Controle Financeiro de micro e pequenas empresas

O controle financeiro é um tema bastante latente no universo dos empreendedores, os resultados das organizações estão diretamente ligados aos números financeiros. Uma empresa saudável financeiramente significa estar executando sua missão de maneira viável.

Por ser uma temática importante é comum vermos muito conteúdo sobre gestão financeira, mas ainda sim, muitos empreendedores não encontraram uma forma prática e recorrente de realizar a gestão de suas finanças acabando por negligenciar essa área em seus negócios. A desorganização financeira pode culminar no fechamento da empresa.

O tabu social existente sobre as finanças faz com que muitas pessoas criem uma espécie de bloqueio acerca do tema e da prática. Há muitos empresários que tem medo de encarar a realidade de seus números, vivendo numa inércia de falta de controle que é bastante perigosa para a sobrevivência dos negócios.

 
A sensação de muito esforço para pouco (ou nenhum) lucro financeiro é recorrentemente descrita pelos gestores de negócios que não possuem uma gestão financeira consolidada, trabalha-se muito mas nunca consegue apurar as “sobras” de dinheiro na conta bancária no final do mês.

Uma organização não consegue crescer e inovar se seu controle financeiro não estiver impecável. Toda e qualquer decisão tomada em uma empresa tem reflexos financeiros que precisam ser claros para o planejamento das ações.

O segredo para não cair no exaustivo dia a dia de desorganização e, até engordar a estatística de mortalidade de negócios, é organização e disciplina. 

Vamos ao plano para organizar as finanças da sua empresa e parar de viver uma eterna luta contra as finanças, afinal ela deve ser aliada  para um próspero processo de crescimento.

1. Visão inicial para começar um Controle financeiro

Para começar qualquer controle financeiro o primeiro passo é ter uma visão ampla e real dos números. É importante saber ao certo quais são as despesas principais, seus valores aproximados e como se dá o processo financeiro atual.

Liste em uma planilha (ou mesmo numa folha de papel) todos os gastos que a empresa tem, coloque o nome do gasto, o fornecedor, valor médio e as datas de vencimento. Aqui é importante que você lembre de todos, os fixos, os variáveis, aqueles sazonais, enfim não se esqueça de nada.

Uma informação importante é a diferença de gastos fixos e os variáveis. Os fixos são todos os montantes que não se alteram de maneira sensível e proporcional ao faturamento, ao passo que os variáveis são aqueles que estão diretamente ligados aos produtos ou serviços, quanto mais se vende esses gastos aumentam proporcionalmente. 

Imagine uma padaria, os gastos fixos principais dela serão aluguel e funcionários, por exemplo, os variáveis serão farinhas, leite, ovos, itens diretamente envolvidos na produção. Quanto mais o faturamento da padaria aumenta, maiores são os gastos de matéria prima, que são variáveis.

A listagem das vendas ou seja, do faturamento, também é importante. Saber o volume de dinheiro que entra na empresa é de suma importância para saber suas oscilações e sazonalidades. Uma dica aqui é buscar a informação em extratos bancários ou relatórios de máquina de cartão, caso sua empresa trabalhe com esse meio de pagamento.

Se você não tem essa informação registrada, há a necessidade de começar rastreá-la para saber a real dimensão das vendas de seu negócio.

Ao finalizar esse levantamento inicial você saberá com mais clareza quanto é o custo mensal e o faturamento médio da sua empresa, e a partir daí, será possível melhorar o controle financeiro para tomar decisões com mais segurança.

2. Controle financeiro recorrente

Após ter feito um levantamento inicial de toda a movimentação financeira da empresa, é necessário definir um método de controle e um processo financeiro para garantir que a contas a pagar e a receber estejam sempre corretas e controladas.

Há inúmeras ferramentas disponíveis, desde as simples planilhas de excel até sistemas personalizados para sua empresa e segmento. O importante aqui é que você, principalmente em uma fase mais inicial da organização financeira, sinta-se familiarizado e íntimo da ferramenta. 

A dica é selecionar o sistema que você entenda o funcionamento e saiba onde e como buscar as informações após lançadas e, é essencial que haja disciplina na alimentação de todos os dados de entradas e saídas.

Organizar as etapas do processo do seu contas a pagar e receber lhe ajudará na manutenção do controle financeiro de maneira fiel e real. Entenda como é o caminho das cobranças, boletos e notas fiscais, por onde eles chegam (e-mail, whatsapp, impressos) e busque simplificar os canais para que nenhuma informação e comunicação seja perdida ou esquecida.

Defina, por exemplo, pastas digitais ou físicas para arquivar os boletos de cada fornecedor. Outra sugestão é sinalizar que aquele documento ou conta já foi lançado na ferramenta de controle e seu status de pagamento. Quanto mais visual e simples for o esquema, com mais praticidade e recorrência ele será realizado!

3. Análises periódicas

Uma atividade que muitas vezes é esquecida é a análise dos números que foram nutrido durante o mês. Não basta lançar e ter todo financeiro catalogado se você não analisa o que está acontecendo financeiramente na sua empresa.

Tire um período para olhar para os números dos últimos 30 dias. Crie indicadores como lucratividade, volume de despesas fixas e  volume de despesas variáveis, veja se houve oscilações nesses montantes e entenda os porquês. Decisões como redução de determinado custo, necessidade de aumento de vendas, ideias de investimentos, dentre outras, partirão dessas análises mensais.

A medida que sua empresa passa a gerar histórico de dados financeiros, você vai se familiarizando com valores e comportamentos, sentindo-se cada vez mais seguro frente aos desafios do negócio. Uma empresa financeiramente organizada está sustentada para o crescimento e perenidade.

Mantendo a disciplina de rastreio e lançamento das entradas e saídas, assim como os momentos de análise mensais, você passa a ter seu negócio na mão, garantindo a assertividade na tomada de decisões.

Se você tiver dúvidas, ou deseja fazer suas considerações, comente abaixo ou escreva diretamente para a autora: nataliasartorelli@vamosescrever.com.br .