Saiba como importar XML no Protheus de forma automática

Uma das principais queixas das organizações é a dificuldade de importar XML no ERP Protheus, principalmente de Notas Fiscais eletrônicas (NFe), Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSe) e Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTe).

Não importa o ramo, tamanho ou local, o problema é sempre o mesmo: a perda de tempo e retrabalho gerados pelo procedimento manual de entrada do XML, como a digitação de dados contidos no documento fiscal.

Grande parte dessas organizações também sofrem insegurança ao realizar o encerramento fiscal, e têm como obstáculo monitorar de perto todo o processo que envolve as notas fiscais, desde o recebimento até o lançamento do ERP.

Para vencer esse desafio de importar XML no Protheus com rapidez e segurança, elaboramos este artigo que tem o passo a passo ideal para você lançar notas fiscais até 80% mais rápido. Veja!

Como automatizar totalmente a importação de XML no Protheus

Digitar manualmente cada nota fiscal é uma tarefa que consome muito tempo, além de exigir cuidado na verificação e correção de possíveis erros. Sua saúde também pode ser afetada pelo estresse de se concentrar por horas em centenas de números e dados.

Muitas empresas nos procuram com dificuldades na administração de notas fiscais. Por isso, vamos ensinar a você tudo o que é necessário para importar XML no Protheus de forma automática.

1. Receba NFe, NFSe e CTe de forma automática

O primeiro passo é receber, de maneira automática, os documentos fiscais eletrônicos, e a forma mais prática e segura de obter o XML é usando um software especializado como a Qive.

Se você depender do e-mail para ter acesso aos arquivos, pode enfrentar problemas como falta de espaço, atrasos ou golpes. A SEFAZ até oferece uma consulta confiável, mas é preciso digitar a chave inteira e fazer o download de cada nota manualmente.

Já a plataforma da Qive faz a captura de NFe e CTe direto da SEFAZ e de NFSe de mais de 5 mil prefeituras. Você pode gerenciar suas notas fiscais de forma fácil e rápida, siga os passos a seguir:

1. Acesse o site da Qive e inicie um teste grátis;
2. Conecte seu Certificado Digital.

Feito isso, podemos ir para o próximo tópico, que é como automatizar a entrada destes documentos fiscais no Protheus, acompanhe!

2. Integre a importação de XML no Protheus

Com a Qive, você pode facilmente vincular o seu sistema Protheus. Basta fazer uma configuração rápida com o nosso suporte e você já começa a importar XML no Protheus. Assim, você economiza tempo e evita erros de digitação.

Além disso, a Qive garante que a importação seja realmente automática, sem que você precise baixar os arquivos ou clicar em botões. Isso diferencia o nosso serviço de outras plataformas.

Funciona assim:

1. A Qive captura NFe, NFSe e CTe emitidos contra o CNPJ da sua empresa;
2. A solução envia todos esses XMLs de forma automática para o Protheus, sem intervenção manual.

Os arquivos importados já carregam consigo a maioria das informações necessárias para o lançamento, e você nunca irá precisar digitar a chave de acesso. A partir disso, a customização depende de como é o processo na sua empresa, você pode:

• vincular XML com pedido de compras;
• atualizar os dados sem trocar de tela;
• fazer validações de segurança;
• optar pelo lançamento totalmente automático; entre outros.

3. Crie parâmetros para automatizar completamente o lançamento no ERP

Uma das vantagens da plataforma da Qive é a possibilidade de automatizar totalmente o lançamento de NFe, NFSe e CTe de entrada no sistema Protheus. Isso significa que você não precisa se preocupar com inconsistências.

Para aproveitar esse recurso, você deve configurar alguns parâmetros na plataforma, de acordo com as necessidades e as regras da sua empresa.

Por exemplo, você pode definir que todas as notas fiscais emitidas por um determinado fornecedor sejam classificadas automaticamente. Assim, você ganha tempo, segurança e praticidade na gestão fiscal do seu negócio.

Entre em contato conosco e conheça todas as funcionalidades da nossa solução para o Protheus!

Qual é a diferença entre o processo manual e o processo automatizado?

O processo manual demanda muito tempo e é suscetível a erros. Nessa forma tradicional os fornecedores enviam os arquivos XML por e-mail ou o profissional responsável pode procurar os XMLs com a chave de acesso na SEFAZ e prefeituras.

Já o processo de gestão dos documentos fiscais com a Qive é simples e eficiente. Veja como funciona:

• A plataforma se conecta à SEFAZ e às prefeituras e recebe as NFe, CTe e NFSe emitidas contra o seu CNPJ.
• Os documentos de entrada são importados automaticamente para o seu ERP, sem precisar de digitação ou download de arquivos.
• A solução tem diversas funcionalidades avançadas, validação de cadastros, fornecedores e impostos, e ainda possibilita o lançamento totalmente automático no Protheus.

Veja a imagem comparativa abaixo sobre a diferença entre o processo manual e o automatizado:

Benefícios de importar XML no Protheus de forma automática

Segurança

Você será notificado se alguém emitir NFe e CTe indevidos contra sua empresa, e poderá manifestar sua discordância. O sistema da Qive armazena os XMLs dos documentos fiscais em nuvem, com backup, pelo prazo de cinco anos conforme a lei exige.

Você poderá localizar facilmente qualquer documento, caso haja uma fiscalização ou necessidade, usando os filtros inteligentes e marcadores personalizados e exclusivos da plataforma.

Compliance

A verificação consiste em comparar as informações do XML recebido com as que estão no ERP para registro, possibilitando que sejam ajustadas e importadas corretamente.

Outro benefício é a indicação de quais documentos já foram lançados e quais estão pendentes. Isso garante mais segurança em todos os processos.

Agilidade

Uma das principais vantagens de usar a Qive é a rapidez. De acordo com nossos cálculos e relatos de clientes, o tempo para lançar um documento fiscal no Protheus diminui em mais de 80%.

Outro fator que torna o processo mais rápido é a obtenção automática de notas fiscais direto da SEFAZ, que elimina a necessidade do fornecedor enviar o arquivo.

Conclusão

Se você procura um Importador de XML para Protheus, é importante saber como escolher o melhor de acordo com o cenário da sua empresa. Uma das formas de avaliar os diferentes fornecedores é ler o nosso artigo sobre 5 critérios de avaliação na escolha de um importador de XML.

De forma resumida, os principais pontos são: avaliar as funcionalidades de cada fornecedor de forma criteriosa, e principalmente, fazer um teste das plataformas. Assim, você pode verificar na prática como cada Importador de XML funciona e quais são os benefícios que ele pode trazer para a sua empresa.

A Qive pode ajudar na tarefa de importar XML Protheus, com a possibilidade de testar a plataforma gratuitamente. Assim, você pode automatizar todo o processo de importação dos arquivos XML no seu sistema ERP, economizando tempo e evitando erros.

Entre em contato conosco e saiba mais!