Consultar NFe pela Sefaz SC: saiba como fazer

A consulta de Nota Fiscal eletrônica (NFe) é uma das ações mais importantes no dia a dia da gestão tributária de uma empresa.

Verificar se a nota é autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz), por exemplo, é essencial para evitar dores de cabeça com o Fisco, caso a empresa passe por uma auditoria de suas operações fiscais.

A Sefaz de Santa Catarina também permite a consulta e o download das NFes de forma gratuita por meio de um certificado digital A1 ou A3 e um software especializado nesse tipo de operação.

Mas como é feita esta consulta? Veja também o que é necessário para fazer esse trabalho de maneira rápida e fácil!

Como é feita a consulta pelo site da Sefaz-SC?

Não mentiremos: a consulta pelo site da Sefaz é trabalhosa, com vários detalhes que precisam de muita atenção por parte de quem realiza a operação.

Faça o download do aplicativo e a instalação do Java, caso não o possua (o site disponibiliza o download de forma gratuita). Depois, cadastre e inicie o destinatário de cada empresa que pretende inserir no programa.

Depois disso, vá até o menu “incluir”, preencha corretamente os campos e clique no mesmo botão. Depois, siga o seguinte passo a passo:

• Encontre a chave de acesso da NFe;
• Preencha os dados para a consulta da NFe resumida, ou NFe detalhada;
• Clique em “continuar”;
• Visualize e confira a validade jurídica da NFe.

A chave de acesso, que é obrigatória, é um código com 44 posições presentes no DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) ou no DACTe (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico).

Além disso é necessário digitar o captcha, as letrinhas que confirmam que você não é um robô.

Como funciona a consulta da NFe na internet?

Além do site da Sefaz, diversos outros sites oferecem a consulta ou “baixar o arquivo XML”. Muitos desses sites não exigem o certificado digital e isso pode expor as informações da Nota à terceiros mal intencionados.

É possível montar um XML falso com as informações presentes na chave de acesso que o contribuinte utilizar na consulta, porém se não está autorizado o uso pela Sefaz, esse arquivo não tem validade alguma.

No caso do Qive, apesar da plataforma consultar automaticamente diversas notas sem a chave de acesso, o programa é conectado à Sefaz, exige o certificado digital e garante a autorização de uso.

A consulta de validade jurídica é obrigatória?

Se sua empresa é o destinatário da NFe, a consulta da validade jurídica é obrigatória. Entretanto, o Fisco não exige a impressão de qualquer documento que comprove a consulta.

Essa verificação, da parte deles, é feita por meio de um banco de dados que registra todas as operações contábeis dos entes do mercado.

O documento cobrado pelo Fisco em caso de fiscalização, é o arquivo XML das Notas Fiscais. Esses devem ser armazenados pelo período de 5 anos, segundo a lei vigente.

Não armazenar essas Notas emitidas contra o CNPJ da empresa pode acabar em multas de até R$1.000,00 por arquivo XML perdido.

Caso sua empresa precise consultar e armazenar automaticamente, sem a necessidade de digitação da chave de acesso, teste o Qive gratuitamente.

Por quanto tempo a NFe poderá ser consultada?

A consulta à Nota Fiscal eletrônica fica disponível por 90 dias. Após esse prazo, um resumo com as informações básicas da transação (dados do emitente, destinatário e valores totais) e sua situação (se autorizada, cancelada ou denegada) fica armazenado para consulta.

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Dá para consultar várias notas fiscais de uma vez no site da Sefaz SC?

Não. Só é possível consultar o status de uma NFe por vez. Isso é um grande empecilho para a gestão eficaz dos processos. Pensando nisso, o Qive fornece uma solução para fazer esse trabalho de maneira mais rápida e eficiente, com a consulta de várias NFes em pouco tempo.

Como a Qive faz consulta de NFe diretamente da Sefaz SC?

O Qive consulta, baixa e armazena todas as NFe, NFSe, NFCe e CTe de maneira automática. Não há limite de notas e a plataforma faz toda a gestão dos documentos fiscais, permitindo que seu departamento fiscal ou escritório de contabilidade filtre as demandas por notas, informações específicas (CNPJ emitente, empresa, etc) ou até por NFes que contenham produtos específicos.

Além disso, os relatórios gerados podem ser usados na análise estratégica da empresa, pois eles contêm dados importantes sobre a operação do negócio. Na consulta de NFe pela Qive, não existe o prazo limite de 180 dias. As notas ficam disponíveis pelo tempo estabelecido pela legislação para o arquivamento: cinco anos.