Custos desnecessários que estão jogando dinheiro da sua empresa fora

Tempo é dinheiro e gastos consomem tempo. Você está com custos desnecessários dentro da sua empresa? Precisa otimizar o trabalho dela?

Separamos neste texto alguns destes custos e como fazer para superá-los, incluindo soluções digitais que podem agilizar os serviços contábeis.

Papéis impressos

A maioria das inutilidades que geram gastos surgem por desconhecimento dos reais custos operacionais nos mais variados setores. Apesar de ser considerado irrelevante para muitos empresários, as impressões e fotocópias podem gerar imprevistos para o seu setor contábil.

O mau uso e o descontrole deste segmento pode levar funcionários a emitirem documentos que vão além das notas fiscais que, por lei, devem ser armazenadas por cinco anos. DANFe e outros tipos de documento não possuem o mesmo tipo de obrigatoriedade e podem ser descartados da documentação.

Uma boa ideia para dar o pontapé inicial e começar a economizar com papel é justamente ter uma política de consciência ambiental. Papel inútil é lixo e lixo gera um custo pequeno numa determinada quantia e maior em outra.

Os funcionários devem fazer a impressão de apenas daquilo que é realmente necessário no seus ofícios. A orientação deve ser sempre para utilizar arquivos digitais e quando for necessário imprimir, utilizar os dois lados da folha.

Muitas das impressoras já vem com a função de duas páginas integrada. As práticas podem incluir o reaproveitamento de rascunhos, restringindo a impressão em apenas um lado da folha para os clientes, bem como papéis de qualidade superior ou feitos com materiais mais caros.

Pequenas ações conscientes geram resultados que aliviam para a saúde financeira do seu negócio.

Pouco treino no mundo digital

A internet é um facilitador natural e pode ser um meio de redução de custos eficiente. Um exemplo inicial é a eliminação de custos no deslocamentos para reuniões. Sem a rede, você precisa de carro (ou transporte público), combustível, pessoal e tempo de deslocamento.

Reduzindo as viagens, você pode gerir de maneira mais econômica as conferências via Skype ou chamadas em viva voz por WhatsApp ou qualquer aplicação com disponibilidade de trocas de mensagem por áudio. Situações mais críticas são aquelas que exigem reuniões presenciais. O resto é custo.

As aplicações digitais podem ainda reduzir mais gargalos da sua empresa com software de gestão. Eles trazem um auxílio gradual de gerenciamento. A gestão mais eficiente afeta diversos setores dentro da empresa, incluindo o financeiro, o estoque no caso das entregas, fora o capital humano dos seus funcionários.

Pouco treino do seu corpo de funcionários é ruim diante de tantas opções. Portanto, separe parte do custo que seria para atividades offline e coloque-os para entender a internet e o mundo digital.

Ao contribuir com uma administração eficaz, os sistemas digitais também representam um corte de gastos. De qual maneira? Os programas eliminam investimentos desnecessários naquela mesma atividade, porque já trazem uma solução menos custosa e mais eficiente.

Eles permitem também prever com maior precisão as demandas e recursos que serão necessários em termos de mercadoria, compras e produção. A digitalização também poupa mão de obra e distribuição, sobretudo quando o software já executa parte das atividades.

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E na gestão contábil?

Plataformas como o Qive podem contribuir para a redução dos custos desnecessários na contabilidade. E faz isso de diferentes formas, porque é uma ferramenta que desburocratiza processos.

A Nota Fiscal eletrônica (NFe) deve acompanhar todos os produtos da sua empresa e o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) deve estar junto de toda a carga. O Qive lida com os dois tipos de processo.

A gestão automática de NFes e CTes melhora a organização e diminuição de papéis inúteis espalhados pela empresa no setor de contabilidade. Reduz o lixo e mantém em segurança os arquivos no computador ou em redes na nuvem.

Você lida melhor com as inúmeras notas fiscais ou conhecimentos de transporte e também transmite os dados no formato XML.

Documentos eletrônicos são os responsáveis pela principal economia de custos e de energia. Você gasta menos eletricidade e menos salários para fazer as mesmas atividades. Polui menos e também torna a sua operação mais sustentável.

O Qive elimina a necessidade de digitação da chave de acesso, reduzindo possíveis erros nas informações que eram fornecidas manualmente.

A diminuição do equívoco de funcionários através do serviço digitalizado diminui as tensões naturais neste trabalho, porque o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é de fato um ponto de vantagem para o contador envolvido na operação.

Grande volume de dados deixa de ficar desorganizado em papéis e passa a ficar centralizado digitalmente.

Diminuição dos processos

O caminho longo para consulta de Notas Fiscais eletrônicas (NFes) é utilizar o aplicativo da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Dentro o programa, você precisa cadastrar e iniciar o Destinatário (nossa empresa).

Lá é possível cadastrar diferentes companhias. Ao colocar os dados, é necessário que identificar qual destinatário será utilizado no cadastro. O acesso até a tela de cadastro ocorre através do menu “Sistema – Destinatário”. A consulta de NFe pode ser feita ao cadastrar um certificado digital.

Na área de inclusão de certificados digitais, você pode visualizar o que precisa através do menu “Sistemas” -> “Certificados”. Se você usa um certificado A1, selecione a aba “Certificados A1 (Arquivo)”.

O download do arquivo XML só pode ser efetuado após a “Ciência da Emissão” ou “Confirmação da Operação”. Nestas opções do programa, somente 10 arquivos em XML podem ser baixados a cada acionamento da ferramenta. Tudo isso é feito manualmente.

Se você tem uma ferramenta como o Qive, tudo isso muda de figura.

No software é possível consultar, emitir, transmitir e eliminar múltiplas notas, sem precisar mexer em cada uma por vez. No caso de ter apenas o DANFe, não é necessário ter a chave de acesso. Todos estes processos são reduzidos e otimizados.

Você acaba reduzindo o trabalho que precisaria envolver uma equipe de mais de cinco funcionários para apenas um ou dois. E, ao mesmo tempo, a eficiência do time reduzido se amplia graças aos recursos presentes numa aplicação como o Qive.

Tem alguma sugestão ou dicas? Não deixe de comentar.