Dados para o departamento financeiro: segredo para compreender o negócio

Uma das tarefas mais desafiadoras da gestão de um departamento financeiro, sem dúvidas, é elaborar prognósticos cirúrgicos sobre a companhia. Com o objetivo de direcionar os próximos investimentos e conduzir a redução de custos, por exemplo, por meio dessas previsões o CFO assegura a valorização da empresa.

A dificuldade está em como chegar a esses insights que são capazes de desenhar o planejamento dos próximos passos. Mas o conhecimento pode ser encontrado muito mais perto do que se imagina — nos dados gerados e capturados pelo próprio departamento financeiro.

Os CFOs têm ‘a faca e o queijo na mão’ para compreender o negócio e assim ajudarem a trazer ainda mais valor para a empresa. Entender como: esse é o objetivo deste artigo.

Dados: o futuro no presente do departamento financeiro

As informações são o amanhã, que, aliás já se tornou presente! Elas hoje valem ouro, são um diamante bruto, a maior riqueza de uma empresa. Os dados sempre estiveram lá, há muito tempo são coletados e armazenados.

Mas somente há poucos anos que a tecnologia avançou o suficiente para que fosse possível extrair o valor necessário para fazer a diferença nos negócios. É a chamada “Revolução dos Dados”, uma nova (e poderosa) era que se inicia.

Cada período teve o sua riqueza maior. Durante a idade Rural o grande tesouro era a terra. Na era Industrial, o ferro e depois o aço. Já na Digital o capital mais importante são as informações.

As empresas que geram valor a partir desse tipo de patrimônio, são capazes de provocar profundas transformações nos mercados que estão inseridas. Alguns exemplos de cases mundiais são a Alibaba, Amazon, Netflix, Nike, Nubank e Uber.

E investir em análise de dados no departamento financeiro pode render um ROI (Return of Investment) mais efetivo que em outras áreas que gerem receitas. Essa foi a conclusão de uma pesquisa feita pela Tata Consultancy Services.

O levantamento foi realizado em mais de 1,2 mil grandes companhias da Europa, América Latina, Estados Unidos, Ásia e Pacífico. E os resultados mostraram que, enquanto Marketing teve um ROI de 41%, a área de Finanças alcançou 69%.

Mas de que maneira é possível colocar em prática projetos efetivos de análise de dados?

Como utilizar os dados em benefício do departamento financeiro

Uma opção é adotar uma política de data mining, ou mineração de dados. Ela consiste em um conjunto de técnicas que tratam as informações coletadas, definindo parâmetros para melhor interpretar esses dados.

Normalmente esse método faz uso de estatísticas que analisam estrategicamente as informações. E é necessário alinhar-se com o setor de Tecnologia da Informação (TI) da empresa para a adoção de ferramentas de Big Data ou Business Intelligence (BI) capazes de lidar com um grande volume de dados.

Mas no setor financeiro, onde mais do que nunca as escolhas são realizadas baseadas no custo-benefício, essa inovação pode ser impossibilitada. O motivo é o alto valor desse tipo de software. 

A alternativa aos gigantescos e complicados projetos de Big Data ou BI é aproveitar os documentos fiscais para trazer inteligência ao departamento. As Notas Fiscais eletrônicas (NFe), Notas Fiscais de Serviço (NFSe) e Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) detêm muito mais informações do que se pode imaginar.

Eles têm validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente. Ou seja, se a empresa fizer a consulta e armazenamento de documentos fiscais em plataformas confiáveis, ela terá a integridade dos dados garantida.

Quer saber mais sobre a mineração de dados? Então leia nosso artigo: Data mining aliado aos documentos fiscais.

Análises assertivas à disposição do CFO

Os dados contidos na NFe são capazes de contar a história e definir o futuro de uma empresa. Ao estudar onde estão as regiões fiscais mais amigáveis, os maiores compradores e também as fontes de matéria-prima é possível comparar as vantagens de mudar a sede ou mesmo abrir uma nova regional.

O volume de documentos fiscais que circula diariamente pela empresa tem imenso valor. Além de saber o montante pago de impostos, por exemplo, eles também revelam quais as técnicas de venda e campanhas que deram mais certo.

Utilizar seus dados leva mais inteligência a outros setores como Vendas, Suprimentos, Estoque e Compras, por exemplo.

Ainda tem dúvidas sobre como os dados das notas fiscais podem te ajudar? Leia: Inteligência Financeira através dos dados das Notas Fiscais.

Conheça 6 análises de negócios possíveis de serem realizadas

1. Curva ABC

A análise dos documentos dá insumos que possibilitam a realização de análises de Curva ABC nos mais diversos setores. Sua utilidade é entender os itens que necessitam de atenção especial do gestor, apurando deficiências seja por lucro, venda ou produtividade.

2. Acompanhamento de pedidos realizados

O setor de Compras realizou um grande pedido, mas não sabe se ele foi faturado de maneira correta. A partir dos dados da NFe e CTe pesquisados é possível responder essas questões. E caso haja alguma falha ou não recebimento fica mais fácil do responsável questionar os motivos.

3. Gestão de Estoque

A partir das notas fiscais de entrada e saída é possível controlar de perto o nível do estoque. Isso auxilia os setores de Compras, Vendas e Suprimentos a manterem os números em conformidade. 

No caso de empresas varejistas, por exemplo, a consulta da NFe identifica o ritmo de consumo de cada produto, bem como o desempenho dos itens por loja. Assim, se um item ‘encalhou’ na loja X, mas tem giro na filial Y, é possível transferir os produtos antes que haja uma ruptura. A ação significa economia de um pedido adicional.

4. Giro de Estoque

A conexão entre as NFes recebidas e emitidas permite precisar o giro de estoque. Ou seja: a relação entre o quanto de determinado produto está sendo comprado e vendido. 

A partir destes dados o departamento financeiro é capaz de identificar quais fornecedores apresentam o melhor custo-benefício. Outro benefício é o estudo da margem de lucro dessa relação de compra e venda.

5. Definição de novas estratégias de vendas

É possível utilizar as NFes emitidas e recebidas para mapear o giro, o custo e a margem de lucro de cada produto. Dessa forma o setor Comercial pode definir a melhor estratégia de venda para cada item e ainda avaliar se o momento é de investir ou de poupar.

6. Renegociação com fornecedores

No caso de NFes e NFSes é possível saber quanto foi gasto em cada item, abrindo renegociações com o fornecedor de produtos ou serviços. Já a análise das CTes avalia uma possível revisão de contrato com a transportadora.

A extração dos dados

O CFO e a equipe do departamento financeiro são capazes de enxergar vantagens e melhorias onde muitos só veem números soltos. E isso é pura inteligência de mercado. 

Para extrair o máximo de valor das notas é necessário utilizar uma plataforma de gestão de documentos fiscais como a Qive. Conectado à Sefaz e mais de 150 prefeituras o software faz o download automático das NFes e CTes emitidas contra o CNPJ da empresa, as armazenando em XML e DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

O Painel Principal é o lugar onde são consolidadas as principais informações dos documentos fiscais na plataforma Qive. Isso inclui o número e valor total de NFes recebidas e emitidas, quais foram canceladas e até dados do certificado digital da empresa.

Com navegação simplificada, o Painel tem visual leve e intuitivo, apresentando várias seções. Nele é possível extrair 7 relatórios, todos eles gerados a partir do download do XML e da consulta do CTe e da NFSe. A principal diferença entre cada um é o número de filtros aplicados. 

É a partir deles que a inteligência torna-se realidade nas finanças da empresa. É possível ‘puxar’ relatórios em Excel com todas as informações das notas que forem necessárias. Ao distribuir essas informações em uma linha do tempo é possível entender como os mais diversos fatores estão variando ao longo dos meses do ano.

Todas as mensurações ficam mais fáceis. Conheça as particularidades de cada um deles

1. Relatório Básico de NFes

São 16 opções de filtro, que vão desde desde datas de emissão e recebimento até dados de cancelamento. Ao filtrar as NFes recebidas e emitidas é possível avaliar as movimentações da empresa. O controle também mede as vendas de cada produto, como a margem de lucro.

2. Relatório Avançado de NFes

O relatório traz mais 8 opções, totalizando 26 modos de filtragem. Dentre elas estão o CFOP (Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços) e a unidade federativa de destino e origem. O acesso a esse relatório é possível na loja de aplicativos da Qive. A equipe do departamento financeiro será capaz de criar segmentações ainda mais avançadas das notas além das informações que já existem no XML.

3. Relatório Avançado de NFes Item a Item

O relatório avançado de NFes traz duas customizações possíveis com as mesmas 26 filtragens. A primeira delas é a formatação item a item. Cada uma das mercadorias ganha destaque e detalhamento nesta modalidade.

4. Relatório Avançado de NFes Nota a Nota

A segunda modalidade de exibição do relatório avançado de NFes traz 56 atributos, considerando individualmente cada nota. Neste caso, o foco não são os itens, mas dados como percentual de alíquotas e valor detalhado de impostos, entre outras informações estratégicas.

5. Relatório Básico de CTes

O relatório básico de CTes traz 26 filtros, todos organizados em colunas. Permite ver dados básicos de chave de acesso, emitente, tomador e recebedor, entre outras informações.

6. Relatório Avançado de CTes

O avançado traz 44 filtros de informação e é organizado em colunas, como o básico. Mas traz categorias além, como tomador, peso, valor do frete, apólice de seguro e NFe de referência, entre outros. 

Sua realização é importante para fazer um comparativo de quanto o valor do frete e da apólice de seguros aumentaram nos últimos meses, por exemplo.

7. Relatório Básico de NFSe

Para as NFSe, a Qive disponibiliza 9 opções de filtragem distribuídas entre doze colunas. Para acessá-las basta ir ao painel especificamente criado para elas. Informações de tributação e cancelamento são alguns dados reunidos a partir dos XMLs.

O diagnóstico das NFSes recebidas pode indicar se existe alguma área da empresa que está desperdiçando orçamento com serviços caros e recorrentes.

Futuro e tecnologia

A análise dos dados contidos nos documentos fiscais é fundamental para o crescimento da importância do departamento financeiro. O setor não será mais conhecido apenas pela responsabilidade de zelar pelas contas da empresa, mas também como uma fonte de informações estratégicas para toda a companhia.

E a tecnologia para que essa transformação digital torne-se realidade é simples e está ao alcance dos CFOs.

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