Como fazer a validação da chave de acesso de documento de entrada no Protheus

Para evitar problemas com o Fisco e garantir o compliance empresarial, ter os documentos de entrada validados é uma exigência a ser seguida.

No Protheus não é diferente: não basta apenas digitar os 44 números da chave de acesso, é preciso que o XML seja válido na SEFAZ.

O próprio ERP dispõe de um mecanismo que alerta quando há erros na validação da chave de acesso do documento de entrada, porém, você só saberá do erro depois de digitar tudo.

Escrevemos este artigo para facilitar sua rotina e resolver problemas com NFe e CTe no Protheus, inclusive com uma alternativa de validação antes da digitação da chave de acesso. Confira!

Documento de entrada no Protheus: como validar

Para validar a chave de acesso existem três caminhos diferentes que você pode escolher:

1. autenticar na SEFAZ antes do lançamento (precisa do XML);
2. conferir direto no Protheus após digitar a chave de acesso; ou
3. receber o documento já validado dentro do ERP (sem digitar nada).

A seguir vamos mostrar para você como funciona cada uma das alternativas, seus prós e contras, e como configurar na prática.

A opção 3 é a mais indicada, pois automatiza o processo e não exige digitação, eliminando erros manuais. Portanto, caso queira melhorar sua rotina e ter mais produtividade, recomendamos rolar a página e pular direto para esta opção.

Opção 1: autenticar na SEFAZ antes do lançamento no ERP

Como você recebe seus XMLs hoje?

Essa pergunta é importante, pois, se você já usa o software de automação da Qive, nem precisa se preocupar com isso, afinal seus documentos já estão validados e importados no ERP.

Mas, caso você receba seus XMLs via e-mail ou apenas o DANFE online ou impresso, esse tópico pode te ajudar, pois é obrigatório por lei verificar a validade jurídica de todo XML recebido pela empresa.

Para autenticar na SEFAZ, você precisa abrir o XML em um bloco de notas, copiar todo o conteúdo, e colar no validador de XML do RS (que é válido para todo o Brasil).

• Prós: ferramenta gratuita da SEFAZ, é confiável, evita erros no lançamento.
• Contras: precisa copiar e colar todo o XML, não substitui a necessidade de digitação da chave de acesso no ERP, precisa validar um XML por vez.

Ainda, se você recebeu só o DANFE da mercadoria, precisa ir no Portal da NFe ou do CTe e digitar a chave de acesso.

Opção 2: conferir direto no ERP Protheus

Hoje o ERP Protheus já tem a funcionalidade de validar a chave de acesso do documento de entrada, a partir de parâmetros pré configurados.

Porém, assim como ocorre na consulta na SEFAZ, você só saberá se o XML é íntegro ou não após a digitação da chave de acesso, além de ser um processo um a um.

1. Para realizar a parametrização da chave do documento de entrada (MV_CHVNFE e MV_DCHVNFE), é preciso ter o Protheus atualizado a partir da versão 12.1.25.

2. Para habilitar a validação, é preciso preencher, na tela “Documento de Entrada – INCLUIR”, o Form. Prop. = Não; e a espécie da nota.

3. Depois, é preciso habilitar a função editando o parâmetro MV_CHVNFE como: Tipo = 3 – Lógico; Cont. Por = .T. / Cont. Ing = .T. / Cont. Esp = .T.

4. Por fim, você precisará repetir o processo com o campo MV_DCHVNFE.

• Prós: valida o XML na SEFAZ sem precisar sair do Protheus.
• Contras: é preciso fazer configurações manuais, necessita da digitação da chave de acesso, só retorna possíveis problemas após todas as configurações e digitação.

Depois que tudo estiver configurado, validar no Protheus parece ser uma opção melhor do que acessar a SEFAZ. Porém, caso retornem erros, você não conseguirá lançar o documento tão facilmente.

E estes erros não necessariamente são do XML: às vezes o seu TSS do Protheus pode estar desatualizado, ou não está conseguindo se conectar com a SEFAZ, ou ainda, o próprio site da Secretaria da Fazenda pode estar fora do ar no momento.

Opção 3: receber o documento já validado dentro do ERP com a Qive

Já pensou em receber os XMLs direto da SEFAZ no ERP, validados, sem precisar digitar nada?

Parece sonho, mas é muito real: com um software é possível automatizar a entrada de NFe e CTe direto para o ERP, e ainda:

• receber alertas de cancelamento
• travar a opção de cancelar a nota para o fornecedor;
• contar com validações de segurança;
• parametrizar o lançamento 100% automático; e muito mais.

Se trata do software da Qive. Todos os meses recebemos várias empresas com problemas na gestão de seus documentos fiscais com o ERP, e a nossa plataforma consegue resolver por meio de RPA de alto nível.

A integração nativa que a Qive tem com o Protheus e o Datasul conferem um nível de automatização muito superior, além das APIs próprias que se integram ao sistema de gestão.

1. Para isso, basta entrar no site da Qive, solicitar o teste gratuito e vincular seu certificado digital.

2. A configuração no Protheus é muito rápida (tanto que oferecemos até um período de teste). A partir disso, o sistema trabalha sozinho e você recebe XMLs validados direto no Protheus.

• Prós: totalmente automatizado, elimina a digitação da chave de acesso, conectado direto com a SEFAZ, é confiável, possui diversas outras funções.
• Contras: a solução não é gratuita.

Este é o caminho mais recomendado, pois elimina processos repetitivos e garante a validade jurídica e segurança dos XMLs.

Erro: A chave digitada não foi encontrada na Sefaz, favor verificar

Caso você tenha escolhido usar a validação do próprio ERP Protheus, pode ter se deparado com este erro sobre o documento de entrada.

Existem alguns casos possíveis para que esta mensagem tenha aparecido, confira quais são e as soluções:

• URLs de acesso aos serviços do governo estão desatualizadas no TSS:

Para garantir que este erro não aconteça, você precisa baixar sempre as últimas versões das URLs no site da TOTVS.

• O TSS não está conseguindo se comunicar com a SEFAZ:

Geralmente isso acontece quando há instabilidades no site da Secretaria da Fazenda. Neste artigo você confere como ver a disponibilidade da SEFAZ.

• O XML foi consultado em um ambiente diferente do que está na SEFAZ:

Se o seu documento está no Portal da NFe como ambiente de autorização “Produção”, dentro do Protheus, na rotina de transmissão, os parâmetros devem estar iguais aos da Secretaria da Fazenda (neste exemplo, como “Produção”).

• O prazo de consulta foi expirado no Portal da NFe ou do CTe:

O Protheus faz a consulta da validade do documento no órgão do Governo, logo, o prazo de consulta respeita o mesmo prazo do site oficial, ou seja, 180 dias a partir da emissão.

Caso nenhuma das soluções funcione, o recomendado é contatar a sua consultoria Protheus para ver a possibilidade de corrigir este problema, talvez até mesmo optando por desativar a validação para o XML em questão.

Conclusão

Apresentamos para você 3 formas de fazer a validação da chave de acesso do documento de entrada no Protheus, bem como o passo a passo sobre como implementar.

Você também conferiu os prós e contras de cada uma das 3 opções, conforme a tabela que preparamos para visualização rápida abaixo:

Alternativa	Pontos positivos	Pontos negativos
Autenticar na SEFAZ antes do lançamento no ERP	▸ Ferramenta gratuita da SEFAZ; ▸ é confiável; ▸ evita erros no lançamento.	▸ precisa copiar e colar todo o XML; ▸ ainda é necessário digitar a chave de acesso no ERP; ▸ precisa validar um XML por vez.
Conferir direto no ERP Protheus	▸ valida o XML na SEFAZ sem precisar sair do Protheus.	▸ é preciso fazer várias configurações manuais; ▸ necessita da digitação da chave de acesso; ▸ só retorna possíveis problemas após todas as configurações e digitação.
Receber o documento já validado dentro do ERP com Qive	▸ totalmente automatizado; ▸ elimina a digitação da chave de acesso; ▸ conectado direto com a SEFAZ; ▸ é confiável; ▸ possui diversas outras funções.	▸ a solução não é gratuita.

Utilizar a validação do próprio Protheus parece ser uma solução mais rápida, porém, quando erros ocorrem é difícil e moroso ajustar.

Contar com um software de gestão de XML como o da Qive torna os processos mais rápidos, produtivos e integrados, pois a solução automatiza desde o recebimento de NFe, NFSe e CTe na SEFAZ e prefeituras, até a importação no ERP.