Covid-19: como prevenir em escritórios e empresas

Nos últimos meses temos vivenciado a pandemia mundial do Covid-19, que gerou o isolamento social e uma série de medidas foram tomadas para enfrentar as consequências desse problema. 

Além dos cuidados pessoais para evitar a transmissão é preciso estar atento para outras formas dessa transmissão, como por exemplo por meio de papeis. E nesse ponto, os contadores precisam ficar atentos, pois há ainda muito acúmulo de papéis em formas de documentos contábeis e registros fiscais na área relacionada à contabilidade.  

Neste artigo ajudaremos os profissionais a criarem mecanismos para diminuir o uso dos papéis em seus escritórios, por meio da digitalização e também da implementação da tecnologia. Medidas que trazem precauções de doenças e ainda auxiliam e qualificam a evolução e melhora das demandas de serviço.

E para ajudar no entendimento do tema tão falado, e vivido, por todos nós nesse momento, chamamos a farmacêutica e pesquisadora Caroline Palmeira (Doutora pela UNIFESP) para nos ajudar na criação desse artigo, apontando e explicando tudo relacionado às questões técnicas de transmissão do coronavírus. 

Juntamente com a professora Janaína Dourado, especialista em contabilidade (Doutora pela PUC-SP), elaboramos esse artigo especialmente para os contadores ficarem alertas para as possibilidades de contaminação do Covid também em papeis. Além de uma demanda já necessária, agora mais do que nunca, é preciso que diminuamos o uso do papel em nossas rotinas profissionais.

1 - O que é o coronavírus, afinal?

O Coronavírus (CoV) é uma família viral que ganhou esse nome em meados do século XX, após análises em microscópio eletrônico, porque seu formato parecia com uma coroa.

Os vírus são as menores e mais simples estruturas de microrganismos que existem, possuem tamanho na casa dos nanômetros. Para multiplicarem-se, os vírus penetram uma célula e replicam-se, em um processo chamado infecção. Este processo pode, ou não, levar à morte da célula hospedeira, comprometendo assim as funções desenvolvidas por aquele tecido, órgão e sistema onde aconteceu a infecção. 

O mais novo vírus desta família é o SARS-CoV-2, identificado na China no final de 2019. Conhecido como o ‘’novo’’ coronavírus, pois existem outros membros desta família viral que já deflagraram importantes surtos de infecções pelo mundo. 

Segundo a Organização Mundial de Saúde, o vírus SARS-CoV-2 origina  a doença chamada CoVID-19. Esse nome foi escolhido baseado em sua relação genética com o vírus SARS-CoV original, que causou o surto de SARS (Síndrome Respiratória Aguda Grave) no sudeste asiático nos anos de 2002 e 2003. 

Todo o processo de replicação viral depende obrigatoriamente da maquinaria celular do hospedeiro, visto que o vírus é incapaz de se multiplicar quando está fora de uma célula.  

Entretanto ele pode permanecer vivo por dias em algumas superfícies, esperando pela sua próxima célula hospedeira, perpetuando assim sua multiplicação e disseminação. 

2 - Transmissão do Covid

Estudos aprofundados sobre as formas de transmissão do novo coronavírus ainda estão em andamento. No entanto, já é possível afirmar que  ocorre a disseminação de pessoa para pessoa: direta e indiretamente, porque a contaminação se dá por meio de gotículas respiratórias e através do contato com superfícies contaminadas. 

2a - Covid transmitido entre pessoas

A transmissão entre pessoas acontece por meio de um sujeito infectado, esteja ele com sintomas ou não, acontecendo por meio da dispersão de partículas virais que estão presentes nas secreções, como a saliva e o muco. Esse vírus tem grande afinidade pelas células do sistema respiratório, é aqui que eles se multiplicam. 

Importante lembrar que durante o período assintomático é sugerido que possa ocorrer a transmissão, porém em menor escala em razão de uma menor carga viral, mas não há resposta assertiva sobre esta questão até o momento. 

2b - Covid transmitido por meio de superfícies

Durante uma tosse podem ser liberados no ar cerca de 3.000 partículas de saliva, a uma velocidade de 22,3 metros por segundo. Já um espirro chega a conter até 40.000 gotículas, e algumas dessas saem do corpo a uma velocidade de quase 45 metros por segundo. 

Essas gotículas contaminadas podem ficar suspensas no ar e também podem ficar depositadas nas superfícies do ambiente, como por exemplo, em papéis. 

Outros atos como contato pessoal próximo, como um abraço, um aperto de mão, ou ainda o contato com superfícies contaminadas pode causar a transmissão.

3 - Objetos e superfícies contaminadas pelo Covid

Um estudo publicado no The New England Journal of Medicine, conduzido por Van Doremalen e colaboradores, estudou a estabilidade do SARS-Cov_2 em diferentes superfícies. 

O trabalho revelou que o SARS-CoV-2 persiste por até três horas na forma de aerossol, ficando suspenso no ar, e até três dias em superfícies como aço inoxidável e plástico. 

Também foram testados outros materiais, como o cobre e o papelão, sendo que no cobre a sobrevida foi de quatro horas e no papelão de vinte e quatro horas horas. 

Vale ressaltar que, na prática, a quantidade de partículas virais no aerossol liberado por um indivíduo contaminado pode ser maior do que a utilizada nos experimentos em laboratório, o que sugere então um tempo maior de viabilidade destas partículas no ar, por exemplo.  

Além disso, já existem evidências de que a transmissão também pode ocorrer pelas fezes, o que é uma grande preocupação. Ainda mais considerando que no Brasil cerca 48% da população não têm coleta de esgoto, segundo dados da Agência Senado obtidos pelo Instituto Trata Brasil. 

3a - Covid transmitido pelos papeis

Os cuidados relacionados com a higienização das mãos são essenciais para que evitar a disseminação do vírus. Esse ponto é crucial para impedir a transmissão, pois nossas mãos tocam distintos objetos e superfícies, como por exemplo papeis, em seus diferentes formatos. Fazendo com que os papeis sejam sim fontes possíveis de transmissão, caso estejam contaminados. 

Supondo que a partícula viral esteja ali na folha por 24 horas, como no papelão (afinal de contas ele foi o material mais semelhante já estudado neste ponto), então vamos refletir: 

• Por quantas vezes você toca o papel?
• Por quantas pessoas e lugares ele passou?
• Considerando o estudo que aponta que tocamos o nosso rosto ao menos 23 vezes por hora. Qual seria a chance de não só nos contaminarmos, como também de disseminar o vírus por onde passamos?

Dada essas reflexões, cabe então uma pausa para pensarmos e entendermos melhor qual lugar o papel ocupa na rotina dos contadores, em especial aqui lembrados e tratados.

4 - Uso excessivo do papel dentro da contabilidade

Não é novidade o fato de que a contabilidade é uma das profissões mais antigas do mundo e, devido a isso, ainda há uma discussão muito longa sobre o uso de papel para desempenhá-la. 

Nos princípios da profissão a contabilidade tinha o costume e tradição de trabalhar com escrituras feitas à mão e à máquinas de escrever para efetuar os livros e os registros em papel. A boa caligrafia, inclusive, era um dos principais requisitos para poder praticar a profissão, devido a alta demanda de escritas para que os registros fossem feitos. 

Com o processo de globalização e a tecnologia ganhando necessários e expressivos usos em todas as áreas então surgiram os sistemas contábeis, com o intuito de facilitar  e otimizar o tempo para alguns serviços. 

Porém, a adequação desses sistemas na profissão contábil ainda é um desafio para muitos profissionais, em especial, para àqueles que se formaram e exerceram a profissão à moda antiga. Estes ainda podem seguir um padrão e por desenvolverem um certo apego à profissão e a essa cultura do papel, possuem maior dificuldade. 

O processo de escrituração antigamente demandava um enorme espaço de tempo, além de produzir outras diversas dificuldades no trabalho. Por isso modernizar os documentos contábeis além de melhorar e aumentar a produção e qualidade do serviço, economiza uma boa quantidade de tempo e  esforço de trabalho.

4a - Benefícios de diminuir o uso de papel na empresa

O uso de papel em esferas contábeis já é considerado uma cultura bastante antiga como foi citado acima, porém, a substituição dos documentos em papel proporciona diversos benefícios para empresa. 

Além do quesito sustentável que é inegável e necessário, hoje em dia a importância dessa diminuição é muito mais intensa, devido à propagação do coronavírus, por meio dos documentos e superfícies que acumulam o vírus, então mais do que termos práticas que substituam o uso do papel. Essas práticas trazem vários benefícios:

• Aumento da produtividade → O que representa um significado relativo ao tempo de produção já que os sistemas contábeis fazem trabalhos manuais em questão de minutos;
• Melhoria da qualidade do serviço → Proporcionando maior confiabilidade nos dados já que os sistemas possuem uma menor chance de erro comparado à mão de obra humana;
• Facilidade de acesso às informações → O que diminui a necessidade de impressão e deixa clara as informações sem precisar perder tempo procurando papel e etc;
• Menos espaço físico nos ambientes → Os materiais de trabalho se tornam mais flexíveis e ocupam menos espaço, diminuindo o armazenamento de papel, livros e pilhas de relatórios.

  Os benefícios da diminuição do uso de papel são inúmeros e ajudam muito na dinâmica dos serviços. Pode-se considerar então que os malefícios são praticamente nulos.

5 - Como diminuir o uso de papéis dentro do escritório contábil

Todos os dados do mau uso do papel nos escritórios como um todo já foram citados, agora vamos a ação! 

Como diminuir esse uso e praticamente anulá-lo da sua vida profissional? As principais dicas são

• Digitalizar arquivos

Descobrir que as utilidades de algumas impressoras vão além de basicamente passar um documento de uma máquina para um papel é um fato muito importante nesse processo. Além de contar hoje em dia com aplicativos de celular feitos apenas para esta utilidade, CamScanner, ScanBot e Genius Scan são bons exemplos para isso.

• Assinatura digital

O certificado digital ajuda e muito as empresas a se desenvolver tecnologicamente. Ele possibilita a assinatura de documentos fiscais e contábeis sem a necessidade de imprimir, assinar o papel com caneta e digitalizar novamente. É um auxílio que economiza tempo e aumenta a confiabilidade dos documentos.

• Salvar arquivos na nuvem

Armazenadores de dados como o Google Drive, por exemplo, são muito bem vindos para o armazenamento dos documentos quando digitalizados. Além de proporcionar o acesso em qualquer lugar, por meio de aparelhos móveis como notebooks e celulares, economiza um bom espaço dentro do escritório, que pode ser usado para outros fins que não seja guardar papéis e mais papéis. 

• Emitir Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal é um dos documentos que mais demanda o uso de papel dentro dos escritórios. Emiti-la através de sistemas inteligentes e totalmente online é uma ótima sugestão para diminuir essa demanda. Existem sistemas extremamente eficazes como o da Qive que podem ajudá-lo a solucionar esse problema.

6 -  Higienização dos Ambientes

Além das ações práticas de mudanças de hábitos contábeis, importante lembrar e alertar também para a higienização dos ambientes.

O indicado é utilizar produtos que contenham cloro em sua formulação, como por exemplo: a água sanitária, sabão, desengordurantes, limpadores multiuso e desinfetantes em geral.  

O recomendado é que quanto maior a circulação de pessoas, mais frequente deve ser a higienização do ambiente, então se em seu escritório ainda têm fluxo de pessoas, comece hoje mesmo com limpezas e organizações pra diminuir o uso de papeis.

E no caso de escritório com muitos funcionários, então o ideal é que a limpeza seja feita diariamente e com todos os cuidados possíveis. Assim como devem ser disponibilizados álcool em gel para o uso constante nas mãos e limpeza de aparelhos que entram em contato direto com os funcionários como celulares, computadores, teclados, mouses, maçanetas das portas e puxadores de armário, entre outros. 

Ainda faltam estudos para chegarmos a conclusões e definições mais assertivas sobre o que é ideal e como devemos proceder nessa situação, mas os dados científicos existentes de outros surtos e também de outros gerados nesses poucos meses de estudos sobre o novo coronavírus, nos ajudou a construir esse artigo.

Em decorrência do grande empenho da comunidade científica, é possível afirmar que estamos em meio ao maior problema de saúde pública mundial dos últimos 100 anos, e toda ação preventiva que pudermos tomar neste momento é fundamental para que essa pandemia seja superada. 

7 - Cuidados e prevenção 

Diante do que foi apresentado, podemos compreender que quando falamos em transmissão tudo se resume ao contato.  Seja pessoa a pessoa ou com superfícies contaminadas, seguida de contato com o nariz, boca ou possivelmente os olhos, levando assim a infecção.

 Neste caso a melhor forma de prevenção é a higienização pessoal, em especial das mãos, e do ambiente. No caso de contadores e grandes empresários deve-se, além de ter todas as medidas de higienização citadas, evitar o contato direto com clientes e fornecedores e, até mesmo entre si.

Reuniões devem ser marcadas por meio de plataformas digitais, evitando assim possíveis aglomerações de pessoas. Dentre as plataformas muito utilizadas antes desse processo e muito bem aproveitadas agora, podemos citar Google Meet, Zoom, Skype e Microsoft Teams. 

Para a higienização das mãos, que deve ser frequente, o mais indicado é a lavagem com água corrente e sabão, ou ainda utilizar o álcool a 60%-70%, seja líquido ou em gel. 

Estes processos devem ser realizados em toda a superfície das mãos até os punhos, com atenção para a região entre os dedos e nas pontas dos dedos. O ideal é que a lavagem completa ocorra durante, pelo menos, 20 segundos. 

No caso do álcool, caso utilizada uma porcentagem menor que 70% pode-se comprometer a eficácia, e caso seja maior que 70%, além de também ter a eficácia comprometida, pode-se causar irritações na pele.

8 - Diminuir uso de papeis em escritórios é necessário

Diminuir o uso do papel trás inúmeros benefícios para empresa. No atual momento de pandemia que vivemos então, essa diminuição é muito bem-vinda, pois qualquer iniciativa de prevenção é válida e todos devemos fazer a nossa parte. 

Portanto, modernizar os documentos contábeis de escritórios e assim diminuir a demanda da utilização do papel é uma das alternativas mais viáveis que esses profissionais podem adotar para que, mesmo quando o controle do vírus for conquistado, vire um hábito de melhores práticas. 

Toda essa necessidade pode ser entendida como uma oportunidade de melhora para as empresas e deve ser vista como algo benéfico para pessoas físicas e jurídicas. 

Se você tiver dúvidas sobre o assunto ou desejar fazer suas considerações, deixe seu comentário ou escreva diretamente para as autoras desse texto: Drª Caroline Palmeira: carolinepalmeira@vamosescrever.com.br; ou Drª Janaína Dourado: janainadourado@vamosescrever.com.br

Bônus: Sintomas do coronavírus.

Os coronavírus são responsáveis por infecções respiratórias que podem atingir níveis variados de intensidade. De acordo com o Ministério da Saúde, o período médio de incubação por coronavírus é de cinco dias, com intervalos que chegam a doze dias ou mais, que é o tempo entre a contaminação e a instalação da doença.  

Geralmente, a doença se instala de forma leve a moderada, com sintomas semelhantes a um resfriado. Os sintomas mais comuns são; coriza, febre, dores de cabeça, dor de garganta, tosse, ou até mesmo nenhum sintoma - que é o que acontece na maioria dos casos - tendo a resolução do quadro em questão de dias.

No entanto, estirpes mais agressivas podem levar a quadros graves de pneumonia, com insuficiência respiratória e choque séptico, podendo ser fatais, principalmente em pacientes considerados como grupo de risco. 

Esses pacientes são idosos (pessoas com mais de 60 anos), imunossuprimidos, como indivíduos que apresentam uma deficiência imunológica, como as imunodeficiências de causas genéticas ou adquiridas, por exemplo a provocada pelo vírus HIV, aqueles que fazem uso de doses médias ou elevadas de corticóides, de imunomoduladores e/ou de drogas biológicas com agentes anti-TNF-alfa (Infliximabe, Adalimumabe), e pacientes com doenças crônicas como diabéticos, hipertensos e asmáticos.