Área de suprimentos: como fazer uma gestão eficiente

A área de suprimentos de uma organização é responsável por coordenar as atividades e cargos relacionados à aquisição de materiais, produtos e serviços. Em alguns lugares, é nomeada área de compras ou gestão de compras.

Por ser tão cheio de detalhes, esse setor merece cuidado redobrado, e exige uma boa gestão, do começo ao fim. Isto é, se a área de suprimentos enfrenta paralisações e outros percalços, a empresa terá prejuízos em larga escala. 

Sabe por que? Na cadeia, tudo está interligado. Então, se há falha em um ponto, haverá escassez em outro. 

Sabendo disso, como fazer uma gestão eficiente? Como funciona na prática? No artigo a seguir, você descobrirá a resposta para essas perguntas e também como evitar os principais erros acerca do assunto. Vamos lá?

Qual a importância da área de suprimentos para as empresas?

Para se ter ideia da grande relevância da área de suprimentos, entenda que ela tem impacto em três níveis: estratégico, tático e operacional. 

A nível estratégico, prioriza a redução de custos ao buscar as melhores precificação com fornecedores, condições de pagamento e otimização dos gastos com compras. 

Há também a gestão de riscos. A relevância vem a partir da mitigação de possíveis riscos relacionados a alguns fatores. São eles: disponibilidade de materiais, interrupções no fornecimento, flutuações de preços, mudanças regulatórias, entre outros. 

Para o nível tático, a área de suprimentos tem destaque no planejamento de demanda para evitar escassez ou excesso de materiais. A gestão de estoque e contratos também são de importância tática para as empresas. 

Não podemos esquecer da eficiência operacional. Sua importância vem da busca por otimização de processos e práticas. Isso inclui a implementação de sistemas, análise de dados e até inteligência artificial. 

Como o setor de suprimentos atua na prática?

A prática de tudo que falamos até o momento é refletida para garantir o abastecimento eficiente da cadeia, além de provar que há um bom gerenciamento dos recursos disponíveis. Por isso, as principais atividades serão: 

Gestão de fornecedores

Quando se tem o entendimento da importância de manter bons fornecedores para que a área de suprimentos funcione, a gestão deles fica mais criteriosa. Por isso, temos:

1. Seleção de fornecedores, levando em consideração a qualidade dos insumos, confiabilidade, prazos de entrega e preços competitivos;
2. Avaliação periódica, por meio auditorias, e indicadores de desempenho (KPIs);
3. Negociação de contratos.

Nesse ponto, vale o investimento em um banco de dados simplificado, mas completo. Se preferir, apoie-se em planilhas alimentadas com frequência. Use a tecnologia a seu favor.

Controle de preços

Na prática, existem variáveis. Ou seja, os preços podem oscilar por conta da natureza do produto, do mercado inserido e das estratégias e posicionamentos adotados internamente. Vale a pena lembrar que a única ponta que é de total controle vem de dentro. 

Isto é, para controlar os preços pagos, torna-se fundamental observar o custo-benefício. Assim, o critério de escolha será minucioso para tomar a decisão certa, de acordo com a realidade da empresa. 

Recebimento da compra

Uma equipe responsável pelo recebimento da compra na area de suprimentos lidará com:

• Inspeção física para verificar a quantidade e condições dos produtos acordados com o fornecedor;
• Conferência do registro e documentos, como a NF-e;
• Armazenamento adequado — uma boa gestão de estoque é ideal para auxiliar nessa tarefa;
• Integrar as compras no sistema.

Esses processos ajudam a garantir o recebimento correto e em boas condições, para evitar problemas na produção. Sem essa conferência, a área de suprimentos pode ser comprometida e gerar atrasos. 

Recebimento de novas solicitações

Ao receber novas solicitações, priorize a organização para padronizar processos e demandas e garantir eficiência. Afinal, esse é o primeiro passo em uma área de suprimentos. Em casos de problemas, toda a cadeia pode desandar — lembra do que falamos no início do artigo?

Como fazer uma gestão assertiva da área de suprimentos?

Para que funcione, precisamos planejar e gerir da forma mais adequada. Algumas boas práticas incluem o uso da tecnologia para integrar e automatização de processos. 

Tem também a priorização da transparência junto aos multicanais, não esquecendo do mapeamento completo da cadeia. Veja a seguir:

Integre seus sistemas com um ERP

A tecnologia é um grande aliado do supply chain. Com tantos sistemas, seria inviável obter o bom funcionamento sem que um compartilhe informações atualizadas com o outro. É então que surge o ERP, ou o Enterprise Resource Planning. 

O programa de gestão empresarial fica responsável por integrar todos os sistemas — em todos os departamentos — para uma visão holística e transparente da situação. 

Automatize processos burocráticos

A automatizar demandas repetitivas e burocráticas aliviará o time, e, como consequência, poderá priorizar tarefas mais estratégicas. Além dessa grande vantagem, o gestor desfruta de menos retrabalho e extinção de erros.

O segredo do sucesso é padronizar ao máximo, para evitar interferências humanas e durante as automações. 

Tenha transparência sobre o que entra e sai

O fluxo de entrada e saída deve ser transparente. Afinal, como ter certeza sobre a margem de lucro ou a quantidade de materiais encalhados ou faltantes? A falta de clareza gera dúvidas, erros de cálculo e prejuízos financeiros a longo prazo. 

Priorize uma operação omnichannel

Quer oferecer a melhor experiência para seu cliente? Aposte no multicanal do supply chain. Isso significa a combinação de diferentes canais para o acesso aos seus produtos. 

De modo geral, pode-se usar meios físicos e online para essa estratégia. Exemplo disso é a Casas Bahia. Um cliente pode comprar um produto pelo site e retirar na loja, sem a necessidade de realizar novas transações. 

Mapeie os processos do início ao fim

O mapeamento das atividades essenciais do começo ao fim envolve a identificação de demandas, assim como os responsáveis e fluxo de informações. 

Isso vai desde a escolha de fornecedores, solicitação de insumos até a entrega final. O objetivo é ter visão 360 para identificar pontos de atenção e possíveis implementações de melhorias. 

Quais erros evitar?

Aprendeu a teoria, viu como é na prática e estudou as boas práticas? Hora de saber como evitar alguns erros comuns. Considere as nossas dicas abaixo.

Descartar um planejamento de custos

Esse é o tipo de erro que leva ao descontrole de gastos, menos previsibilidade financeira e perda de vantagem competitiva. Se quer garantir a qualidade do supply chain, priorize também os custos ao planejar seu funcionamento.

Escolher fornecedores pelo preço e não pela qualidade

Zelar apenas pelo preço baixo pode causar muitas dores de cabeça. Pense bem: o que você faz com um grande volume de materiais defeituosos ou com o desleixo na entrega deles? Exatamente, você fica no prejuízo. 

Nesse contexto, lembre-se do tópico falado anteriormente sobre a gestão de fornecedores. Evite problemas ao escolher quem entrega qualidade, bons prazos e preços competitivos 

Não inserir processos tecnológicos na operação

Em pleno século 21, e você ainda não pensa em adotar sistemas e outros processos tecnológicos? Essa falha pode gerar muito retrabalho e desorganização, tanto a nível de gestão, quanto para a operação da equipe.

Não estamos falando em planilhas, mas sim nos processos acerca das atividades da sua área de suprimentos. Isso envolve o fluxo de entrada e saída de mercadorias, produção e mensuração da operação.

Evitando esse erro você também evita atrasos e problemas com o fisco, por exemplo, e direciona a sua equipe a máxima produtividade da cadeia. 

Se você quer entender melhor sobre a inserção desses processos tecnológicos, baixe o Guia de Controles Fiscais nos Processos de Compras e Recebimento.