Otimize o seu negócio usando a matriz SWOT

As diversas ferramentas da administração existem e são consolidadas no mundo corporativo, dada a sua capacidade de fazer com que os resultados sejam alcançados da melhor forma, trabalhando pontos comuns de dificuldades e oportunidades que as empresas encontram no dia a dia.

Não é à toa que algumas dessas ferramentas são comumente citadas pelos profissionais em suas apresentações e reuniões, dado seu poder de clarificar as informações e dar objetividade aos relatórios e levantamentos. Uma das mais importantes — e é dela que falaremos hoje — é a matriz SWOT.

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O que é a matriz SWOT?

A matriz ou análise SWOT é uma sigla em inglês dos termos:

• Strengths (pontos fortes);
• Weaknesses (pontos fracos);
• Opportunities (oportunidades) e
• Threats (ameaças).

Em português, muitas vezes ela é chamada de análise ou matriz FOFA — um acrônimo para as mesmas palavras em inglês: Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.

Criada por professores de administração da Universidade de Stanford, nos Estados Unidos, foi aplicada inicialmente nas 500 maiores empresas americanas, ou seja: foi pensada primeiro para o contexto das grandes organizações. Hoje, no entanto, é bastante utilizada nas empresas de médio porte e começa a ser introduzida na administração das pequenas.

Muitos empregam a matriz SWOT especialmente para a abertura de um novo negócio, mas já se comprovou que essa ferramenta é de enorme valia para uso sistemático, que são as avaliações periódicas da real situação do empreendimento.

Neste post, vamos apresentar exemplos práticos de como você, pequeno empresário, pode utilizar a matriz SWOT para saber, de fato, em que situação se encontra sua empresa.

Como funciona a matriz SWOT?

A representação da matriz SWOT é sempre feita em quadrantes, ou seja, em quatro quadrados iguais. Em cada quadrado, são registrados fatores positivos e negativos para a implantação ou otimização do negócio do ponto de vista interno e externo.

O exercício fundamental é levantar o maior número possível de itens para cada área (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças). Quanto mais completo e honesto for esse levantamento, mais precisa será a análise e melhores as chances de se encontrar um diagnóstico eficaz, bem como as soluções para eliminar ou neutralizar os pontos fracos e ameaças.

Vamos analisar cada um dos quadrantes, com exemplos de itens que você pode levantar para cada um deles:

1. Forças

As forças são elementos internos que trazem benefícios para o seu negócio e sobre os quais você tem controle, ou seja, dependem de sua decisão e de quanto estimula para que permaneçam ou não. Conheça alguns exemplos:

• Equipe motivada;
• Uso de tecnologia para facilitar o trabalho (sistemas de automação, etc.);
• Boa localização da sede (para funcionários e clientes);
• Relacionamentos estratégicos;
• Modelos de negociação e cobrança.

Logicamente, as forças que podem ser listadas vão muito além desses cinco itens, mas eles fornecem uma boa amostragem para você basear sua matriz SWOT que, nada mais é, do que buscar o autoconhecimento do seu negócio. Talvez sejam itens sobre os quais você nunca tenha parado para pensar.

Como manter e otimizar as cinco forças descritas? A matriz SWOT leva primeiro a um levantamento e, depois, à criação de um plano de ação:

• Equipe motivada: implantar um plano de carreiras, adotar incentivos etc.;
• Uso de tecnologia para facilitar o trabalho: observar a tecnologia adotada pelos escritórios mais destacados (benchmark) e modernizar os sistemas utilizados;
• Boa localização da sede: facilidade de chegar por transporte público, estacionamento, sinalização etc.;
• Relacionamentos estratégicos: participação de eventos empresariais, de eventos nas associações de classe etc.;
• Modelos de negociação e cobrança: manter uma precificação realista, que permita negociar e cobrar de forma segura, mas sem pressões exageradas.

2. Fraquezas

Como no caso das forças, você também tem como controlar as fraquezas, que são os elementos internos que prejudicam o seu negócio. A matriz SWOT vai ajudar você a tomar consciência delas para, depois, neutralizá-las em favor de sua empresa. Veja alguns exemplos:

• Tecnologia ultrapassada;
• Equipe pouco qualificada;
• Erros frequentes na escrituração contábil;
• Atrasos no cumprimento de tarefas;
• Afastamento de clientes.

Vejamos as formas de amenizar tais fraquezas detectadas com o exercício da matriz SWOT:

• Tecnologia ultrapassada: vender equipamentos obsoletos e, se não for possível adquirir novos, pensar em uso por comodato ou contratação de serviços de terceiros;
• Equipe pouco qualificada: submetê-la ao treinamento de funcionário habilitado, antes de delegar tarefas mais complexas, que podem gerar estresse e atrasos nas atividades;
• Erros frequentes na escrituração contábil: isso se deve, muitas vezes, a tarefas manuais com volume excessivo de material. A solução pode estar no uso de sistemas de automação;
• Atrasos no cumprimento de tarefas: se as tarefas são simples, deve-se considerar o treinamento e elaboração de um processo otimizado, que garanta a execução no tempo certo. Sendo demasiadamente repetitivas, a saída pode estar na adoção de tecnologia compatível;
• Afastamento de clientes: pode ser por atrasos ou erros no atendimento ou pela necessidade de uma renegociação de preços. Fique atento para mostrar abertura.

3. Oportunidades

Se as forças e fraquezas são elementos internos, de controle da empresa, o mesmo não ocorre com as oportunidades e ameaças. Essas vêm do ambiente externo.

A matriz SWOT leva você a refletir sobre tais elementos, precavendo-se — no caso das ameaças — e se mantendo alerta para o aproveitamento das oportunidades.

Conheça exemplos de oportunidades:

• Vai sair uma nova lei de anistia fiscal;
• Há um imóvel melhor localizado para alugar;
• Meu concorrente solicitou ajuda por excesso de trabalho;
• Soube de uma oferta de tecnologia a um bom custo;
• Haverá um encontro de consultores contábeis.

Como você vê, as oportunidades são fatos externos que podem trazer benefícios para a empresa, mas você precisa estar atento para que eles não passem em brancas nuvens. Sempre projete as ações necessárias para cada nova oportunidade identificada. Por exemplo:

• Vai sair uma nova lei de anistia fiscal: liste os clientes que estão em dificuldades e dê você a boa notícia a eles. Isso demonstra interesse e intensifica o relacionamento entre o escritório e o cliente;
• Há um imóvel melhor localizado para alugar: já vimos que uma boa localização é uma força para a empresa. Procure conhecer a relação custo/benefício. Se for positiva, feche o negócio;
• Meu concorrente solicitou ajuda por excesso de trabalho: eis uma excelente forma de aumentar a taxa de ocupação do escritório. No entanto, só aceite se tiver as reais condições de um bom atendimento. Também se pode pensar em propor uma fusão dos escritórios;
• Soube de uma oferta de tecnologia a um bom custo: você sabe que há muitos fornecedores de  sistemas de automação de documentos fiscais. Só vale ir atrás de um fornecedor idôneo, com uma boa procedência e que seja referência de mercado;
• Haverá um encontro de consultores contábeis: faça o possível para participar. É a melhor hora para um intercâmbio sobre as novidades do mercado, perspectivas, precificação etc.

4. Ameaças

A matriz SWOT faz você pensar sobre as ameaças e isso é um enorme benefício dessa clássica ferramenta da administração. Elas, de fato, existem e podem colocar os negócios em sério risco. Vamos aos exemplos:

• Entrada de um concorrente internacional;
• Sabotagem na prestação de serviços do escritório;
• Falta de mão de obra;
• Falecimento repentino de sócio-investidor;
• Catástrofes naturais ou saques.

Como você pode ver, são situações externas possíveis, sobre as quais você deve pensar. E a elaboração da matriz SWOT é uma excelente ocasião para isso. Vejam alguns exemplos de alternativas:

• Entrada de um concorrente internacional: é muito comum que clientes internacionais se alinhem a esse concorrente por determinação da matriz no país de origem. Fique atento, para manter uma carteira de clientes diversificada, incluindo empresas brasileiras e internacionais e de todos os portes. Assim você não se verá desfalcado de uma hora para outra;
• Sabotagem na prestação de serviços do escritório: esse fato geralmente está vinculado à presença de funcionários altamente insatisfeitos com o escritório. Tente cooptá-los, mas se não for possível, é melhor abrir mão deles, desligando-os do quadro de colaboradores da empresa;
• Falta de mão de obra: bons funcionários são o tesouro da área de prestação de serviços. Mantenha seu pessoal motivado, crie incentivos. Eles mesmos ficarão interessados em “vender” sua empresa para colegas de fora. E, acredite: indicarão pessoas capacitadas, porque não vão querer sujar sua imagem com você;
• Morte repentina de sócio-investidor: se o seu negócio ainda depende de capital de investidores, crie um fundo mensal de reserva para suprir um corte abrupto que pode ocorrer. Esse fundo dará um fôlego até você reconstituir a sociedade;
• Catástrofes naturais/saques: há seguros específicos para os mais variados casos. Esteja atento para contratar especialmente aqueles que podem parecer mais prováveis, caso, por exemplo, sua empresa esteja em uma área propícia a inundações ou localizada em centros de grandes cidades.

Reconhecer as forças, fraquezas, ameaças e oportunidades da sua empresa e definir linhas de atuação para cada uma delas é uma excelente forma de tecer uma autocrítica justa e realista, capaz de promover mudanças favoráveis e garantir a solidez de sua empresa.

Esperamos tê-lo ajudado com as definições e exemplos: você pode fazer o  mesmo em qualquer área de trabalho e obter excelentes resultados!

Viu como a matriz SWOT pode ajudar você a conhecer melhor sua própria empresa e tornar seu negócio mais competitivo?

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