Usando A Gestão De Documentos Fiscais Para Manter A Compliance

Os documentos fiscais estão em nossas rotinas diárias. Seja na compra de um eletrônico, ou na padaria quando compramos nosso pãozinho, e até mesmo na compra de um veículo. Devemos emitir notas fiscais em todas as transações comerciais. 

O formato desses documentos pode variar, conforme a operação e o tipo de contribuinte, mas sempre serão emitidos. Isso acontece por ser obrigatório formalizar todas as transações com mercadorias ou com prestação de serviços. 

A partir desta condição de obrigatoriedade de emissão, já conseguimos observar a importância desse documento em nosso dia a dia. Além da função fiscal, as NFs são também utilizadas na gestão administrativa da empresa. 

Vamos discorrer, durante este artigo, as possibilidades que temos para usar notas fiscais a nosso favor, na administração de uma empresa.

Como usar essa gestão para garantir a compliance 

Sempre falamos sobre compliance e conformidade, mas como podemos tornar essas práticas uma rotina inerente do dia a dia corporativo? 

A resposta é simples: Podemos usar a gestão documental como ferramenta de controle. 

Vamos analisar algumas atividades que podem se beneficiar da gestão documental:

• Mensurar as movimentações físicas de estoque de imobilizado;
• Mercadoria para revenda e até mesmo almoxarifado;
• Controlar perda de estoque;
• Acompanhar de fluxo de caixa;
• Homologar fornecedores;
• Analisar e verificar NCM;
• Acompanhar atualizações legais para atendimento das normas técnicas;
• Conferir tributação das notas de entrada e saída;
• Apurar custos de aquisições;
• Apurar receitas brutas;
• Analisar conformidade tributária.

Essas são algumas das atividades rotineiras, de conformidade e compliance, que a gestão documental pode facilitar. Isso porque a validade jurídica desses documentos garante segurança nas operações.

Como evitar fraudes e erros nos processos administrativos 

Manifestando notas não reconhecidas 

Quando estamos em alguma situação em que uma operação com mercadoria, que deveria ocorrer, não segue continuidade, temos que manifestar ao fisco. Isso deve acontecer porque o fisco requer o “aceite” da operação, por parte do destinatário. 

O que significa que, quando há uma nota emitida de venda, mas o produto não chega nas mãos do destinatário, essa atividade deve ser reportada como não concluída. 

O fisco implantou o processo de Manifestação do Destinatário, que é um conjunto de eventos que estão diretamente atrelados à NF-e. Na nota, o destinatário das mercadorias consegue declarar se a operação descrita na NF-e ocorreu, ou não.

Com esse mecanismo, o destinatário pode (e deve) declarar ao fisco maiores informações sobre qualquer discrepância entre nota fiscal e realidade. O contribuinte destinatário deve informar se foi realizada a entrega, se não foi realizada ou até mesmo se a operação é desconhecida pelo contribuinte destinatário daquela mercadoria. 

Vamos analisar os eventos de Manifestação do Destinatário:

1. Confirmação da operação 🡺 Você deve utilizar esse evento para confirmar a operação. Isso se aplica quando a operação ocorre de acordo com as informações da NFe. Esse evento conclusivo, e sua inclusão na nota, impedem o cancelamento.
2. Desconhecimento da operação 🡺 Você deve utilizar esse evento quando alguma nota for emitida indevidamente contra a empresa.
3. Operação não realizada 🡺 Devemos utilizar esse tipo de evento quando operação é conhecida pelo destinatário, porém, por algum motivo, a operação não concretizou. Por exemplo: quando a mercadoria chega diferente do pedido, quando a carga tiver avarias, ou quando o pedido não chega.

Valide todos os tributos 

Validar a carga tributária, através dos documentos fiscais, é uma rotina que permite análises tributárias. Durante a análise, quaisquer variações nas matrizes de tributação das nossas operações, e indicadores fiscais, devem ser observados e validados. 

Vamos analisar todos os aspectos do fato gerador dos tributos:

1. Aspecto Material 🡺Qual a situação foi o fato gerador.
2. Aspecto Espacial 🡺Local onde a operação ocorreu. Estado e município devem estar corretos.
3. Aspecto Temporal 🡺 Quando ocorreu a operação.
4. Aspecto Pessoal 🡺Identificar as pessoas envolvidas na operação. Elas serão o contribuinte ou responsável tributário.
5. Aspecto Quantitativo 🡺 Se refere aos valores contidos na operação. Esses valores são a base de cálculo e alíquota. 

Automatize processos fiscais de integração 

Acompanhar as informações contábeis e fiscais é de extrema importância para uma boa gestão corporativa. Através de dados e informações corretas, conseguimos extrair indicadores assertivos para tomadas de decisão e mensuração dos resultados da empresa. 

Em busca de uniformizar os processos de integração, e também de reduzir erros manuais, cada vez mais empresas estão automatizando seus processos de integração de documentos fiscais.

A automatização desses processos fiscais de integração, além de trazer agilidade no processo de inclusão de notas no sistema, garante outros benefícios. 

Essa automatização reduz a margem de erros, uniformiza a tributação (pois podemos criar regras e parâmetros para a correta tributação), e aumenta, de forma significativa, a produtividade da equipe. Com mais tempo hábil em mãos, o time pode se dedicar a análises fiscais e tributárias.

NFes recebidas e emitidas de forma automática 

Ainda no que diz respeito à automatização fiscal, temos processos de integração e recebimento de notas fiscais de entrada. Da mesma forma, existem também processos automáticos para emissão de notas fiscais, tanto para serviços, quanto para mercadorias.

Esses são processos vantajosos, capazes de gerar maior agilidade no processo, mas que devem ser sempre realizados com atenção. Isso porque demandam regras e parâmetros restritos para sua integração. 

Vamos analisar alguns pontos de cautela:

Recebimento automático de notas fiscais de entrada 

Ao receber e integrar automaticamente documentos fiscais, podemos perceber operações que são divergentes. Essas divergências podem aparecer em valores, quantidade, tipo de mercadoria e destinatário (principalmente quando a empresa tem filiais). 

Abaixo, estão alguns exemplos de divergências nas notas de entrada integradas de forma automática:

• Divergência de preço cobrado a maior;
• Divergência de preço cobrado a menor;
• Regras de conversão do CFOP e CST de entrada;
• Quantidades distintas do pedido de compra;
• Tributação indevida, como base de cálculo reduzida, ou composição de base de cálculo;
• Operação não realizada;
• Desconhecimento da operação;

Emissão automática 

Agora, vamos analisar possíveis problemas na emissão de notas fiscais de forma automática. Lembre-se de ficar atento a:

• Quebra de sequência numérica;
• Falta de acompanhamento do processo;
• Divergência de preço;
• Falta de integração automática com contas a receber;
• Tempo de conversão de RPS em NFS;
• Tributação indevida por parâmetro não atribuído a deter.

O processo de integração e emissão automática, quando bem planejado, e utilizando de parâmetros corretos e acompanhamento, pode, sem dúvida, ajudar muito a empresa nos processos de gestão, compliance e conformidade.

Conferência de escriturações 

Com a automatização, as notas de entrada são integradas ao sistema sem interferência manual no input. 

Por isso, depois das integrações fiscais das notas, é extremamente importante extrair o livro de entrada, ou qualquer relatório de suporte. Essa operação serve para conferir os tributos e todas as informações de escrituração. 

Vamos entender melhor quais informações devemos analisar:

• CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestações: é a identificação da operação. Você deve conferir pois, nas entradas, temos que fazer a contrapartida de forma correta. Por exemplo, a compra será destinada ao ativo, ao consumo ou à comercialização?
• Créditos tributários: A operação de entrada gera crédito de impostos. Verifique se a base de cálculo e alíquota estão corretas.
• Aspecto pessoal: Confira se o emitente e destinatário estão com todos os dados cadastrais corretos.
• Integração: Verifique se as notas importadas foram integradas no livro fiscal.
• NCM: Analise se o NCM da mercadoria está conforme pedido de compras.
• Colunas do livro fiscal: Confira se as colunas de base de cálculo, base isenta e base outras estão de acordo com valor contábil do documento fiscal.
• Situação NFe: Apure se a situação da nota foi escriturada de forma correta. Por exemplo, as notas complementares ou emitidas em situação especial estão com essas informações corretas na escrituração?

Fechamento de mês

Todos os meses temos a rotina de fechamento. 

Seja para entrega das obrigações acessórias, como por exemplo SPED ICMS/IPI, SPED Contribuições, GIA, DAPI, DIME, DMA; ou sejam as obrigações principais de Recolhimento de ICMS, ICMS-ST, IPI, PIS e COFINS.

Uma vez que todos os documentos estejam integrados e conferidos, o processo de fechamento consiste na análise tributária. Essa análise gera muito mais segurança na tomada de crédito e nas apurações em conformidade com os parâmetros estabelecidos.

Como todas essas obrigações têm datas estabelecidas pela legislação, nunca podemos perder esse prazo. Perder prazos como esses acarreta multas desnecessárias. 

Uma vez que as notas forem integradas e emitidas de forma automática, o processo de fechamento se torna mais ágil e uniforme.

Conclusão 

Concluímos, portanto, que a gestão de documentos fiscais pode ser um forte aliado na gestão corporativa das empresas. Devemos, porém, sempre respeitar a legislação vigente, por estado, por município e por tributo.

Por essa razão, é indispensável realizar conferências, que devem ser feitas através dos parâmetros e regras determinadas. 

Assim, garantimos agilidade nos processos, conformidade tributária e uma equipe mais voltada para análises fiscais. O que, afinal, permite resultados sólidos para tomada de decisões e bom gerenciamento de processos.