Tecnologia gratuita versus paga para consultar NFe

É importante contar com uma ferramenta específica para fazer a gestão de documentos fiscais. Uma boa plataforma de consulta de NFes completas, por exemplo, não só apenas permite um razoável aumento de produtividade (eliminando-se a perda de tempo com tarefas puramente operacionais) como traz mais lucros às empresas.

Pense bem: sempre que um funcionário gasta trinta minutos com uma tarefa que poderia ser automatizada, a companhia também está perdendo o dinheiro equivalente a esses trinta minutos! Quando o assunto é garantir a disponibilidade de NFes, hoje em dia, é desnecessário ficar correndo atrás de fornecedores e fazendo cobranças via telefone — basta usar o software adequado!

Entenda a importância e o valor da tecnologia na contabilidade junto ao diretor da FENACON, Helio Donin. Dê o play no podcast abaixo:

Seja criterioso na escolha da ferramenta tecnológica

O problema é que, a partir do momento em que se toma a decisão de adotar uma ferramenta desse tipo, muitos profissionais se veem encarando a seguinte questão: afinal, devo usar uma solução gratuita ou uma tecnologia paga? É natural que a primeira pareça mais atraente — para quê pagar por algo que você pode ter de graça? O detalhe é que as coisas não funcionam bem assim.

Como já comentamos anteriormente, uma boa plataforma de gestão de documentos fiscais precisa atender uma série de critérios e oferecer determinadas funcionalidades para poder ser considerada uma solução de qualidade. Um software do gênero precisa oferecer consultas de NF integrada ao ERP da sua empresa, por exemplo. E é aí que entram as diferenças entre uma tecnologia gratuita e uma tecnologia paga: a primeira opção quase sempre se prova insatisfatória, insegura e instável.

Consultas em lote e limitações

Fazer consulta de NFes completas através do site da própria Secretaria da Fazenda (Sefaz) é um processo demorado, visto que a plataforma governamental não suporta operações em lote (ou seja, é necessário consultar documento por documento). Se você está em busca de uma solução de gestão fiscal para fugir desse pesadelo, as opções gratuitas não são um bom caminho, visto que elas também não costumam suportar tal funcionalidade.

Alguns softwares oferecidos gratuitamente podem até contar com tal recurso, mas impor um limite de uso diário, semanal ou mensal. Ou seja: você pode fazer o download de quantos arquivos XML quiser simultaneamente, mas, ao atingir 200 registros, por exemplo, o acesso ao sistema é bloqueado temporariamente e você perde a disponibilidade das NFes.

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Armazenamento local? É uma cilada!

Também é preciso observar se a solução escolhida é executada online, em um servidor remoto na nuvem, ou se há a necessidade de realizar uma instalação. Neste segundo caso, além da impossibilidade de acessar seus dados fiscais em qualquer lugar, ao fazer uma consulta de NFes completas, os arquivos XML — ou seja, os registros eletrônicos — também ficam armazenados localmente, em um computador próprio da companhia.

E não se pode esquecer do quesito segurança: guardando seus XML localmente, há um risco bem maior de perdê-los em um ataque cibernético ou até mesmo desastres físicos, como um simples defeito no hardware em questão.

A Receita Federal obriga que você armazene os registros eletrônicos de qualquer transação durante pelo menos cinco anos, mais o ano corrente — sendo assim, é essencial garantir a disponibilidades das NFes para o caso de uma auditoria ou fiscalização. Tecnologias pagas costumam fazer o armazenamento dos arquivos XML na nuvem, em um servidor seguro e devidamente protegido contra quaisquer intempérie.

Compatibilidade e recursos extras

O quesito compatibilidade também precisa ser analisado com cautela ao se decidir se a solução utilizada será gratuita ou paga. Software pagos costumam trabalhar tanto com certificados do tipo A1 quanto aqueles do tipo A3, garantindo segurança e validade jurídica. A questão da compatibilidade de certificados é importante sobretudo quando planejamos fazer consultas de NFs integradas ao ERP da companhia, mantendo um padrão em todos os níveis corporativos.

Observe também se a plataforma pretendida trabalha com outros tipos de documentos fiscais além da clássica nota fiscal. Muitos se esquecem disso, mas os Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CTe) também precisam ser guardados durante cinco anos além do ano vigente de sua emissão, e isso é algo que somente soluções pagas oferecem. O mesmo ocorre para a manifestação do destinatário, que já é uma prática obrigatória para alguns setores e em breve será requerida à todos.

Mais do que um simples software

Por fim, talvez a coisa mais importante que você deve observar ao contratar uma plataforma de gestão fiscal é se ela simplesmente se limita a fazer a consulta de NFes completa ou se ela é capaz de efetivamente gerar inteligência ao seu negócio, trabalhando com relatórios financeiros que lhe permitam analisar custos e otimizar os seus processos.

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