Como fazer conferência cega de mercadorias

Alcançar a eficiência operacional é um dos grandes objetivos de uma empresa e no setor de logística essa meta se torna ainda mais relevante.

O processo de recebimento de mercadorias é algo que exige atenção e agilidade. Para garantir uma boa produtividade no negócio, metodologias como a conferência cega são fundamentais.

Neste post, você aprenderá mais sobre esse conceito e como colocá-lo em prática. Confira!

O que é conferência cega?

Segundo a Lei Federal nº 8.846, de 24 de janeiro de 1994, todo recebimento de carga precisa ser acompanhado de um documento fiscal. Quando uma carga chega, o time do setor logístico é encarregado de conferir o que foi recebido, geralmente, utilizando como balizador o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Só que a ação de contar as mercadorias compradas também pode ser realizada de outra maneira: às cegas. Nesse tipo de conferência de cargas, o responsável não tem acesso ao documento fiscal e realiza uma contagem mais detalhada, informando o número exato de cada item entregue.

Qual é o objetivo da conferência de cargas?

Também chamada no meio logístico de “contagem cega”, essa metodologia tem como principal objetivo confrontar o pedido de compra com o que está escrito na nota fiscal e o que foi recebido. Tudo isso antes que os produtos deem entrada no estoque.

Quando realizado corretamente, o processo de conferência cega:

• Proporciona aumento da acuracidade do estoque;
• Reduz as perdas verificadas nos inventários;
• Diminui o recebimento de itens em discordância com a ordem de compra;
• Evita erros comuns, como troca de produtos e marcas, quantidades e validades.

Como funciona a conferência cega de mercadorias?

O processo de conferência cega pode ser feito de diversas maneiras. Tanto grandes empresas como indústrias, supermercados, hospitais e pequenos negócios têm seus pormenores. Conheça a seguir alguns exemplos de conferência na prática.

Tudo começa com a entrada do material, fase em que os veículos das transportadoras são posicionados nas docas para a descarga. Alguém da equipe de compras pode acompanhar e se a carga não estiver segundo os parâmetros utilizados pela empresa, ela pode ser, por exemplo, paletizada.

Mas nas pequenas empresas não há espaço e nem necessidade de docas. As entregas são feitas no próprio endereço comercial, diretamente na portaria da empresa. Assim, pode não ser necessária a utilização de paletes.

O segundo movimento é a conferência quantitativa, que tem como objetivo verificar as mercadorias recebidas e compará-las com as ordens de compra ou pedidos e notas fiscais dos fornecedores. Nesse caso, são avaliados fatores como:

• Quantidades;
• Valores negociados;
• Condições de pagamento;
• Programação de entrega prevista.

Caso seja necessário, a tarefa deverá incluir a triagem de outros documentos, como certidões, licenças, certificações, manuais, registros, guias, garantias etc. Em grandes indústrias, por exemplo, podem ser referentes a matérias-primas com comercialização restrita e/ou perigosos.

Já em hospitais, medicamentos quimioterápicos, termolábeis (materiais ou medicamentos que necessitam controle de temperatura) ou ainda itens importados que dependem da homologação da Anvisa (como vacinas importadas e medicamentos importados).

É nessa etapa que entra a conferência cega. O processo envolve a identificação e registro de forma independente (em planilhas ou no sistema de gestão utilizado pela empresa, o ERP) da quantidade recebida. A contagem é feita de forma manual, por meio de cálculos e pesagem.

Nesse sentido, supermercados podem receber milhares de caixas de potes de sorvete que são paletizados e contados um a um. Já em hospitais, a carga pode ser de poucas ampolas, próteses usadas em cirurgias ou insumos específicos que chegam a milhares de reais.

Na maioria das vezes, a conferência de cargas às cegas é realizada por dois ou mais colaboradores. O segundo funcionário já tem em mãos o espelho da nota fiscal e as informações passadas pelo primeiro conferente. Sua tarefa é comparar as quantidades e o que foi apresentado. Caso haja diferença, é feita uma nova conferência para “tirar a prova”.

Se ainda acontecerem discrepâncias, mesmo depois da recontagem, o próximo passo será definido caso a caso. Em grandes empresas, é bem comum que um grande pedido seja entregue fracionado, obedecendo uma programação feita pelo setor de compras.

Caso ainda haja um problema, a solução é conversar diretamente com o comprador que fez o pedido. Os produtos podem ser devolvidos ou uma autorização especial para o recebimento precisa ser emitida. Somente com ela os produtos podem dar entrada na empresa, finalizando o processo de recebimento.

Nas pequenas empresas, caso não haja um setor de recebimento fiscal ou mesmo almoxarifado, a própria pessoa responsável pela recepção pode fazer o recebimento. Contudo, a nota fiscal deve ser encaminhada ao setor administrativo e somente após sua análise que a conferência pode ser autorizada.

Como a Qive pode ajudar?

Que tal fazer mais e melhor com a utilização de novas tecnologias inovadoras? Com o uso da Qive, sua empresa (não importa o tamanho) pode ser mais eficiente quando o assunto é conferência cega.

Essa plataforma inteligente realiza a consulta e gestão de documentos fiscais, como NFe, NFSe, NFCe, CTe e CTe OS. É possível, inclusive, acessá-los dentro do seu sistema de gestão antes mesmo das mercadorias chegarem à empresa.

Ao utilizar a Qive, a portaria ou setor de recebimento da sua empresa pode utilizar marcadores indicando que o produto foi liberado através da nota fiscal dentro do portal. Outro benefício é a conferência cega de acordo com o XML.

Se não estiver tudo conforme, é possível realizar o manifesto do destinatário – e tudo isso pode ser acompanhado pelo setor fiscal da empresa em tempo real e com os registros de histórico de ações na nota.

Conclusão

No processo de conferência de cargas às cegas é realizada uma dupla checagem: a primeira sem as quantidades adquiridas e a segunda comparando o que foi recebido com a nota fiscal.

Deu para perceber, a partir dos exemplos de conferência mostrados, o quanto é importante realizá-la tanto em grandes quanto em pequenas empresas. É a garantia de que o pedido recebido e pago realmente equivale ao que está na ordem de compras e na nota fiscal.