Como o setor contábil de uma empresa consegue gerar inteligência comercial

Todo profissional precisa pensar em Inteligência de Negócio para otimizar seu próprio trabalho e gerar valor para e empresa, com o profissional contábil não poderia ser diferente. A expressão é uma tradução do inglês Business Intelligence (BI). E a equipe contábil pode contribuir muito para a criação deste tipo de trabalho.

A inteligência serve para que empresas estejam preparadas para enfrentar adversidades em seus negócios nos diferentes cenários possíveis. A atitude frente ao negócio pode reduzir gargalos e burocracias.

Na instabilidade e no imprevistos de gastos, a ausência do BI pode se tornar perigoso para sua sobrevivência. Como ignorar sua eficácia?

Vamos elencar aqui quais são os mecanismos que podem ajudar sua equipe contábil a melhorar o rendimento da empresa.

O trabalho entre equipes

O bom trabalho de todos os envolvidos da empresa permitirá que a equipe contábil tenha um desempenho melhor. Principalmente o investimento financeiro, pois o profissional contábil precisa de ferramentas e da aprovação de investimentos para este setor.

Se você não se preocupa em criar ou adquirir ferramentas necessárias para suas notas fiscais, é porque não sente diretamente a necessidade de ter os documentos fiscais em tempo hábil, mas a equipe de contabilidade sente isso.

Portanto, é importante ter uma plataforma de consulta e gestão de NFes, trabalhando na automação de processos para sua eficiência e inteligência comercial. A gestão automática de documentos fiscais é uma ponte necessária entre o e-commerce e a transportadora ou transportadoras que sejam responsáveis pela entrega do seu produto. Ao ser implantado, as operações são regularizadas com maior facilidade.

Resumidamente, inteligência significa eficácia maior, rapidez e menos desperdício de pessoal ou de dinheiro.

Como é feita esta gestão?

A empresa precisa captar os principais documentos necessários para que haja agilidade na entrega das obrigações e assim, não ser multada por atrasos, além da agilidade na entrega do produto, ou realização do serviço.

Sem contar que, a Nota Fiscal eletrônica (NFe) deve acompanhar todo e qualquer produto e o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) deve estar junto de toda a carga juntamente às Notas Fiscais eletrônicas daquela transferência. Sem elas, o transportador não pode carregar o produto de maneira legal.

Você precisa destes mecanismos para regularizar sua empresa.

A companhia precisa controlar o seu negócio com eficiência se quiser sempre aumentar lucros e a qualidade do trabalho dos seus funcionários. O negócio pode perder chances de crescimento porque você não conseguiu moldar uma estratégia de forma efetiva. Se você não gosta de papelada, este é o caminho.

Casa Qive

Na Qive, a gestão automática de NFes e CTes melhora a organização e diminuição de papéis inúteis espalhados pela empresa ou pelo setor de contabilidade. Desta forma você lida melhor com as inúmeras notas fiscais ou conhecimentos de transporte.

Há diversas vantagens nos documentos eletrônicos. Isso elimina a necessidade de digitação, que reduz os possíveis erros nas informações que eram fornecidas manualmente. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é de fato um ponto de vantagem para o contador. Nele o grande volume de dados deixa de ficar desorganizado em papéis e passa a ficar centralizado digitalmente. A consulta fica mais ágil, eficiente e útil para múltiplos funcionários por meio da inteligência financeira.

Preencha com informações e filtre

Distribuindo nas informações em uma linha do tempo é possível entender como os preços por unidade, litro ou peso estão variando ao longo dos meses do ano. Dá pra ver o quanto ele vai gerar de custo em seu transporte.

Dentro dos campos das notas fiscais é possível obter informações como o valor ICMS sobre cada produto, alíquotas e o código CFOP, por exemplo. É possível gerar relatórios em Excel com todas as informações das notas que desejar e assim saber o valor total de tributações, produtos, entre outros.

Filtrando as NFes recebidas e emitidas é possível avaliar o giro dentro do estoque da sua empresa. O cálculo leva em consideração o quanto de determinado produto você está comprando e o quanto é vendido. Dá também para avaliar a margem de lucro e, com isso, aprender a investir ou a poupar.

Entre as NFes transportadas você pode levantar os custos que tem separado por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte. Além disso ainda pode separar a mercadorias transportadas por fornecedor de transporte para entender quais você mais usa, por custo e por volume de entregas para renegociar contratos num futuro próximo.

As NFSes recebidas podem indicar para sua empresa se existe alguma área da empresa que está gastando demais o orçamento com serviços caros e recorrentes que podem ser substituídos por um profissional contratado dentro da empresa e isso reduzir custos a longo prazo ou ainda um contrato fixo com uma empresa de serviços que pode cobrar mais barato do que serviços avulsos.

A aplicação de etiquetas personalizadas para distinguir as notas com termos, citações a áreas e unidades da empresa pode ser uma funcionalidade útil para muitas empresas criarem segmentações ainda mais avançadas de suas notas além das informações que já existem no XML do documento fiscal. Por exemplo, caso você lide com uma construtora, você pode separar a que obra se refere cada nota, apenas adicionando etiquetas à essas notas.

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Divulgação e alavancagem

Centralizando e armazenando todos esses documentos com segurança, você pode ficar tranquilo, pois numa fiscalização não precisará correr atrás de chaves de acesso e de documentos perdidos com o tempo.

Nas NFSes emitidas, você pode fazer uma curva ABC para entender quais são os serviços prestados mais recorrentes e quais trazem mais receita e lucro para a empresa. Isso ajuda a priorizar o esforço de marketing para gerar ainda mais demanda para esses serviços.

Com um sistema de gestão de documentos fiscais, é possível ter todas as NFs emitidas para o CNPJ da empresa e assim alavancar todos os processos e ainda tirar muita inteligência competitiva e fiscal, que podem ir muito além das citadas acima.

Isso também acelera o processo de busca manual para a realização de cálculos para obrigações acessórias. Uma das maiores vantagens de ter todos os arquivos armazenados na nuvem em uma plataforma inteligente, é a conferência SPED com segurança. Pois, com a certeza de que todos os arquivos vieram automaticamente da Secretaria da Fazenda, com atualização de status de cancelamento e cartas de correção sobre aquela nota, é muito mais fácil realizar a entrega de diversas obrigações fiscais.

Dentro do Qive, você pode ter essas notas em apenas um clique, desde que elas estejam arquivadas na plataforma. Você  pode integrar a Qive com seu sistema contábil, emissor e ERPs, sem precisar fazer a relação de todas esses documentos fiscais manualmente.

As Notas Fiscais eletrônicas e demais documentos fiscais possuem muito mais informações dentro do que conseguimos visualizar. É nisso que está sua utilidade.

A partir do momento em que a empresa passa a guardar todo seu histórico de notas e eventos fiscais, passa a ter registrado uma série de operações de compra, venda e troca. São as operações comerciais necessárias.

Utilizando as NFes, um sistema consegue gerar inteligência de negócio a partir da análise dos dados das notas em volume e gerar histórico de preços, melhores fornecedores. Há rastreabilidade total de todas as notas emitidas pela sua empresa, controle do financeiro referente às notas fiscais emitidas e suas pendências/quitações, monitoramento das notas fiscais dos fornecedores (compra de mercadorias), prevenção de Notas Frias e Controle de Operações e Trocas com Manifestação do Destinatário, geração de Inteligência como Controle Automático de Vencimento de Medicamentos e Produtos Farmacêuticos e ilustração de todos os indicadores acima em tempo real.

Solução nas nuvens

O mais comum é o sistema funcionar também via cloud computing, sem a necessidade da compra de servidores físicos e outros gastos pertinentes. Dessa forma, o custo empresarial pode se retrair fortemente pelo fato de não ser necessário grandes investimentos com gadgets, data workers, estruturas para armazenamento, refrigeração e monitoramento, entre outros componentes.

Ter as informações na palma da mão de forma segura e barata é um dos objetivos que a computação em nuvem nos traz como seus benefícios, sendo essa uma prática associada à plataforma de BI. E as notas fiscais podem ser uma saída neste aspecto.

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