A importância da gestão do arquivo XML para a contabilidade

Quando falamos sobre o arquivo XML das Notas Fiscais, muitos ainda ficam com dúvidas sobre o que é e para que serve. Mas é de suma importância ter o conhecimento sobre esse tipo de arquivo, visto que ele é essencial nas empresas e para a contabilidade. 

Implementado em 2006, o arquivo XML trouxe, desde então, muitos benefícios para todos os setores que são diretamente ligados a ele. Sem contar a tecnologia, a agilidade para obter informações, a segurança dos dados contidos no XML e, não menos importante, a dispensa de acúmulo de papéis dentro das organizações.

Além disso, ficou mais rápida e fácil a fiscalização por parte da Receita Federal, já que a emissão e o armazenamento do XML é completamente de forma eletrônica e em tempo real.

Assim, neste artigo iremos entender tudo sobre XML e o porquê do seu gerenciamento nas empresas e contabilidades ser tão importante. 

Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre esse tema tão valioso!

O que é o XML?

Para entender mais sobre o XML, precisamos saber exatamente o que ele é e o que significa.

Então, o XML é a sigla para eXtensible Markup Language (um nome um pouco difícil, não é verdade?!), mas é apenas um tipo de linguagem de marcação que define regras para codificar os documentos.

Ele é utilizado na NF-e para armazenar os dados e ainda solicitar uma assinatura digital para a emissão da nota através do Certificado Digital, assim garantindo segurança e confiabilidade nas informações contidas no arquivo, já que a NF-e não é autorizada caso tenha algum preenchimento incorreto.

Para facilitar, o XML é armazenado em forma de texto, então pode ser lido em vários programas, até mesmo no bloco de notas do seu PC. Mas claro que existem programas próprios para esse tipo de arquivo, como o visualizador DF-e (Documento Fiscal Eletrônico), disponível no próprio site da Nota Fiscal eletrônica.

Agora que sabemos o conceito do XML, vamos falar um pouco sobre a sua importância.

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A importância do arquivo XML

Como já comentado anteriormente, o XML fornece maior credibilidade às informações contidas nele, visto que a NF-e não é autorizada caso possua algum dado informado incorretamente.

É preciso destacar que, por ser o único documento que possui validade fiscal e jurídica, é necessário manter o arquivo XML por um período mínimo de cinco anos após a sua emissão.

O XML veio para trazer muitas inovações e facilitar a rotina dentro do departamento de faturamento ou outro responsável pelas Notas Fiscais das empresas e das contabilidades. Isso porque, como já exposto, através do arquivo XML todos os setores envolvidos, inclusive a Receita Federal, passaram a ter as informações sobre a NF-e emitidas em tempo real, o que antes não ocorria.

Como efeito dessa inovação, com a implantação do XML, a sonegação de impostos diminuiu drasticamente, já que ele é validado pelo sistema da Receita Federal antes da emissão. 

Mas não se engane! Caso emita uma NF-e com informações incorretas, a Receita Federal terá conhecimento e ficará de olho na sua empresa. Por isso, o melhor caminho é conferir todos os dados e impostos contidos na Nota Fiscal eletrônica emitida.

Já sabemos a importância que o XML tem, então agora é preciso saber por que ele é essencial dentro do setor fiscal.

A importância do XML na Rotina Fiscal e na Contabilidade no geral

São inegáveis as maravilhas da evolução tecnológica. Imagina ainda ter que lidar com aqueles talões de notas fiscais que eram rasurados no momento da emissão, ou com as notas fiscais que se perdiam no meio do caminho e, quando chegavam no fiscal, estavam num estado horrível. Sem falar na falta de sustentabilidade, já que, dependendo do tipo de nota fiscal, era necessária a impressão de 3 vias.

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Porém, com a implementação do arquivo XML, tudo isso mudou. A rotina fiscal agora é automatizada e o acesso às notas fiscais emitidas ocorre em tempo real. O que é ótimo, pois, se tiver alguma informação incorreta, a NF-e pode ser cancelada ou pode ser emitida uma CC-e (Carta de Correção Eletrônica) antes da saída da mercadoria ou prestação de serviço.

E não é só isso que que veio para facilitar a rotina. Junto com a NF-e, foi implantado o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica), que tem o intuito de facilitar a leitura e o entendimento das informações contidas no arquivo XML da NF-e.

O Danfe traz de maneira resumida todos os dados informados no XML, sendo obrigatório no trânsito da mercadoria. Então, caso a transportadora seja parada pelo fisco e não tenha o Danfe junto com a mercadoria, a empresa pode ser multada pelo descumprimento da Lei.

Além disso, diferente da NF-e, o Danfe não possui validade jurídica. Dessa forma, é necessária uma maior atenção no momento de arquivar esses documentos, não podendo confundir e descartar o arquivo XML e salvar o Danfe em PDF.

Voltando ao arquivo XML, ele se tornou essencial para todos os departamentos envolvidos principalmente por causa da conferência. Isso porque, assim que a NF-e é emitida, o destinatário já recebe o arquivo XML e o Danfe em seu e-mail, podendo fazer a conferência dos dados contidos na Nota Fiscal eletrônica.

Também existem sistemas como o Qive, que faz a captura das notas fiscais assim que elas são emitidas contra o CNPJ da sua empresa. Assim, caso tenha uma NF-e que foi emitida equivocadamente contra o seu CNPJ, no ato você já pode fazer o manifesto de recusa.

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Do mesmo modo, o XML é importante para a contabilidade, visto que elas não têm a necessidade de aguardar as notas fiscais de compra das empresas e as emitidas para fazer a conferência e apuração dos impostos. 

Contudo, vale lembrar que o acesso da NF-e completa está inapto a terceiros. Sendo assim, a contabilidade precisa possuir o certificado digital da empresa ou ter um sistema como a Qive, que traz todas as NF-e’s e tem várias funcionalidades que auxiliam na agilidade dentro da contabilidade. Vale muito a pena conferir todos os produtos disponíveis por eles.

Agora, não menos importante, vamos comentar como é essencial o gerenciamento do XML.

A importância do gerenciamento do XML

No decorrer do artigo, comentamos que o arquivo XML precisa ser arquivado por um período no mínimo de cinco anos após a sua emissão. Mas o que muitos não sabem é a necessidade de ter um cuidado maior quanto ao gerenciamento desses arquivos.

Ainda em 2021, vemos muitas empresas e até a contabilidade salvando o XML em HD externo ou somente fazendo o backup deles. Contudo, essas medidas de gerenciamento não são suficientes, visto que ainda assim as informações podem se perder.

Caso a empresa passe por uma fiscalização, o fisco irá solicitar os arquivos XML recebidos e emitidos, porém, se a empresa, ou até mesmo a contabilidade, não tiver o arquivo, a empresa é autuada pela perda do documento e a multa pode variar de acordo com o valor da Nota Fiscal. Já pensou que dor de cabeça?!

Por isso, é indicado salvar todos esses arquivos em nuvem, que, atualmente, é a melhor forma de guardar arquivos XML sem que eles se percam. 

O sistema da Qive, uma vez que você o possui, já faz essa guarda no tempo em que tiver contrato com o sistema. Também existem outros programas, como o Google Drive, Dropbox, dentre vários outros. É preciso apenas procurar e ver o que é melhor para sua organização, o mais importante é gerenciar e guardar todos esses arquivos XML.

Perdi meus arquivos XML, e agora? Como faço para recuperar?

A resposta é simples: se você tiver pelo menos a chave de acesso dos arquivos, você consegue baixá-los novamente. Mas, caso não tenha acesso a essa chave, é impossível fazer a recuperação.

Sendo assim, reforçando a ideia, procure um meio mais atual para armazená-los para não correr o risco de perdê-los.

Enfim, não podemos esquecer de comentar sobre os erros contidos no arquivo XML, então vamos lá.

Mitigação de erros no arquivo XML

No começo do artigo, citamos que a NF-e não é autorizada caso possua algum dado informado incorretamente. Porém, não é sempre assim.

A maioria das pessoas que emitem notas fiscais dentro das organizações não possuem conhecimento sobre a legislação vigente da mercadoria que estão vendendo. Inclusive, muitas vezes até pesquisam no google algumas informações. 

E isso é um perigo para empresa, pois a NF-e pode ser emitida com informações inidôneas. E, como já afirmado, a Receita Federal sabe que esses dados estão incorretos, e com isso é só questão de tempo para fiscalizar a empresa, visto que ela tem o prazo de cinco anos para solicitar toda a documentação.

Portanto, o melhor a se fazer é contratar uma pessoa que tem conhecimento fiscal para a emissão de notas. Ainda, a empresa pode também investir em treinamento para o colaborador e até mesmo combinar com a sua contabilidade para que faça esse treinamento.

Assim é possível evitar muitos erros e problemas futuros com o fisco. Então procure sempre se manter atualizado e buscando automatizar o máximo possível esse tipo de rotina dentro da sua organização. A melhor decisão é mitigar os erros durante a emissão da NF-e.

Abordados todos os tópicos em que existem mais dúvidas sobre o arquivo XML, abaixo trazemos uma imagem representativa dele.

Fonte: Bruna Castro, Vamos Escrever para Qive, maio de 2021

Por fim, esperamos que este artigo tenha sanado todas as dúvidas em relação ao XML. No geral, lembre-se sempre de fazer seu gerenciamento corretamente, procure ficar atento às mudanças que ocorrem na legislação, a fim de fazer a emissão da NF-e de maneira correta.

A dica é: estude e se mantenha atualizado, pois a tecnologia não para, e automatização nesse setor tem ganhado cada vez mais força.

E para tornar a sua rotina fiscal ainda mais produtiva, conheça hoje mesmo o Qive, software de gestão fiscal que te permite consultar, fazer download e armazenar todos os arquivos XML das notas fiscais emitdas contra o seu CNPJ. Começar o teste grátis agora!