Como relacionar NFes e CTes no período da Black Friday

No período da Black Friday, toda empresa precisa se proteger contra fraudes e prejuízos como sequestros de site, phishing (envio de e-mails falsos, redirecionamento a websites falsos), entre outros problemas. Mas, além disso, é importante que a empresa se organize com relação aos seus documentos fiscais.

Nessa época, é comum que o fluxo do estoque aumente e com isso muitas informações fiscais relacionadas à Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes) e Notas Fiscais (NFs) emitidas e recebidas passem em branco. Desta forma, quando acaba a Black Friday, a empresa começa a enxergar que deixou para trás diversas obrigações e terá que arcar com multas que poderiam ter sido evitadas.

Não é preciso despender muito tempo e esforços para que o acompanhamento de documentos fiscais como NFes e CTes fique garantida neste período. Para saber como, continue lendo o post e descubra algumas dicas sobre o assunto:

Centralização de documentos fiscais (NFe, CTe)

Em datas comemorativas, como a Black Friday, é comum que a quantidade de documentos recebidos por qualquer empresa aumente ainda mais.

O CTe, por exemplo, é emitido para a empresa, com o intuito de registrar o transporte das mercadorias solicitadas pela mesma. Ou seja, dentro deste documento estão listados todos os produtos que estão naquele frete. O armazenamento do CTe, assim como da NFe, é obrigatório pelo período de 5 anos, conforme a lei vigente.

Por isso, mantê-los organizados e armazenados com segurança é um fator fundamental para que o negócio mantenha-se regular perante ao Fisco.

Com a centralização de documentos é muito mais fácil achar informações. O responsável pela contabilidade pode exercer o seu trabalho com mais eficiência e qualidade, pois os dados estarão disponíveis em uma única plataforma.

Outro problema que pode atrapalhar a Black Friday é o recebimento de documentos fiscais em papel. Isso acaba com a produtividade de quem recebe essas notas. Veja mais abaixo!

Recebimento antecipado e automático de notas fiscais

Com a chegada dos produtos, caso o empreendedor, ou o responsável pelo estoque, esteja recebendo essas notas em papel (o DANFe ou DACTe, que contém o resumo das transações), é inviável parar para analisar uma por uma, caixa por caixa, enquanto o caminhão é descarregado. Assim, o erro pode acabar sendo descoberto apenas muito tempo depois.

Com CTes e NFes centralizadas, armazenadas automaticamente em um único lugar e recebidas antecipadamente, o contador da empresa tem acesso rápido à essas informações e consegue verificar se não foi emitido nenhum transporte incorreto.

Após o recebimento da nota, caso o CTe esteja incorreto, o contador já pode solicitar a devolução do transporte, antes do mesmo chegar. A transportadora pode emitir uma Carta de Correção eletrônica (CCe) ou o cancelamento da nota, evitando problemas futuros com as administrações tributárias.

A consulta de NFe através do Portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) também é uma solução para esse problema, mas é preciso que o contribuinte tenha recebido do fornecedor ao menos o DANFe da nota por e-mail, o que muitas vezes não ocorre.

Relatórios a partir das informações presentes no CTe e NFe

A inteligência de negócio pode surgir a partir de simples análises utilizando documentos fiscais. Relatórios podem trazer insights (ideias) para negociação de contrato e redução de custos.

Através da plataforma do Qive, existem dois tipos de relatórios possíveis usando CTes:

1. O relatório básico de CTe, que conta com 26 colunas, revelando dados como chave de acesso, emitente, tomador e recebedor, entre outras informações relevantes. Está disponível para todos os planos diretamente no Painel de CTes;
2. Relatório avançado de CTe, que conta com seis opções de filtros e revela 44 colunas de informação. São exibidos dados sobre o tomador da nota, peso, valor do frete, apólice de seguro, NFe de referência e outros. Esse relatório é habilitado a partir de um aplicativo presente na plataforma da Qive.

No caso das NFes, a Qive também apresenta uma solução:

Filtrando as NFes recebidas e emitidas é possível avaliar o giro de estoque da empresa. Avaliando a quantidade de determinado produto que a empresa está comprando e o quanto tem vendido, é possível avaliar a margem de lucro rapidamente.

Com as NFes transportadas, o contador pode levantar os custos que o negócio tem com transporte separando por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte. Além disso, ainda pode separar as mercadorias transportadas por fornecedor de transporte para entender quais são os mais utilizados, por custo e por volume de entregas, para renegociar contratos num futuro próximo.

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Obrigações relacionadas à NFes e CTes

Receber os documentos fiscais no momento de sua emissão e mantê-los organizados é fundamental para não perder prazos, não pagar multas e manter a empresa competitiva e competente.

Reveja alguns pontos importantes e que não podem ser esquecidos no período de Black Friday:

Armazenamento de documentos fiscais

Documentos fiscais podem sofrer uma fiscalização a qualquer momento. Não armazenar os XMLs emitidos e recebidos pode acarretar em multas de até R$ 1 mil por documento perdido.

Cada dia mais o índice de qualidade das autuações realizadas pela Receita está maior. O grau de acerto na seleção passou de 83,3% em 2010, para 91,5% em 2016.

Sem dúvidas a Receita atualmente tem poder de análise assertiva o suficiente para fiscalizar e autuar contribuintes que estejam agindo em desacordo com a legislação.

Uma ferramenta que possa auxiliar na consulta e armazenamento de Notas Fiscais, sem a necessidade de digitação da chave de acesso, ou o captcha, por exemplo, direto da Sefaz, com a autorização de uso, já torna esse documento pronto para escrituração e a empresa fica tranquila perante a fiscalização da Receita.

Notas Frias e a manifestação do destinatário

É necessário informar aos órgãos competentes situações atípicas como a ocorrência de Notas Frias. Essas notas são notas emitidas para uma loja, sem que a mesma tenha feita a compra de algum produto ou sequer tenha conhecimento da operação.

Caso a empresa não tenha o recebimento antecipado, ela só ficará sabendo dessas notas posteriormente e o Fisco pode questionar o motivo dessa empresa não ter escriturado tais notas e pago os devidos impostos. É preciso controlar até o que é feito por terceiros com o nome da empresa.

O controle sobre as Notas Fiscais permite que o empreendedor reaja rapidamente realizando a manifestação do destinatário, ou seja, avisando à Receita Federal formalmente de que sua empresa desconhece a transação e evitando as penalidades.

Exigência do CEST

A exigência do CEST começou em 1º de julho de 2017 com a indústria e o importador, e tem como prazo máximo 1º de abril de 2018 para demais atividades.

Essa atualização contemplará ao todo 832 produtos de 25 segmentos de mercadorias que deverão ter o CEST descrito na hora de emitir a NFe.

Entenda:

• 1º de julho de 2017, para a indústria e o importador;
• 1º de outubro de 2017, para o atacadista; e
• 1º de abril de 2018, para os demais segmentos econômicos (inclusive comércio varejista).

Portanto, a partir de 1º de abril de 2018 o comércio varejista, optante ou não pelo Simples Nacional, deve informar o CEST nos arquivos dos documentos fiscais (NFe, NFCe e SAT Fiscal).

A validação do campo destinado ao CEST do documento fiscal terá início também em abril de 2018, conforme consta da Nota Técnica 2015.003 V. 1.94 da NFe, publicada em 23 de junho de 2017.

Para entender melhor essa obrigação, é necessário consultar um profissional contábil.

A preocupação com a entrega da EFD no final do ano

A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é um arquivo digital, formado por um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos Fiscos, como registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.

O prazo de entrega da EFD é definido por cada unidade da federação. O prazo de entrega da EFD em São Paulo e Rio de Janeiro vence dia 20 do mês subsequente. Já no Estado de Minas Gerais vence dia 25 do mês subsequente.

Para saber o prazo de entrega da obrigação, é preciso consultar legislação estadual. O importante é estar atento ao prazo desse tipo de obrigação e se preparar para corrigir informações antes da entrega.

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