O Arquivo XML na Contabilidade

No contexto organizacional as mudanças tecnológicas já ocorriam de forma ampla e em uma perspectiva plena em todas atividades, processos, necessidades e avaliações e regras da empresa. Diante disso, essas mudanças passaram a fazer também parte do cotidiano dos contadores e dos processos realizados na área da contabilidade. As atuais tecnologias, como o Arquivo XML, proporcionaram mais autonomia ao contador e um trabalho com maior transparência e melhor posicionamento no mercado.

Podemos considerar que a tecnologia é uma exigência das atividades diárias de quem trabalha com a contabilidade nesse período informacional. Para alguns pesquisadores, até em meados dos anos 2000, existia a possibilidade em postergar essas medidas tecnológicas importantes que poderiam auxiliar nas tomadas de decisão. 

Com a chegada do XML, que é um tipo de linguagem de marcação, os documentos passaram a ser digitais e organizados de forma hierárquica e sequencial. Conforme destaca Pereira (2009, p. 1), o XML possui uma sintaxe básica que pode ser utilizada para compartilhar informações entre diferentes computadores e aplicações. 

Quando essa sintaxe é combinada com outros padrões, é possível definir o conteúdo de um documento separadamente de seu formato, possibilitando a reutilização do código em outras aplicações para diferentes propósitos.

Uma das principais características do XML é a sua própria portabilidade, pois, por exemplo, um banco de dados pode escrever um arquivo XML para que outro banco consiga lê-lo. 

Deste modo, a nota fiscal é um documento fundamental para qualquer transação e na circulação de mercadoria – seja esta compra, venda ou serviço realizado em todo o território nacional. Este assunto sobre a nota é bastante questionado sobre o tema XML, aliás há inúmeras buscas sobre o conceito, pois os processos de armazenamento eram realizados por décadas da mesma forma, ou seja, as emissões eram realizadas com autorização da Receita Federal do Brasil, e a autorização era chamada de Autorização de Impressão de Documento Fiscal (AIDF).

Além disso, a nota fiscal poderia ter até 5 (cinco) vias, e o contador precisava ter uma caligrafia bonita – fundamental para a época, em que existiam inúmeros cursos e treinamentos para este fim. 

No entanto, o problema estava no armazenamento de todas as notas fiscais, porque havia desperdício de tempo, erros contínuos e essas notas poderiam variar de 3 (três) até 5 (cinco) vias. Fazer a gestão das notas fiscais, já que elas não poderiam acabar, precisavam ser providenciadas com antecedência.

Mas no ano de 2005, a emissão da Nota Fiscal eletrônica (NFe) passou a fazer parte de testes e do dia a dia dos profissionais de contabilidade, inclusive de áreas correlatas, como dos sistemas tecnológicos; dos consultores para adaptação dos processos e sistemas; e do financeiro com suas contas a pagar e a receber, recebimento de mercadorias, entre outras. Esse período de testes gerou o Sistema Único de Escrituração Digital (SPED) e todos os complicados processos, ditos anteriormente, foram vinculados na forma digital. 

Seguindo a lógica dos novos processos e a proposta de atualização de todos os processos digitais, essas certificações digitais passaram a fazer parte do dia a dia dos negócios. Por exemplo, quando realizadas as transações que envolvam a necessidade de emissões das notas fiscais em arquivo de XML, os seguintes passos devem ser seguidos

1. Emissão da NFe;
2. Depois ela é encaminhada ao e-mail cadastrado pelo profissional; 
3. Em seguida, haverá um conversor de XML que pode ser gratuito;
4. Por último, é possível ter 30 chaves de acesso ao mesmo tempo, para consultar a Nota Fiscal Eletrônica.

Na legislação vigente é fundamental que haja o armazenamento das notas fiscais por mais 5 (cinco) anos, além do ano da emissão vigente, para fiscalização da Receita Federal. Se durante esse tempo, ocorrer atendimentos e processos de orientação, manutenção e visibilidade pelos Órgãos governamentais, é necessário guardar essas notas com segurança e pelo seu emissor. 

Por fim, as melhores possibilidades de garantia de informação e transparência são com o uso da NFe, visto que ela diminuiu os custos, agilizou atividades, melhorou o armazenamento e aumentou a qualidade na informação para os públicos internos e externos.

Além disso, esteja atento à possibilidade de fraude. As notas fiscais eletrônicas precisam ser controladas e avaliadas, inclusive a correspondência das suas atividades de contador com as da organização.

Para mais informações, acesse o infográfico aqui da Qive.

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