MDFe: prepare-se para o manifesto de documentos fiscais eletrônicos

Se a sua empresa presta serviços de transporte, o Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico (MDFe) é um instrumento que se tornou necessário a partir de 2014 . Nele estão reunidos os Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CTes). Isso acontece porque em uma mesma carga, vários pedidos serão atendidos. Cada um deve corresponder ao seus respectivos CTes, que são organizados em conjunto no MDFe. Mas como se preparar para fazer esse manifesto?

Primeiramente, você precisa saber que essa é mais uma forma de controle atrelada ao conhecimento de transporte. A fiscalização depende disso para acontecer. Se o motorista da sua empresa for parado pela Polícia Rodoviária Federal, por exemplo, precisará apresentar qual documento? Não basta que ele esteja portando todos os CTe. Quem fiscaliza quer fazer rapidamente o trabalho, justamente para fazer a fila fluir. Por isso, olhar em apenas um documento todos os CTe é o procedimento padrão que tem sido adotado em todo Brasil.

Por meio do MDFe é possível tornar o registro mais ágil, já que ele forma um lote que permite identificar a unidade de carga e outras características do transporte.

Importante: essas informações devem ser disponibilizadas por você! Isso mesmo, sua empresa é responsável por informar ao Fisco desde quem dirige o caminhão, até que tipo e quanto de mercadoria está sendo transportada. A não ser que seja contratada uma transportadora. Neste caso, ela tem obrigação de fazer esse preenchimento, mas cabe acompanhar o processo.

Então, para estar em conformidade com a lei e agilizar a circulação das mercadorias, organize o conhecimento de transporte em lote seguindo estes cinco passos!

1. Reunir todas as informações

Parece simples e básico, mas reunir todas as informações sobre o transporte vai ajudar o cadastro da MDFe a ser mais rápido. Não é um passo que deve ser ignorado ou considerado óbvio, pois é necessário incluir informações completas sobre carga, produto, veículo, motorista e emitente da MDF. Isso vai facilitar principalmente a execução do terceiro passo.

2. Cadastrar emitente

No passo dois, o primeiro cadastro a ser feito é o do emitente, ou seja, de quem está preenchendo a MDF. Uma transportadora que faz traslados para várias empresas em um mesmo veículo é responsável por esse procedimento, pois não há como apenas um cliente fazer a MDFe neste caso. Agora, quando é carga única ou o transportador tem menor porte e presta serviço só para uma empresa, o próprio cliente pode ficar responsável pelo cadastro da NFe, porque ele já tem todas as NFes. Para começar a informar o conhecimento de transporte é preciso vincular a emissão a um perfil emitente. Sem isso, não há como prosseguir com a MDF.

Para ficar sempre atualizado, assine a nossa newsletter:

3. Iniciar emissão da MDFe

Com o emitente selecionado e iniciado no sistema emissor da Secretaria da Fazenda (Sefaz), é hora de colocar a mão na massa e trazer aquelas informações reunidas no passo 1! Você deve preencher:

1.    Data e hora da emissão;
2.    Tipo de emitente: prestador de serviços de transporte é emitente de CTe e os demais emitentes de NFe;
3.    Modalidade de transporte rodoviário, aquaviário, aeroviário;
4.    Forma de emissão pode ser normal ou de contigência. A segunda opção é para quando acontece algum problema no sistema da Sefaz e não é possível conectar imediatamente.;
5.    Local do carregamento;
6.    Unidades Federativas de origem, de passagem e de destino;
7.    Locais de descarregamento;
8.    Dados de registro de transporte: as transportadoras devem informar o número de registro na ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres), o RNTRC (registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas. Para empresas que contratam transportador autônomo, o número informado é o CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte)
9.    Dados do veículo: tipo de carroceria, placa, peso real da mercadoria.
10. Documentos fiscais vinculados à MDF, sejam CTe ou NFe.
11. Informações sobre soma da mercadoria transportada, incluindo peso em quilos ou toneladas de toda a carga.  

4. Validar arquivo

Depois de preencher todos os dados, é necessário verificar se existem ajustes. Se todas as informações foram prestadas corretamente o sistema emissor salva automaticamente o arquivo. Mas o fato de estar validado não diz respeito à conformidade das informações, mas apenas ao cumprimento desta etapa. Com todos esses passos feitos, já é possível consultar a MDFe no site da Sefaz.

Importante: alterações em MDFe validado não serão possíveis, tornando-se necessário encerrar o antigo e reiniciar o processo.

5. Ter uma ferramenta que facilite a vida

Esse passo a passo deve ser realizado para cada estado brasileiro no qual for feita a entrega das mercadorias. Ou seja, cada entrega corresponde a uma MDFe. A empresa que contratou o frete não terá todo esse trabalho se a empresa contratar uma transportadora, mas deverá fiscalizar essas operações, já que o seu produto pode ficar parado aguardando a regularização, caso seja pego em trajeto sem o porte deste documento eletrônico.

Quando acabar o percurso, faz parte do processo dar baixa na MDFe. Só assim está completo o conhecimento de transporte. Se o MDFe não for encerrado, não poderá ser emitida novo conhecimento de transporte para o mesmo veículo informado anteriormente.

Mesmo que você faça esse preenchimento no sistema emissor do governo e que realize o controle manual das MDFe emitidas no site da Sefaz, não há garantia de que encontre os arquivos necessários, caso algum problema ocorra.

Para facilitar a vida, tanto no preenchimento quanto no arquivo correto das informações, o ideal é ter uma ferramenta capaz de gerar e gerenciar esses documentos. Afinal, não é só de MDFe que vive a sua empresa. Há muitos outros que precisam estar sob controle, como os próprios CTes.

Com a ferramenta da Qive, é possível escriturar e arquivar automaticamente o Conhecimento de Transporte Eletrônico, sem depender do envio feito pela transportadora. A consulta à CTe é automática.

Você ainda pode consultar o site da Fazenda em caso de dúvidas sobre a MDFe, mas precisa saber que a sua empresa pode cumprir essa tarefa fiscal sem muitos entraves. Ter uma ferramenta que controle esse processo pode ajudar a simplificar a burocracia por meio de plataformas com interfaces mais amigáveis, intuitivas e integradas ao sistema da Sefaz. Conte com o Qive para conquistar autonomia e segurança no CTe e no MDFe!

Gostou desse post? Curta e compartilhe nas redes sociais: Facebook, LinkedIn e Twitter.