6 Razões para adotar um portal de fornecedores

Quem busca eficiência operacional e fortalecimento das relações com os parceiros, precisa considerar a adoção de um portal de fornecedores. Geralmente, grandes empresas já possuem uma relação de seus fornecedores e, por isso, para as pequenas e médias, esse pode ser um diferencial relevante e impulsionador do crescimento do negócio. 

Mas afinal, o que é um portal de fornecedores e por que ele é tão importante? A seguir, daremos 6 razoes para adotar esse tipo de ferramenta. 

O que é um portal de fornecedores?

Um Portal de Fornecedores é uma plataforma online que permite que uma empresa gerencie suas relações com fornecedores de forma centralizada e eficiente.  Ela permite a listagem e cadastramento de novos fornecedores através de processos automáticos, eliminando o uso de planilhas e fichas cadastrais manuais. Assim, seu negócio pode centralizar todas as informações e dados relevantes 

A ideia é ganhar agilidade no cadastro de novos parceiros comerciais e melhorar a relação entre ambos. Quer saber as razões pelas quais você deveria implementar essa ferramenta na sua empresa? Leia a seguir. 

Quais os benefícios de um portal de fornecedores?

Comunicação

Um bom portal oferece ferramentas para comunicação direta entre a empresa e seus fornecedores, como mensagens instantâneas, notificações e fóruns de discussão. Ou seja, a plataforma centraliza todas essas interações para facilitar o acesso e a comunicação eficaz. Além disso, você se beneficia de: 

• Agilidade para envio de mensagens
• Organização 
• Personalização, com configurações de alertas 
• Histórico, com registros de todos os momentos de contato.

Gestão de documentos

Facilita o compartilhamento e o armazenamento de documentos importantes, como contratos, certificados, faturas, notas fiscais (NFes e NFSes) e registros de qualidade. Essa funcionalidade é uma das mais estratégicas para a gestão de uma empresa porque é um local seguro, organizado e garante que somente pessoas autorizadas tenham acesso.  

Gestão de pedidos e pagamentos

Facilitadora do processo de solicitação, aprovação e acompanhamento de pedidos de compra, como pagamento e entrada de estoque, assim como o processamento de faturas. Uma vez implementado, o portal de fornecedores agiliza processos como esses e acelera as operações de compra.

Além disso, você deve esperar transparência em tempo real: isso permite que ambas as partes acompanhem o pedido e resolvam qualquer obstáculo com mais rapidez. 

Cadastro de fornecedores

Esse é o primeiro passo para uma gestão eficiente da sua cadeia de suprimentos. Permite que os fornecedores se registrem na plataforma, mesmo sem implementação do lado deles. Você fornece o acesso para adicionarem as informações atualizadas sobre suas empresas, produtos e serviços.

Assim, há centralização, padronização e atualização contínua dos parceiros. Inclusive, O cadastro de fornecedores pode auxiliar no cumprimento de normas e regulamentações, como a Lei Anticorrupção, garantindo a segurança e a conformidade da empresa.

Avaliação de fornecedores

Além de ter o cadastro em dia, é preciso acompanhar e avaliar o desempenho de seus fornecedores com base em diferentes critérios como qualidade, pontualidade na entrega, conformidade regulatória, atendimento ao cliente e outros pontos essenciais para a sua gestão.

Monitoramento de desempenho

No mesmo tópico sobre a avaliação dos fornecedores, saiba que uma boa plataforma viabiliza ferramentas necessárias para realizar monitoramentos da sua parceria. Isso, ao longo do tempo, permite identificar áreas de melhoria e oportunidades de otimização de parceria, como renegociação de contratos.

Portal de fornecedores da Qive

É impossível falar de portal de fornecedores sem mencionar que essa ferramenta também é oferecida pela Qive.

Além de auxiliar a sua empresa a encontrar bons fornecedores, também viabilizamos funcionalidades para um relacionamento forte com eles. Você pode trazê-los para a plataforma, sem a necessidade de implementação do lado deles e também encontrar outros que já estão por lá.

O portal funciona como um banco de dados e permite realizar pesquisas digitando o Nome Fantasia, CNPJ ou Razão Social. Viabilizamos também filtros de pesquisa através da localização da empresa, avaliação, CNAE e NCM.

Ao clicar em qualquer um dos resultados, uma nova página abre e você visualiza os dados gerais da empresa, incluindo a data de abertura, o quadro societário e o contato. Com a Qive, você pode criar cards com seus contatos mais próximos, facilitando a comunicação com o fornecedor. Além disso, é possível adicionar e acessar todos os documentos relevantes entre seu negócio e o fornecedor utilizado, centralizando o acesso e facilitando seu dia a dia.

As funcionalidades do Portal de Fornecedores da Qive são: 

• Autenticação e autorização dos usuários, definindo permissões específicas para cada um, garantindo diferentes níveis de acesso.
• Listagem de Documentos dos Fornecedores/Clientes para facilitar a navegação por grandes volumes.
• Visão geral de todos os documentos em um único painel, mostrando indicadores chave, como documentos pendentes, aprovados, e em análise.
• Filtros avançados para refinar a busca de documentos, como datas, status, valores, fornecedores específicos, e outros.
• Atribuição de ordens de compra a responsáveis específicos e exclusão das ordens com histórico de alterações e justificativas documentadas.
• Envio de convites para seus fornecedores.
• Download das NFes e NFSes em formato XML e PDF.

Depois de conhecer as 6 razões para adotar um portal de fornecedores na sua empresa, é hora de dar o primeiro passo. Que tal experimentar grátis o Portal de Fornecedores da Qive?