Como garantir a segurança de dados fiscais?

Gerenciar uma empresa é uma tarefa com muitos desafios, especialmente no Brasil. São várias as regras, impostos e obrigações que, às vezes, podem confundir o empreendedor. E no meio de tudo isso, uma coisa merece atenção redobrada: a segurança de dados fiscais.

Se você já passou pela dor de cabeça de perder um documento importante ou ter um computador invadido, sabe do que estamos falando. Mas quando o assunto são os dados fiscais, as consequências podem ser ainda mais sérias, impactando não só as finanças, mas também a reputação e a legalidade da sua empresa.

Entretanto, não é raro encontrar empresas de setores e portes diversos negligenciando essas informações tão valiosas. Quer saber por que é importante garantir a segurança dos dados fiscais do seu negócio e como fazer isso? Então continue a leitura deste artigo.

Qual a importância da segurança de dados fiscais?

Os dados fiscais atuam como o raio-x de uma empresa. Eles mostram toda a movimentação financeira, seus lucros, os gastos, impostos e tudo mais que o fisco precisa saber para garantir que a companhia está cumprindo suas obrigações.

Se essas informações caírem nas mãos erradas, ou se forem perdidas por algum motivo, os problemas podem ser enormes. Imagine ter que lidar com multas pesadas por não conseguir comprovar alguma transação, ou pior, ter informações confidenciais da sua empresa expostas para concorrentes ou até mesmo criminosos.

E essa é uma ameaça bastante comum. De acordo com dados do FortiGuard Labs, as empresas brasileiras foram alvo de 356 bilhões de tentativas de ataques cibernéticos em 2024. É o maior número de ataques do mundo.

Além disso, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) veio para reforçar a importância de cuidar das informações, inclusive as fiscais. As empresas agora têm a responsabilidade de garantir a segurança desses dados e podem ser penalizadas se não o fizerem.

Não se trata apenas de evitar prejuízos financeiros, mas também de construir e manter a confiança dos seus clientes, fornecedores e parceiros. Uma empresa que demonstra preocupação com a segurança dos seus dados fiscais transmite profissionalismo e credibilidade.

Como garantir a segurança de dados fiscais em sua empresa?

Agora que você já entendeu a importância de proteger os dados fiscais do seu negócio, descubra como colocar isso em prática no dia a dia da sua empresa. Separamos algumas dicas que podem fazer uma grande diferença.

Armazenamento de dados na nuvem

Sabe aquela pilha de papeis e documentos fiscais esquecidos no armário da empresa? Ou aquele HD externo que vive esquecido em alguma gaveta? Essa não é a forma mais segura de guardar os dados fiscais.

O armazenamento de dados na nuvem oferece diversas vantagens, como a possibilidade de acessar as informações de qualquer lugar e a garantia de que seus dados estarão protegidos em servidores seguros, com sistemas de backup automáticos.

Mas atenção: é importante escolher um provedor de serviços de nuvem confiável, que ofereça criptografia de ponta a ponta e outras medidas de segurança robustas. Pesquise, compare e veja qual opção se encaixa melhor nas necessidades da sua empresa.

Assinatura digital

A assinatura digital é como uma identidade eletrônica que garante a autenticidade e a integridade dos documentos digitais, vinculando eles a um certificado digital. Ela tem a mesma validade jurídica da assinatura feita à mão no papel, mas com muito mais segurança.

Ao utilizar a assinatura digital em seus documentos fiscais, você evita fraudes e garante que as informações não foram alteradas desde a sua emissão. Além disso, ela facilita o envio e o recebimento de documentos, agilizando os processos da sua empresa.

Automatização de processos

Sabe aquela tarefa repetitiva de digitar dados em planilhas ou de organizar documentos manualmente? Além de tomar um tempo precioso da sua equipe, esses processos manuais são mais suscetíveis a erros e podem comprometer a segurança dos dados fiscais.

A automatização de processos, por meio de softwares e sistemas de gestão, pode te ajudar a reduzir esses riscos. Ao integrar diferentes áreas da sua empresa, como vendas, compras e financeiro, você garante que as informações fiscais sejam geradas e armazenadas de forma automática e segura.

Sistemas operacionais e softwares atualizados

Pode parecer uma dica básica, mas manter os sistemas operacionais e softwares sempre atualizados é fundamental para garantir a segurança dos dados fiscais do seu negócio. As atualizações geralmente incluem correções de segurança que protegem seus dispositivos contra vulnerabilidades e ataques cibernéticos.

Firewalls e proteção de software

Um software de firewall funciona como uma espécie de porteiro, monitorando todo o tráfego de dados que entra e sai da rede da sua empresa, bloqueando acessos não autorizados e tentativas de invasão.

Além do firewall, é importante investir em um bom software de proteção, como um antivírus e um antimalware, para proteger seus dispositivos contra vírus, worms, trojans e outros tipos de ameaças virtuais que podem comprometer a segurança dos seus dados fiscais.

Segurança física do escritório

A segurança dos dados fiscais não se resume apenas ao mundo digital. É importante também tomar medidas para proteger as informações em formato físico.

Isso inclui controlar o acesso ao escritório, especialmente em áreas onde documentos fiscais são armazenados, e garantir que esses documentos sejam descartados de forma segura quando não forem mais necessários, de preferência utilizando um triturador de papel.

Backups frequentes

Imagine a seguinte situação: um problema nos computadores da empresa, um ataque de ransomware ou até mesmo um incêndio no escritório. Se você não tiver backups dos dados fiscais, todo o trabalho e informações cruciais podem ser perdidos.

Por isso, é fundamental realizar backups frequentes de todas as informações importantes da sua empresa, incluindo os dados fiscais. Você pode utilizar diferentes métodos para isso, como HDs externos, servidores de backup ou soluções de armazenamento em nuvem. O importante é ter uma cópia de segurança dos seus dados em um local seguro e de fácil acesso.

Capacitação de funcionários

Seus funcionários são a primeira linha de defesa da segurança dos seus dados fiscais. Por isso, é essencial investir na capacitação da sua equipe, ensinando-os sobre as melhores práticas de segurança da informação.

Isso inclui orientações sobre como criar senhas fortes, como identificar e-mails e links suspeitos, como utilizar os sistemas de forma segura e qual a importância de manter a confidencialidade das informações fiscais da empresa.

Auditorias regulares

Realizar auditorias regulares nos seus sistemas e processos de segurança da informação é uma forma de identificar possíveis vulnerabilidades e garantir que as medidas de proteção estão funcionando corretamente.

Você pode contratar uma empresa especializada para realizar essas auditorias ou, se tiver conhecimento técnico, pode fazer isso internamente. O importante é ter um olhar crítico sobre a segurança dos seus dados fiscais e buscar constantemente por melhorias.

Gestão fiscal: sua aliada na segurança de dados

Depois de ler todas essas dicas você se convenceu da importância de garantir a segurança dos dados fiscais. Mas como dar conta de tudo isso? A resposta é mais simples do que você imagina: com uma boa gestão fiscal.

Uma gestão fiscal eficiente não se resume apenas a calcular impostos e entregar declarações no prazo. Ela envolve também a organização, o controle e a segurança de todas as informações fiscais da sua empresa.

E é aí que a Qive entra como uma grande aliada nesse processo. Com os serviços oferecidos pela Qive, você tem acesso a ferramentas que facilitam a gestão fiscal da sua empresa, desde a captura automática de notas fiscais eletrônicas até o armazenamento seguro de documentos fiscais na nuvem.

Ao utilizar a Qive, você não só otimiza seus processos fiscais e evita erros, como também garante que seus dados estarão protegidos por sistemas de segurança avançados, com backups automáticos e acesso restrito a pessoas autorizadas.

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