10 passos para evitar erros no fluxo de caixa e fechamento do mês

O fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental para organizar a previsão de custos e receitas da sua empresa, sejam em negócios mais estruturados ou em pequenas companhias. Ele provavelmente será o primeiro passo na organização da sua análises financeiras, organizando as entradas e saídas de recursos.

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Com um fluxo de caixa organizado, é possível monitorar, organizar e prever o fechamento do mês. Os custos podem ser gerenciados diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente para verificar a saúde financeira do negócio e seu atual estágio.

Separamos 10 passos para evitar erros na organização do fluxo de caixa, afastando a possibilidade de sustos com surpresas negativas no seu empreendimento.

Deixe os pagamentos em dia

Vai começar a organizar seu fluxo? Abra um arquivo no seu computador num programa Excel ou equivalente. Com a planilha aberta, organize os custos do seu negócio. Contas de água, luz e custos de investimentos devem estar neste documento.

Instituições como o Sebrae possuem modelos de planilhas para fluxo de caixa. Você pode baixar um deles pela internet.

Monte um planejamento com suas contas e previsão de recebimentos num prazo de três meses. O inventário pode ser organizado da forma que for mais conveniente ao seu negócio. A partir dos pagamentos feitos em dia, você pode desenvolver melhor o fluxo da sua empresa.

Separe, claramente, o que é despesa e o que é investimento

Esta é uma dica básica, mas ela precisa constar na sua planilha. O que for um gasto para sua empresa, uma despesa, deve estar simbolizada com ‘-‘ ou escrita com a letra vermelha. No caso de investimentos, o valor deve estar com o símbolo de ‘+’ ou escrito em verde. A separação feita desta forma evita confusões e permite traçar a receita da empresa. Se a diferença entre os dois valores for positiva, você já pode recolher algum lucro ou fazer novos investimentos. Em caso de resultado negativo, isso pode significar que sua empresa está numa fase inicial de investimento ou adversidades de um momento específico.

Quando as despesas superam os investimentos ou a receita total do seu negócio, um problema financeiro mais sério pode comprometer o seu trabalho. Por isso é importante saber como está a situação do fluxo de caixa.

Antecipe, em prazos, os ganhos do seu negócio

O seu negócio está começando a andar? Há clientes prospectados que deram retorno? Coloque na mesma planilha do fluxo de caixa prazos para os ganhos do seu negócio. É sempre na coluna oposta ao de custos. A diferença entre ambos resultará na receita da sua empresa, que dará o panorama do andamento do seu empreendimento.

O saldo também pode aumentar com a antecipação dos ganhos. Como podemos fazer isso? Há duas formas que contribuem para a otimização do caixa da sua empresa.

Uma delas é manter contato contínuo com clientes para não haver atrasos nos pagamentos. Quanto melhor o fluxo de caixa nesses casos, mais dinheiro você terá para fazer os investimentos necessários visando o crescimento.

A segunda frente é manter o olho na possibilidade de crédito para obter os financiamentos necessários. Isso diminui o perigo da inadimplência e melhora o andamento do negócio.

Tenha um horizonte para o seu empreendimento

“Como você se imagina daqui a cinco anos em sua carreira?” é uma pergunta muito comum direcionada a universitários ou para empregados na mira de recrutadores. Assim como qualquer profissional, a sua empresa precisa ter um horizonte para visualizar em suas ações.

Dentro do fluxo de caixa, o horizonte pode ser desenhado para um ano depois do lançamento de suas atividades. No entanto, se o seu negócio for ligado ao ramo de alimentos, talvez seja prudente se planejar para daqui a três meses, pensando no período da safra.

O importante é ter um objetivo na administração do fluxo de caixa.

Dê uma estrutura para o seu negócio

O fluxo não tem sentido também se não existem detalhes do que se fazer com as despesas e os recebimentos. É necessário então organizar uma estrutura de detalhes dos gastos, o que resultará no orçamento dentro do seu plano de negócios. Sem base, você não vai entender por que o dinheiro entrou e como ele sairá para chegar num objetivo com seu empreendimento.

Faça atualizações realistas do fluxo de caixa

Estava esperando um determinado retorno e ele não veio conforme o esperado? Um custo relacionado a produção do seu trabalho subiu de preço na atual situação do Brasil? Faça mudanças no fluxo de caixa considerando o novo cenário. E não seja excessivamente otimista: Isso aumenta as chances de surpresas negativas num futuro próximo. Faça previsões com os dois pés nos chão, mas sem deixar de sonhar com um destino para o seu negócio.

Diversifique fornecedores

Trabalha em uma quitanda? Tenha diferentes atacadistas para repor o seu estoque. Gerencia um negócio de comunicação? Diversifique suas fontes de receita e contrate diferentes funcionários para serviços distintos. Lida com negócios de serviços? Mantenha fornecedores de qualidade para dar a sua melhor entrega. A diversificação das fontes faz parte da atualização do seu fluxo de caixa, que deve estar adequado ao tipo de negócio que você toca e ao atual estágio dele.

Antecipe problemas

Uma praga vai atingir sua plantação? A demanda de serviços caiu absurdamente comparado a um mês atrás? Seu fornecedor deixou de atuar no mercado? Tente antecipar problemas que vão atingir em cheio o seu negócio. Uma boa visão de mercado consegue segurar as bases e o horizonte do seu negócio.

Classifique suas despesas e investimentos

Voltando à planilha do fluxo de caixa e saindo das consequências dela, separe os gastos de despesas e investimentos em pelo menos três categorias. Os imediatos são prioritários, os intermediários são de médio prazo e há os de longo prazo.

As despesas imediatas impedem o funcionamento da empresa se não forem pagas, enquanto os financiamentos necessários fazem o negócio continuar se movendo. Há gastos que podem ser cortados em momentos de aperto, por isso é fundamental qualificar para que serve o seu dinheiro.

Mantenha a disciplina nos procedimentos

Depois de todas as dicas, o fundamental é manter um rigor na avaliação das contas da sua empresa. Contraiu dívidas? O fluxo de caixa serve para dar uma previsibilidade de quando ela será sanada. O lucro veio neste mês, o que faço agora? O gerenciamento das despesas e dos investimentos permite pensar onde investir no futuro.

Desta forma, você terá um fechamento de mês muito mais tranquilo.

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