Proteção na Black Friday contra fraudes e prejuízos fiscais

O período de Black Friday é sempre muito conturbado, o varejista fica exposto a fraudes e prejuízos como: sequestros de site, ataques DDoS (envio de um grande número de requisições para derrubar o site), phishing (envio de e-mails falsos, redirecionamento a websites falsos), entre outros, além da grande movimentação de estoque.

A empresa Konduto, que oferece uma solução antifraude para lojas virtuais, mostrou em um estudo que em 2016 as tentativas de fraudes em compras no e-commerce caíram 6,5% em relação à 2015, o que é uma boa notícia para o varejista.

Mas, os documentos fiscais como notas de entrada, saída, devoluções e cancelamentos, costumam ficar esquecidos com tanta correria nesse período, o que pode ser um perigo para a empresa, pois muitos detalhes tributários precisam ser acompanhados constantemente para garantir que a empresa esteja em dia com o Fisco.

Veja algumas maneiras de garantir tranquilidade na Black Friday, com a prevenção contra fraudes e o acompanhamento correto da contabilidade da loja virtual:

Investimento em segurança

Investimento em segurança nunca é demais, no período de Black Friday há um grande potencial de phishers e outros mal intencionados tentarem invadir o sistema de transações da loja virtual.

Além disso, o varejista precisa manter seus documentos fiscais em segurança. Deixá-los armazenados no computador pode ser um grande erro, tendo em vista que aquele terminal pode ser atacado a qualquer momento ou sofrer avarias, perdendo todos os arquivos.

Por isso, o Qive fornece uma solução totalmente segura e na nuvem, eliminando a necessidade de pastas no computador. Assim, não ocorre a possibilidade de roubarem seus documentos fiscais.

Além dos dados do varejista, os dados de compra do cliente também devem estar totalmente protegidos, garantindo que o site é confiável. O certificado digital SSL ativo no site é um dos itens primordiais que você deve levar em consideração, ele mostra um cadeado no topo da tela, indicando que aquela operação está protegida dos olhos de terceiros.

Nunca perder a organização e controle dos documentos

Como é um período cheio de promoções, o aumento da demanda pode desestabilizar o controle sobre os documentos de compra e venda de mercadorias, o que afeta, e muito, o estoque.

Veja algumas dicas para não se perder em meio às encomendas:

Devolução de compra

Na Black Friday, se o varejista coloca certo produto em promoção, é natural que aquele produto venda muito mais que os outros e assim sua encomenda será maior.

Imagine que no momento da entrega, o fornecedor descarrega o pedido errado, seja porque veio uma quantidade menor, ou porque não é aquela cor do produto que foi encomendada, para devolver a compra é necessário emitir uma nova NFe, pois qualquer mercadoria só pode ser transportada se estiver acompanhada de uma NFe.

É importante frisar que o que caracteriza a devolução dentro da NFe é o CFOP específico para esse tipo de situação. São diversos códigos possíveis para a devolução de um produto.

Para o fornecedor saber quais foram as devoluções do mês, é necessário: consultar manualmente pelo site da Sefaz, através da chave de acesso do DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica), ou utilizar um aplicativo inteligente que identifique os CFOPs de devolução.

Essa devolução tardia poderia ter sido evitada se o varejista tivesse as notas que foram emitidas contra o seu CNPJ em tempo real. Assim que ele checasse o pedido na nota, aquele produto não chegaria a ser entregue errado, teria sido corrigido antes da entrega.

Com a Qive é possível ter NFes, CTes e NFSes emitidas contra o CNPJ do varejista automaticamente, fazendo com que a loja virtual não atrase nenhuma de suas entregas e tenha todos os seus documentos sob controle.

Assim como você realiza a consulta de nota fiscal regularmente, é extremamente importante manter a manifestação do destinatário em dia. Ela não somente permite que você baixe o XML das notas válidas, como também garante que ignore completa e legalmente os documentos equivocados.

Manifestação do Destinatário

A loucura das compras na Black Friday pode levar você a esquecer de fazer aquela boa vigilância sobre seu próprio CNPJ. A manifestação do destinatário é uma operação necessária.

Ao fazer a manifestação do destinatário você tem quatro ações possíveis:

•      Dar ciência da emissão – é uma manifestação do destinatário inconclusiva, sem todos os elementos necessários para julgar e confirmar a veracidade da nota. Você pode fazê-la para receber o documento antes do produto, por exemplo.
•      Confirmar a operação – neste caso, o produto foi recebido e a manifestação é feita para que seja armazenado o XML, arquivo válido e original da NF-e.
•      Informar a não realização da operação – se a compra foi feita mas não tinha estoque, a nota deve ser desconhecida durante a manifestação do destinatário.
•      Desconhecer a operação – a compra não foi feita, mesmo assim existe uma nota. Este é o caso da manifestação de desconhecimento.

Olhando assim, nem parece tão difícil. Mas imagine fazer tudo isso durante uma Black Friday pegando fogo!!!

Notas frias

Principalmente na Black Friday é preciso ficar atento também às notas frias.

Notas frias são notas emitidas para uma loja, sem que a mesma tenha feita a compra de algum produto ou sequer tenha conhecimento da operação. Normalmente as empresas não ficam sabendo dessas notas e posteriormente podem ser questionadas pelo Fisco sobre o motivo de não terem escriturado tais notas e pago os devidos impostos.

Para que o varejista não tenha que pagar multas indevidamente, é preciso controlar o que terceiros podem fazer com o nome da empresa. Por isso, a frequente consulta de NFe precisa existir na rotina do varejo.

Consultar NFe permite o acompanhamento detalhado das notas que constam contra o CNPJ, na data em que foram emitidas. Essa vigilância permite que o varejista reaja rapidamente realizando a manifestação do destinatário, ou seja, avisando à Receita Federal formalmente de que sua empresa desconhece a transação e evitando as penalidades.

Ataques que podem fazer o site “cair”

Conhecido como ataque DDoS (que basicamente significa ataque de negação de serviço). Esse ataque visa enviar um grande número de requisições para um determinado local, para derrubá-lo.

Além dos terceiros mal intencionados, o aumento de volume de tráfego pode ter naturalmente um aumento significativo. O site está preparado para isso? Quantas pessoas podem acessar a página da loja virtual simultaneamente.

É comum que promoções atraia muitos clientes e também tem sido comum a descoberta de erros nos preços de sites nesse período, como a venda de uma máquina de lavar por R$50,00 (preço no site), ao invés de R$500,00 (preço que deveria estar no site), o que alimenta ainda mais o volume de pessoas tentando acessar aquele produto.

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Obrigatoriedades fiscais que não podem ser esquecidas

Alguns pontos sobre a vida fiscal do varejo não podem ser deixadas de lado, muito menos num momento com tantas notas recebidas e emitidas.

CEST

A atualização e revisão do código CEST na NFe a partir de 1º de abril de 2018 para o comércio varejista.

Essa atualização contemplará ao todo 832 produtos de 25 segmentos de mercadorias que deverão ter o CEST descrito na hora de emitir a NFe.

A partir da data citada acima, quem não especificar o CEST nas Notas Fiscais que tenham produtos submetidos à substituição tributária ou antecipação de recolhimento do ICMS, corre o risco de sofrer uma rejeição da Nota pela Secretaria da Fazenda (Sefaz). Em alguns casos a empresa pode ser até mesmo penalizada com um bloqueio temporário de suas atividades até regularização da situação fiscal.

Para entender melhor essa obrigação, é necessário consultar um profissional contábil.

Armazenamento dos documentos fiscais

Segundo a legislação brasileira, a Nota Fiscal deve ser armazenada por 5 anos. Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização.

Cada dia mais o índice de qualidade das autuações realizadas pela Receita está maior. O grau de acerto na seleção passou de 83,3% em 2010, para 91,5% em 2016. Sem dúvidas a Receita atualmente tem poder de análise assertiva o suficiente para fiscalizar e autuar contribuintes que estejam agindo em desacordo com a legislação.

Uma ferramenta que possa auxiliar na consulta e armazenamento de Notas Fiscais, sem a necessidade de digitação da chave de acesso, ou o captcha, por exemplo, direto da Sefaz, com a autorização de uso, já torna esse documento pronto para escrituração e a loja virtual fica tranquila perante a fiscalização da Receita.

Neste ano, a Black Friday será realizada na última semana de novembro (24). Sua loja virtual está preparada? Deixe seu comentário!