Integração de sistemas para melhorar a gestão fiscal

O que é uma integração de sistemas?

Integrar sistemas é reunir vários softwares independentes e colocá-los para trabalhar em conjunto, através de tecnologia que permita a troca de dados e/ou a centralização das informações.

Desse modo, pessoas de vários setores conseguem usufruir da velocidade e precisão de softwares específicos, e ainda assim ter todos os dados integrados e centralizados de forma segura, sem precisar cadastrar várias vezes a mesma informação em sistemas diferentes.

Na gestão fiscal, um exemplo é a integração entre ERP e software de recebimento de documentos fiscais. Com a troca automática de dados, não é preciso digitar as informações do XML no ERP para lançar o documento, já que o ERP está integrado ao software que captura e gerencia as notas fiscais.

Tipos de integrações de sistemas

Existem três principais tipos de integração de sistemas:

Integração com banco a banco

Neste modelo os diferentes sistemas compartilham um mesmo banco de dados, e essas informações são extraídas e tratadas por um software. É necessário ter um profissional conhecido como database administrador (DBA) para configurar essa integração.

Compartilhamento de dados eletrônicos

No modelo de compartilhamento de dados eletrônicos, é preciso de um software intermediário responsável por "traduzir" as informações de um software para outro, de modo a garantir a fluidez nas trocas. É necessário ter muita atenção na integração, pois são vários detalhes para levar em conta na tradução das informações.

API

A integração via API é a mais conhecida e utilizada entre todas. Ela funciona como uma ponte, movimentando os dados em tempo real entre softwares que inicialmente não conversam, através de rotinas de programação. Por ser uma forma muito segura de compartilhamento de dados, o uso de APIs é muito difundido.

Benefícios da integração de sistemas 

O processo de integração de sistemas possui vários benefícios para a empresa que escolhe fazê-lo, entre eles estão:

Redução de erros e inconsistências 

Qualquer erro na gestão fiscal pode resultar em grandes problemas para a empresa. Ter o trabalho de inserir informações de forma manual aumenta esse risco de erros, e quando é preciso digitar o mesmo dado várias vezes em sistemas diferentes, é pior ainda.

Ao reduzir a necessidade do cadastro de informações e por pessoas diferentes, a tecnologia e a integração de sistemas mitigam erros de digitação e retrabalhos, e como os dados fiscais são usados para tomar decisões estratégicas, é necessário que eles sejam precisos e consistentes.

Aumento da produtividade e eficiência

Com a automação de processos, os dados circulam de forma segura e ágil entre diferentes sistemas, eliminando tarefas repetitivas, e facilitando o uso seguro das informações. Isso possibilita aos profissionais mais tempo para atividades complexas, além disso, uma base de dados mais consistente oferece mais segurança na tomada de decisões.

Otimização dos processos internos

A centralização das informações é um ponto muito positivo para as empresas, pois garante que todos os dados estão corretos e alinhados nos diferentes setores.

Por exemplo: quando é feita a entrada de uma nota fiscal no ERP, o sistema pode, de forma automática, atualizar o estoque. Caso seja uma matéria-prima, o gestor de produção pode usar a informação para iniciar a fabricação de um produto, e caso seja um produto acabado, o setor de vendas saberá que pode oferecer o item para o cliente.

Agora, imagine esses processos sem softwares integrados. Seria bem complicado, não é?

Quando há integração dos dados não é preciso se preocupar, pois as informações irão seguir em um fluxo unificado para centralizar tudo dentro do sistema de gestão.

Melhoria na qualidade das decisões estratégicas

A integração de sistemas tem se tornado cada vez mais atraente para as empresas por permitir analisar cada decisão e detectar todos os erros.

Com os dados centralizados em um só local, cada mudança tem efeito imediato e automático no sistema inteiro, eliminando a probabilidade de análises incorretas e fornecendo uma visão completa e com clareza da saúde da empresa.

Uma prática que é muito beneficiada com softwares fiscais integrados é a elisão fiscal, pois a partir de informações reais das notas fiscais, é possível descobrir se tudo está em conformidade, se alguns fornecedores estão praticando preços acima do ideal e se existem impostos que poderiam ser cortados a partir de benefícios fiscais.

Como realizar a integração de sistemas?

A chave para conduzir um projeto de integração é criar estratégias considerando todos os aspectos relevantes, como os dados, a segurança, a correspondência de mensagens entre os diferentes departamentos e as redes entre eles.

Se essa etapa não for cumprida de forma proativa, a integração corre o risco de ser feita apenas ponto a ponto, ou seja, entre cada departamento e as soluções, mas sem estabelecer conexões entre os diferentes segmentos da empresa. Por isso, antes de contratar qualquer software, é importante estar atento se ele possui integração com os principais sistemas que a empresa já utiliza.

Geralmente as empresas optam por centralizar as informações de backoffice, produção, compras e estoque em um só sistema de gestão empresarial, o ERP. Assim, todos os dados de outros softwares são integrados a esse sistema principal.

Também existem empresas, geralmente menores, que não tem algum banco de dados ou sistema de gestão que centralize as informações. Nesse caso a integração de sistemas também é possível, conectando os softwares utilizados de forma direta, via API.

Seja qual for o tipo de integração a ser feito, o ideal é contar sempre com um profissional ou equipe de TI para acompanhar o processo e garantir que erros não aconteçam.

Sistema ERP integrado com software de gestão de documentos fiscais

Uma das tarefas que podem ser automatizadas a partir da integração de sistemas, é o recebimento dos documentos fiscais eletrônicos.

Em um processo manual, seria preciso esperar o XML do fornecedor, ou buscar o XML na SEFAZ via chave de acesso do DANFE, para depois cadastrar todos os dados no ERP. Isso pode gerar várias incertezas, como:

• Será que não houve nenhum erro de digitação?
• Corro os riscos do emissor ter cancelado a nota fiscal?
• O pedido de compra e XML estavam com todas as informações corretas?

Um software de gestão de documentos fiscais integrado ao ERP automatiza esse processo, e elimina essas dúvidas e perigos.

Integração da Qive aos ERPs e sistemas fiscais

Com a Qive você não vai mais se preocupar com o recebimento de documentos fiscais, pois o próprio sistema faz a captura de NFe, NFSe e CTe direto da Secretaria da Fazenda e prefeituras.

Após a captura automática, a plataforma faz o envio de todos os documentos fiscais recebidos para o ERP ou sistema contábil da sua empresa, eliminando a etapa de digitação das informações dos XMLs.

Vale lembrar que a Qive tem sistemas de integração com os principais ERPs do mercado:

• Com a Conexão TOTVS você consegue integrar diretamente com os ERPs da TOTVS.
• Com a Conexão SAP, a integração é feita 100% com os ERPs SAP.
• E a mais nova integração com o ERP Oracle.

E em todas as soluções os benefícios são garantidos e a sua gestão fiscal se torna mais eficiente, estratégica e sem erros. Com as integrações da Qive você reduz o seu tempo de lançamento de NFe, NFSe e CTe em mais de 85% e ainda aumenta a produtividade do seu time em até 50%.

Tudo isso com todas as funcionalidades de gestão de documentos fiscais, como visualização e download dos documentos,  realização de manifestos, e muito mais.