Por que Conferir Os Dados De Boletos Recebidos Com NFes?

No início das atividades financeiras, os métodos para a realização de pagamentos eram manuais e, com isso, geravam muita demora nos processos.

Para o pagamento de um credor, era necessário deslocar-se até ele, pois utilizava-se cédulas de dinheiro, cheques ou ordens de pagamento, o que exigia da gestão financeira um acompanhamento ainda mais constante e rigoroso. 

Os procedimentos e processos da área financeira, atualmente, tornaram-se mais fáceis e eficientes devido aos avanços da informatização e tecnologia, como o surgimento dos boletos, transferências bancárias e, a última grande evolução para os meios de pagamentos, o PIX.

Os boletos ainda são um dos mais significativos avanços em relação a pagamento pois, por meio deles, em poucos minutos, pode-se ler o um código de barras ou QRCode (Quick Responde Code), ou ainda, acessá-lo via internet banking, no serviço DDA (Debito Direto Autorizado), para efetuar qualquer pagamento. 

Os boletos simplificam e agilizam a rotina financeira, tanto de pessoas físicas quanto jurídicas, tornando mais fácil realizar pagamentos, principalmente para empresas, que possuem uma quantidade muito maior de contas a pagar, demandando processos mais ágeis para isso. 

Isso porque os boletos são de fácil emissão, podem ser feitos diretamente no banco (bankline), ou por um software de gestão empresarial (ERP) e financeiro, que faça vinculação bancária e o registro do boleto automaticamente.

No entanto, toda essa facilidade e conveniência tem chamado a atenção de muitos golpistas, que se aproveitam das vantagens que o boleto oferece para, assim, emitirem falsos boletos e obterem ganhos de maneira ilícita. 

Em muitos casos, os contraventores utilizam de técnicas para ludibriar as vítimas, pessoas físicas ou jurídicas, se passando por um fornecedor, cliente e até mesmo funcionário, para obter informações confidenciais que permitam enganá-los. 

É comum, também, a geração de boletos falsos, com logotipos das empresas e com detalhes bancários semelhantes, para que se pareça o mais próximo de um boleto verdadeiro e, mais uma vez, enganar as vítimas. 

Os falsos boletos então são encaminhados como se fossem legítimos, portanto, é sempre necessário analisar as informações de quem os enviou, como horário, domínio (endereço eletrônico), CNPJ e outras, buscando por qualquer evidência que possa caracterizar um elemento duvidoso e demonstrar indícios de crime.

Diante disso, realizar uma verificação minuciosa dos boletos é a melhor prática para proteger suas finanças e evitar que sejam alvo de alguma fraude. 

A seguir, abordaremos dicas de como conferir se os dados dos boletos recebidos estão em acordo com respectivas notas fiscais, ou compras, e entender como uma atividade aparentemente simples pode garantir que os pagamentos sejam precisos, evitando maiores transtornos.

A importância da conferência dos dados de boletos

A conferência das informações contidas no boleto é um procedimento fundamental para uma boa gestão financeira das empresas e indivíduos. 

Esse cuidado minimiza os erros financeiros e auxilia na proteção contra fraudes. Abaixo, veja alguns pontos importantes a se considerar.

• Não caia em golpes 

Uma conferência detalhada dos boletos é a primeira medida para evitar ser vítima de algum golpe, pois a cada dia as artimanhas utilizadas pelos criminosos passam por maior aprimoramento. 

Fato que acarreta em boletos que se equiparam cada vez mais aos verdadeiros, tornando ainda mais difícil perceber as diferenças entre eles, o que induz as vítimas ao erro de pagamento e gera prejuízos financeiros, entre alguns outros transtornos.

•  Realize pagamentos corretos 

A realização de pagamentos genuínos (boletos verdadeiros) é essencial para que se mantenha um fluxo financeiro correto. 

Os boletos adulterados que não forem prontamente identificados, podem acarretar uma série de problemas, como pagamento incorreto (indevido) ou duplicado, causando atraso no pagamento de outras obrigações em decorrência de falta de recursos, o que possivelmente acabará por afetar o relacionamento com fornecedores e outros credores. 

A conferência precisa dos boletos contribui para que o fluxo de caixa seja realizado corretamente, com os recursos sendo destinados aos lugares certos.

• Evite inadimplência

Manter a empresa livre de inadimplência é um dos principais desafios para quem executa a gestão financeira, pois nenhuma empresa pode ou gostaria de ter crédito negado por algum credor devido à falta de pagamentos.

Além, ainda, de possivelmente ter seu nome negativado e incluído em cadastros de inadimplência, o que pode, em últimos casos, até mesmo depreciar sua imagem e reputação perante o mercado. 

Para que possamos preservar a integridade financeira, alguns pontos são muito importantes, como conferir se os boletos recebidos estão de acordo com a compra (conforme informações no corpo da nota fiscal), conferir dados de fornecedores, valores e outros. 

Outro cuidado que você deve ter, é o de organizar os boletos de modo que sejam pagos até a data limite de vencimento, podendo utilizar o serviço de agendamento de pagamentos, na plataforma bancária (bankline), para evitar que sejam esquecidos. 

Isso porque os boletos pagos em atraso normalmente acarretam um aumento de valor,  acrescidos juros e multas, despesas financeiras que reduzem a lucratividade da empresa. 

Em suma, até mesmo os fornecimentos de serviços ou produtos essenciais podem ser interrompidos pela inadimplência e sua recorrência, ocasionado, em casos extremos, a possibilidade de penhora de bens por parte dos credores. 

Como conferir dados de boletos recebidos

A conferência dos boletos é um processo simples, mas rigoroso, pois é através desse procedimento que minimizamos, de maneira significativa, possíveis erros ou golpes que ocasionariam prejuízos financeiros e problemas aos departamentos responsáveis.

Como usar NFes para conferir dados dos boletos

Na gestão financeira, existem diversos documentos envolvidos nas atividades, e dentre eles estão as notas fiscais eletrônicas (NFes) de compra, que se referem a itens ou serviços adquiridos pela empresa, junto com seus respectivos boletos, para que possa ser efetuado o pagamento da cobrança. 

A conciliação entre esses dois documentos pode garantir a integridade do pagamento, pois na nota fiscal constam muitas informações que podem ser confrontadas com as do boleto, como a Razão Social e CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), que é composto por uma sequência numérica de 14 dígitos. 

Sequência essa que serve para identificar a empresa perante órgãos regulamentadores, funcionando similarmente ao CPF (Cadastro de Pessoa Física) na identificação do cidadão. Além disso, nas NFes podemos também conferir valores e vencimentos. 

Se o CNPJ do boleto estiver em discordância do CNPJ da nota, deve-se verificar com o fornecedor a procedência do boleto. Uma das possibilidades dessa divergência, pode ser explicada devido aos fornecedores que ocasionalmente trabalham com antecipação de crédito. 

Nesses casos, o CNPJ poderá ser de uma empresa terceira. Essa atividade chama-se factoring ou fomento mercantil, que consiste na venda, pelo fornecedor, de seus direitos de crédito, que seriam a longo prazo, para a empresa terceira que os comprou à vista, porém, pagando um valor menor que o original, devido aos descontos efetuados. 

Caso o fornecedor não realize essa prática e desconheça o boleto, deve-se desconsiderar esse boleto divergente e solicitar o correto, para então garantir a confiabilidade do pagamento.

• Boas práticas para conferência e pagamento de boletos: 

A conferência dos boletos garante que o processo financeiro seja direcionado de forma correta e, através do código de barras, em instantes, podemos efetuar pagamentos, garantindo agilidade no processo. 

Mas o que significa toda essa numeração referente ao código de barras? Vamos detalhar com o exemplo a seguir. O código de barras é formado por 48 dígitos e por 6 grupos, conforme a sequência abaixo:

34193373700000001000500940144816060000739571 

• Primeiro grupo: refere-se ao código do banco que emitiu a cobrança, é composto por 3 números (341). Esse código é definido pela FEBRABAN (Federação Brasileira de Bancos).
• Segundo grupo: é o número que se refere à moeda do país emissor desse boleto. Quando apresentar nesse dígito o número 9, refere-se a uma fatura do Brasil, e significa que o pagamento deve ser efetuado em reais. 
• Terceiro grupo: o próximo é um grupo de 25 números (3373700000001000500940144) que representam um campo livre para informações sobre o boleto, como data de emissão, informações da empresa cobradora, banco e agência.
• Quarto grupo: é o trigésimo dígito (8), e corresponde ao dígito verificador formado a partir de cálculos das numerações que o antecedem.
• Quinto grupo: são os dígitos referentes à data de vencimento desse boleto (1606), a partir da data-base definida pelo BACEN (Banco Central), de 7 de outubro de 1997.
• Sexto grupo: nesse último grupo, os 10 dígitos (0000739571) que o formam apresentam o valor do boleto. Nesse exemplo, o valor do boleto é R$7.395,71.

Agora que entendemos o funcionamento do código de barras, podemos usá-lo como ferramenta para conferência de boletos para aumentar a eficiência dos processos financeiros. 

Essa análise minuciosa é o primeiro passo, porém, devemos também utilizar os documentos auxiliares a esses boletos, como notas fiscais, contratos, pedidos de compra, entre outros, os quais  contém mais informações da empresa que auxiliem nessa verificação.

Utilizar sistemas de gestão financeira também pode ser de grande auxílio, pois esses nos ajudam a realizar a conciliação entre boletos e demais transações financeiras e, por meio dessa automação, identificar possíveis erros torna-se mais fácil. 

Manter todos os registros dos boletos pagos e recebidos, de maneira detalhada e organizada, é essencial para garantir a rastreabilidade das atividades e para solucionar, de maneira ágil, qualquer problema que possa surgir referente a pagamentos.

Pode-se, ainda, ser implementado nas empresas um processo de aprovação interna (tesouraria), no qual os boletos são conferidos e analisados por responsáveis, antes do pagamento. 

É sempre importante se atentar a origem desse boleto, pois os golpistas enviam e-mails se passando por fornecedores. Se sua empresa só trabalha em horário comercial, e o boleto foi enviado durante a madrugada, por exemplo, por um e-mail estranho, deve-se verificar a procedência desse recebimento.

Essa dica também vale para boletos que constam no DDA (Débito Direto Autorizado), sendo importante clicar no boleto, abrindo-o na tela para conferir as informações, antes de efetuar o pagamento. 

É essencial, ainda, investir em treinamentos para conscientização e importância desses processos, para melhorar os controles preventivos contra erros e fraudes.

Como denunciar um boleto falso?

Após identificado um boleto falso, a próxima medida deve ser a denúncia, pois desse modo podemos contribuir para a proteção das informações e combate às fraudes. 

Abaixo, veremos como realizar esse procedimento:

Procedimento

O primeiro passo é analisar cuidadosamente o boleto e compará-lo com os documentos auxiliares para encontrar as divergências. 

Se ainda houver dúvidas, entre em contato com a empresa emitente através dos canais de comunicação oficiais da empresa. Se constatado que o boleto não é válido, registre a denúncia.

Entre em contato com a instituição financeira que você realiza seus pagamentos, e registre uma denúncia contatando o serviço de atendimento ao cliente, ou até mesmo o suporte financeiro, e relate sobre a ocorrência de falso boleto, para que em seguida o banco, ou outra instituição, forneça orientações específicas de como proceder.

Se a empresa utilizar algum terceiro para as atividades de T.I (Tecnologia da Informação), vale comunicá-los para que analisem os fluxos de recebimentos na rede e possam identificar operações suspeitas, buscando soluções para bloqueá-las.

É imprescindível que seja registrado um B.O. (Boletim de Ocorrência), pois a polícia poderá realizar uma investigação para combater essas práticas criminosas. 

No B.O., detalhe o máximo de informações possíveis, como o meio pelo qual você recebeu o boleto, domínios de e-mail, horário, a empresa credora, entre outros. É importante, ainda, comunicar às autoridades reguladoras, nesse caso o BACEN (Banco Central), que poderá trabalhar para que essas práticas criminosas não se repitam.

Canais de comunicação das agências responsáveis

Existem diversos canais que podem ser usados para entrar em contato com o atendimento dessas agências, tanto online, quanto presencialmente. 

• Via telefone: ligue para os canais de atendimento de sua instituição financeira, através dos números que já possuem, contatando sua gerência ou área responsável. 

Caso não possua um número de telefone para isso, procure no verso de seu cartão bancário ou site oficial da instituição.

• Online: A maior parte das instituições financeiras possui sites, chats ou e-mails em que é possível se comunicar e relatar seu problema. 
• Presencialmente:
  • Você também pode ir até uma agência de sua instituição financeira, munido dos documentos e boleto falso para que seja atendido.
  • Na delegacia de polícia mais próxima, leve o boleto, registro das comunicações suspeitas e seus documentos para que se possa registar um Boletim de Ocorrências e dar início a uma investigação.
  • No PROCON  (Programa de Proteção e Defesa do Consumidor) você pode pedir orientações e mediar os procedimentos realizados.

Vale lembrar que todas as conversas (e-mail) devem ser consideradas e apresentadas a esses canais de comunicação, pois são evidências importantes. A denúncia contribuirá para a implementação de novas iniciativas para a inibição e desencorajamento dessas atividades fraudulentas.

Lei de proteção de dados - Como a LGPD prevê responsabilidade por falhas na segurança de dados

No Brasil, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), regulamenta especificamente as responsabilidades relacionadas a falhas na segurança de dados. 

Seu principal objetivo é garantir a proteção de dados pessoais, de modo que as empresas que armazenam e processam esses dados, possam assegurar a privacidade e segurança das informações. 

Desse modo, a LGPD responsabiliza as empresas que possuem o controle desses dados, exigindo que os controladores dessas informações estejam alinhados com todas as medidas de segurança para que não haja o vazamento, alteração ou qualquer outro infortúnio com esse material.

A LGPD estabelece a obrigatoriedade, em caso de fraude ou crime, da notificação aos titulares de dados e às autoridades competentes, o mais breve possível, juntamente com um detalhamento do ocorrido e as medidas que foram tomadas para a resolução do incidente. 

Além disso, podem ser aplicadas multas para as organizações que não cumprirem com as obrigatoriedades estabelecidas pela lei, elas ocorrem de acordo com a grau de relevância das informações corrompidas. 

A lei permite também que busquem reparação por danos morais e materiais, em casos de disseminação das informações.

Em um ambiente cada vez mais digital, é importante se conscientizar em relação à segurança dos dados pessoais, e é para a garantia de que essas medidas de segurança sejam aplicadas, que a LGPD foi criada para a proteção da privacidade dos indivíduos.

Conclusão

No contexto do mundo digital em que vivemos, com ferramentas cada vez mais sofisticadas para otimização de nossas atividades, todo cuidado deve ser tomado para que esses benefícios não contribuam negativamente.  

Facilitando as armadilhas de golpistas, que se aproveitam desses recursos tecnológicos para cometer crimes com maior facilidade e com imensa riqueza de detalhes, confundindo os indivíduos em relação ao que é verdadeiro e o que é falso. 

Ao chegar ao fim deste guia, é possível perceber que a conferência de dados de boletos não é uma mera formalidade, mas sim uma prática financeira essencial. Ela protege seus recursos, sua reputação, e contribui para um ambiente financeiro mais seguro. 

Lembre-se que um pequeno esforço de verificação pode evitar problemas financeiros significativos, portanto, não subestime a importância de um olhar crítico sobre seus boletos antes de efetuar os pagamentos.