso, automatizando a gestão de notas fiscais, o que facilita as entregas das obrigações fiscais e agilizando as conferências. Além disso, armazena os documentos fiscais automaticamente pelo período previsto em lei e fornece acesso prático a todos eles.

A Riachuelo, por exemplo, gasta apenas 3 minutos para analisar um lote de mil notas fiscais. Antes, esse trabalho durava cerca de 16h!

Reduza riscos fiscais sendo mais preciso nas suas conferências! Comece agora a utilizar a Qive: