5 Relatórios para Escritórios Contábeis entregarem aos clientes

A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um documento de existência apenas digital no formato de arquivo XML, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias. No caso da Nota Fiscal de Serviço (NFSe), o documento é utilizado para documentar uma prestação de serviços.

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), também existente apenas digitalmente no formato de arquivo XML, é utilizado para prestação de serviços de transporte.

Além do formato digital, todos esses documentos têm um grande potencial em comum: a rica fonte de informação. Isso ocorre porque, nos campos das notas fiscais, é possível obter informações como o valor ICMS sobre cada produto, alíquotas e o código CFOP.

E como isso pode ajudar a minha empresa ou escritório contábil? Veja abaixo.

Para quê serve um Relatório de NFe?

Se você tem toda a informação dos campos da sua NFe centralizados é possível extrair muitas informações e fazer o Business Intelligence interno, vindo diretamente da sua equipe fiscal e tributária.  

A contabilidade não serve apenas para cumprir com legalidades. Ouça abaixo dicas sobre contabilidade consultiva:

É importante lembrar que, esse departamento dita como está a saúde fiscal da empresa e auxilia na área financeira, com redução de custos e insights a partir do tratamento dos dados.

Com uma simples planilha em Excel é possível destrinchar as informações das notas e saber: qual o valor total das tributações, produtos, etc. Já havia parado pra pensar nisso?

Distribuindo essas informações em uma linha do tempo é possível entender como os preços por unidade, litro ou peso estão variando ao longo dos meses do ano. A mensuração fica mais fácil.

Muitas vezes a equipe contábil não tem incentivo para investigar melhorias e nem investimento para ferramentas de automação de emissão, consulta e armazenamento de NFes, apesar disso ser muito importante para que a entrega de obrigações seja mais ágil.

Quer saber melhor o poder dos dados? Ouça o podcast sobre Análise de Dados: eleição de Trump e o aprendizado que a equipe contábil/fiscal pode tirar desta situação. Dê o play.

1. Relatório de NFes recebidas e emitidas

Se você tem uma plataforma de consulta e armazenamento de documentos fiscais que pense no crescimento da sua empresa, conseguirá centralizar as informações das NFes emitidas e de todas as notas emitidas contra o CNPJ da empresa.

Com esses dados é possível filtrar as NFes recebidas e emitidas e avaliar o giro de estoque, ou seja, quanto de determinado produto você está comprando e o quanto tem vendido, assim como avaliar a margem de lucro dessa relação de compra e venda.

Se você é um analista fiscal e quer entregar valor ao seu trabalho, ofereça soluções funcionais e mostre como isso pode afetar positivamente no desempenho de todos da equipe.

Através da ideia desse primeiro relatório, ainda é possível avaliar se comprar certa quantidade de algum produto está sendo vantajoso para a empresa e assim reavaliar o contrato com o fornecedor.

2. Relatório de NFes transportadas

Nas NFes transportadas você pode levantar os custos que tem com transporte separando por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte. Além disso ainda pode separar as mercadorias transportadas por fornecedor de transporte para entender quais você mais usa, por custo e por volume de entregas.

Analisando o Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte eletrônico (DACTe) é possível saber quantas e quais NFes foram carregadas naquele frete e também conversar com a transportadora para uma possível revisão de contrato, mostrando com provas concretas que isso favorecerá ambos os lados.

3. Relatórios de NFSes

As NFSes recebidas podem indicar para sua empresa se existe alguma área da empresa que está queimando orçamento com serviços caros e recorrentes.

Estudando as NFSes emitidas, você pode fazer uma curva ABC para entender quais são os serviços prestados mais recorrentes e quais trazem mais receita e lucro para a empresa para ajudar a priorizar o esforço de Marketing para gerar ainda mais demanda para esses serviços.

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4. Relatórios de NFes corrigidas e canceladas

As Notas Fiscais eletrônicas (NFes) e demais documentos fiscais possuem muito mais informações dentro do que conseguimos visualizar. É nisso que está sua utilidade.

Sabendo o status da NFe é possível saber quais foram as notas corrigidas e assim saber o que foi corrigido pelo seu fornecedor e comparar informações antes da escrituração.

Além disso, as notas canceladas são muito importantes para que a empresa tenha ciência de quais são as notas que precisam realmente ser pagas e assim não cair em enrascadas ou pagar notas frias.

Através dessas informações é possível saber se a empresa está economizando dinheiro apenas olhando para informações simples como o status NFe.

5. Relatórios que podem convencer seu chefe a automatizar a consulta de NFes

Esse relatório pode ser diferencial para apresentar ao seu chefe ou convencer outras equipes à darem mais crédito para investimento na equipe fiscal. Veja a conta abaixo:

Consulta de Notas Fiscais manualmente: 40% do tempo de trabalho
Lançamento no sistema fiscal: 40% do tempo de trabalho
Apuração de impostos: 20% do tempo de trabalho

Agora, me diz se uma plataforma de gestão e consulta de NFes não o ajudaria a melhorar suas tarefas e tornar os processos contábeis menos demorados?

O tempo gasto consultando manualmente ou cobrando notas do fornecedor é umas das principais causas de desperdício de tempo e dinheiro para a empresa. Tenha em vista que o profissional contábil é uma fonte de conhecimento que está fazendo um trabalho manual desnecessário o qual já foi suprido pela tecnologia.

Para mensurar esse tipo de trabalho e entregar esse relatório, é possível utilizar plataformas como Toggl e Runrun.it, que deixarão claro que a maioria das tarefas que gastam a maior parte do tempo do dia a dia do analista, poderiam ser automatizadas a partir da Qive, onde a consulta, download e gestão é feita em poucos minutos!

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