Ciclo Operacional: veja o conceito, exemplos e sua importância

Você sabe qual é o ciclo operacional da sua empresa? Apesar de viver isso na prática, muitos administradores ainda não sabem como gerir o fluxo e quais são os estágios. A consequência disso pode ser desastrosa: vai desde tomada de decisões comprometidas e investimentos sem retorno. 

Afinal, quando não se sabe exatamente o que entra e sai da empresa, as operações ficam confusas até para a equipe de operações. Por isso, focando na eficiência gerencial, é fundamental ter controle sobre todo o ciclo e assim saber as reais necessidades de recursos e investimentos.

A seguir, você acompanha exemplos e a importância do ciclo operacional para, enfim, aplicar na sua empresa. Mas, primeiramente, você sabe o conceito do termo? Confira abaixo.     

O que é o ciclo operacional?

O ciclo operacional é todo o período de tempo levado por uma empresa — de qualquer segmento — para a aquisição de matérias-primas até a conversão das mesmas em produtos acabados, assim como sua venda aos clientes e o recebimento do pagamento. 

Já o ciclo de uma empresa prestadora de serviços difere daquelas que lidam com produtos físicos. Isso porque não envolve a compra, produção e gestão de estoque de mercadorias tangíveis. Em vez disso, o foco está na execução e entrega de serviços aos clientes.

Então, ambas referem-se ao tempo necessário para converter investimentos em receitas. Além de englobar todas as fases de operação, o ciclo operacional também envolve a observância da saúde financeira do negócio. 

Qual a relação entre ciclo operacional e ciclo financeiro?

O ciclo financeiro está dentro do ciclo operacional, já que engloba o tempo em que a empresa aguarda o pagamento dos clientes. Você deve saber que do ponto de vista financeiro, o ciclo começa quando o crédito é concedido aos clientes, até o recebimento total. 

Isto é, quanto mais curto o ciclo financeiro, melhor para a empresa, já que haverá menos necessidade de financiamento e a receita pode ser computada nos resultados mensais com mais agilidade. Além disso, é comum que as empresas não realizem pagamentos aos fornecedores antes de receber os valores das vendas. 

Para saber qual o seu ciclo financeiro, basta fazer o seguinte cálculo:

Ciclo Financeiro = Ciclo Operacional (CO) – Prazo Médio de Pagamento a Fornecedores (PMPF)

Ou seja, se o CO de um sapato é de 60 dias e podemos imaginar que o PMPF seja de 20 dias. Assim, o ciclo financeiro da empresa é de 40 dias. 

Qual a relação entre o ciclo econômico e o ciclo operacional?

O ciclo econômico, diferentemente do financeiro, leva em consideração o tempo de estoque do produto. Sendo assim, ele se inicia com a aquisição da matéria-prima e vai até o momento da venda, deixando de fora o prazo de entrega do produto.

Neste contexto, um ciclo deve se adequar ao outro, com o foco em reduzi-los e melhor administrar o capital de giro. Para isso, ambos precisam estar se comunicando a todo momento para garantir a boa saúde financeira.

Quais os elementos do ciclo operacional

Os elementos vão da compra de matéria-prima, produção, gestão de estoque, vendas e recebimento. Cada elemento possui seu tempo de duração, afetando toda a eficiência do ciclo. 

Se não houver demanda para certa mercadoria, pode ocorrer o encalhe de estoque, por exemplo. E assim, todo o ciclo é impactado. 

Como o ciclo operacional funciona?

A partir dos elementos citados anteriormente, saiba que damos início ao processo a partir do momento que se adquire a mercadoria ou matéria-prima. Depois, vem a produção, e, a seguir, a estocagem em armazéns. Por fim, há o pagamento da venda pelo consumidor final e o pagamento ao fornecedor. 

Vale lembrar que nem todas as organizações contam com o processo de produção. Muitas vezes, a mercadoria já está pronta para a venda.

Notou que falamos sobre o pagamento durante o ciclo? Por isso que a etapa financeira precisa estar sob gestão eficiente. Mesmo assim, tenha em mente que não existe regra engessada e absoluta, uma vez que cada empresa possui métodos diferentes. 

Para que serve o ciclo operacional?

De modo geral, serve para analisar o desempenho das operações e mensurar o sucesso da empresa, além de entender o que está funcionando ou não no gerenciamento. Além disso, o ciclo operacional serve para:

• Otimizar o relacionamento com fornecedores e clientes;
• Monitorar a entrada e saída de produtos;
• Entender o momento da empresa;
• Gerir armazéns e estoque da melhor forma;
• Definir, analisar e otimizar indicadores de vendas.

Fórmula do Ciclo Operacional - Como calcular

A sua equipe terá que somar o prazo médio de recebimento da venda com o de estocagem. 

Vamos desmembrar cada elemento desta conta? O cálculo para saber o prazo médio de estocagem é a divisão entre o giro de estoque e a quantidade de dias no ano. 

O prazo médio do recebimento de vendas é feito pela divisão da receita líquida por 365. Com o resultado, dividimos o número pela quantidade média de clientes anuais. 

Por fim, somamos os dois resultados e o resultado define o tempo gasto entre o início e o fim dos processos operacionais da sua organização. 

Exemplo de cálculo do ciclo operacional

Um bom exemplo é a loja de picolés do senhor José. Se o prazo médio de estocagem é de 30 dias e o prazo médio de recebimento de vendas é de 10 dias, o ciclo operacional será de 40 dias. 

Impactos do ciclo operacional

Qual é melhor, um ciclo longo ou mais curto? Bom, para responder a sua pergunta, precisamos pensar nos impactos no fluxo de caixa e na gestão de estoque. 

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa influencia diretamente na capacidade que o negócio tem de custear a produção, porque ao comprar a matéria-prima, não é possível obter lucros. Por isso, o capital de giro deve ser bem gerido.

E, quando se tem um bom relacionamento com o fornecedor, a negociação de bons prazos se torna crucial para o sucesso do ciclo. Pense bem: se você puder estender esse prazo de pagamento e adiantar o recebimento por parte do cliente, melhor para a sua empresa. 

Gestão de estoque

Se seus produtos estão parados por muito tempo, seu ciclo pode não está fluindo da melhor maneira. Estoque encalhado é sinônimo de dinheiro parado porque você investiu, mas não recebeu nenhum pagamento sobre aquilo. 

E, quando não há lucro, há prejuízo. Além de não obter retorno sobre o que produziu, o negócio também tem os custos com o aluguel, manutenção do espaço e folha de pagamento do quadro de funcionários — nesse caso, não haveria a necessidade da grande quantidade de funcionários. 

Como analisar um ciclo operacional?

Revise cada etapa individualmente, identifique os percalços e estude as melhores formas de otimização: pode ser a contratação de mais colaboradores, ou o uso de softwares, corte de despesas e outros. 

Quando devo analisar o ciclo operacional da minha empresa?

Primeiramente, deve-se entender o segmento em que a sua empresa está inserida. Assim, realize as análises citadas anteriormente com regularidade, principalmente perante o cenário econômico do país. 

Porque você deve acompanhar os ciclos da sua empresa?

Acompanhar esse e outros processos ajuda a entender melhor a estrutura do negócio, além de:

• Auxiliar na antecipação de problemas financeiros;
• Ajustar e otimizar estratégias de estoque. 

O resultado é um negócio com mais eficiência operacional, lucrativo e capaz de lidar com contratempos.

Como começar a otimizar o ciclo operacional do seu negócio

Não existe fórmula mágica, mas se você não sabe por onde começar, a nossa sugestão é:

1. Identificar gargalos em cada etapa;
2. Automatizar processos usando softwares; 
3. Ajustar a gestão de estoque para evitar excessos e faltas;
4. Realizar melhores negociações com fornecedores.

E então, a sua empresa está pronta para analisar o ciclo operacional? Sabendo da importância desse e de outros ciclos, como o financeiro e econômico, saiba que há softwares especializados para auxiliar nestes ciclos. 

A Qive, por exemplo, é um deles. Clique e conheça a solução para a automatização de documentos fiscais que se empenha a melhorar a saúde financeira da sua empresa.