Redução de custos com compras a partir de NFes

Os dados que constam em uma Nota Fiscal (endereço, frete, CFOP, impostos, etc) podem ser utilizados para gerenciar gastos com compras, resultando em uma redução de custos.

Para uma gestão completa, é necessário prestar atenção nas oportunidades que a análise de documentos fiscais, como NFes, possibilitam. Faça o download do PDF “Redução de Custos com Compras” gratuitamente para entender mais.

Pensando nisto, Karin e Sofia (especialistas em Atendimento e Sucesso do Cliente da Qive) gravaram um vídeo que explica como realizar esta gestão de custos com auxílio das Notas Fiscais.

Utilizando os recursos de uma plataforma de gestão de Notas Fiscais, é possível extrair informações da NFe para tomada de decisão financeira, eliminando discrepâncias do gastos dos últimos meses.

Veja algumas informações valiosas para o setor financeiro e contábil presentes na NFe completa:

• Natureza da operação;
• CNPJ, nome e endereço do emitente e do destinatário;
• Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) do produto;
• Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP);
• Unidade, quantidade, valor unitário e valor total do produto;
• Tributos (ICMS, etc);
• E duplicatas.

Com a Qive, a empresa consegue acessar o aplicativo + Busca, para extrair um relatório avançado de NFe. Existe um filtro com diversos campos da Nota, para que o gestor personalize sua análise:

O departamento de compras, por exemplo, pode levantar todas as Notas Fiscais recebidas de um determinado fornecedor em um mês específico. Basta selecionar o fornecedor e o período para realização do levantamento.

Todas as informações presentes nestes campos da NFe ajudam a construir uma ponte que leva a redução de custos com compras!

No exemplo do vídeo, a construtora que foi atendida pela equipe de CS (Customer Success ou Sucesso do Cliente) da Qive identificou um aumento de custos atípico no mês de março de 2017 em relação aos outros meses do ano.

Além de filtrar as informações, a Qive permite a exportação dos dados para Excel, apenas clicando em um botão. Solicite uma demonstração.

Após ter acesso à este dado, o departamento de compras separou os custos por itens e detectou que apenas 4 (quatro) itens representavam 85% dos gastos totais naquele mês.

Estes itens são importantes para o ramo da construção civil, portanto o gestor desta construtora não poderia apenas deixar de comprar estes produtos.

Portanto, a análise não para por aí, é possível avaliar o valor unitário de produtos específicos e a variação de preço ao longo dos meses.

No caso da construtora, a surpresa foi perceber que estava pagando mais pelo preço unitário dessas mercadorias e mesmo assim, continuava comprando em excesso e sem negociar valores.

A extração e mineração de informações obtidas através das Notas Fiscais, possibilita aos gestores financeiros embasamento para a tomada de decisão. Veja abaixo algumas possibilidades de negociação:

Tomada de decisão baseada em análise de Notas Fiscais

A tomada de decisão é importante para a renegociação de contratos com fornecedores. É importante ter claro que fornecedores são parcerias importantes para que a empresa entregue qualidade em seus produtos e serviços, mas também representam custos, que de vez em quando precisam ser reavaliados.

O gestores da construtora acompanhada pela equipe de CS, tomaram duas decisões:

• Comprar a quantidade de produto necessária para determinada obra;
• Negociar valores, já que eram clientes assíduos de alguns fornecedores.

O resultado dessas ações de análise de Notas Fiscais para renegociação de contratos e revisão dos custos com compras foi uma redução de 30% nos gastos com as principais matérias-primas.

Estas análises ainda permitem uma previsão de gastos com uma determinada venda ou prestação de serviços. Por exemplo: baseando-se nesses dados, a construtora têm condições de prever gastos com uma construção de proporções parecidas.

A obrigação de armazenamento do arquivo XML da NFe não deve ser encarado como o mais importante, o departamento contábil pode contribuir muito mais para a empresa do que apenas cumprir com demandas do Fisco.

Somente com a da gestão de documentos fiscais oferecida pelo Qive, a empresa conseguiu recursos para extração inteligente dos dados com foco na redução de custos com compras.

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É possível pensar em diversas oportunidades, veja a seguir outros recursos que são provenientes da análise de Notas Fiscais eletrônicas:

• Análise de produtos e fornecedores: acompanhamento da evolução de preços mês a mês e comparações entre fornecedores, inclusive com geração de gráficos.
• Curva ABC: permite identificar o ponto de concentração de esforços de negociação, especialmente os produtos que mais impactam no orçamento.
• Controle de devolução: facilita a identificação automática das notas de devolução e suas respectivas notas de origem.
• Categorização de gastos e relatórios: com o uso de etiquetas, o gerenciamento é total personalizável. Os profissionais podem listar receitas e despesas por departamento, produto, projeto, frota, mercadoria recebida e comissão de vendas.
• Controle de contas a pagar: feito com base nos relatórios de duplicatas para prever pagamentos.
• Relatórios básicos e avançados: permitem vários tipos de análise, tais como despesas por categoria, análise de compra e venda por cidade ou estado, evolução do preço do produto e apuração de impostos.

Todas as empresas com acesso aa Qive têm condições de identificar gastos excessivos num determinado mês e, com isso, gerenciar as informações e reduzir os seus custos.

Essa análise exemplificada no vídeo pode ser realizada todos os meses ou em períodos que se adequem à necessidade da empresa, para que haja o controle constante.

Independentemente da quantidade de Notas Fiscais emitidas para o CNPJ da empresa, é muito importante saber onde estão as suas maiores despesas.

Se você ainda não conhece o Qive, experimente agora mesmo. Faça uma gestão mais estratégica e eficaz, que impulsione o crescimento da organização, observando oportunidades no arquivo XML da NFe e nos conte quais foram os seus resultados.

Experimente a Qive.