5 ferramentas de gestão para turbinar seu negócio

Falaremos hoje sobre cinco diferentes ferramentas de gestão que podem ajudar sua empresa a se tornar mais competitiva no mercado. São elas que auxiliam na organização dos processos, garantindo maior produtividade e, portanto, melhores resultados. Apresentaremos ferramentas para vários tipos de gestão (comunicação, planejamento, documentação, concorrência e tempo) exatamente para você refletir de forma panorâmica sobre a sua empresa.

Ferramenta de gestão de comunicação

Existem inúmeras formas de facilitar a comunicação dentro da empresa, mas vamos falar aqui do Slack, que vem ganhando muita força porque é capaz de concentrar toda a comunicação interna em um único programa. Além de permitir conversas diretas apenas entre duas pessoas, também há canais de conversa aberta, que funcionam como grupos, onde podem ser discutidos determinados projetos ou assuntos.

A principal vantagem do Slack é que o programa permite criar categorias de backup de arquivos.  Assim, se em uma conversa, um documento precisa estar acessível, é suficiente fazer o upload do arquivo para se discutir sobre ele. A ferramenta Slack também é capaz de integrar outros diversos serviços de comunicação e armazenamento, incluindo o Hangouts e o Dropbox.

Além disso, a ferramenta garante a disponibilidade de mensagens não lidas (Unreads) numa simples varredura, que gera uma seção exclusiva do material novo. Assim, você pode visualizar o todo numa mesma rolagem, limpar, dar andamento ou arquivar, facilitando a retomada ao trabalho após uma longa reunião ou mesmo um dia de ausência.

Ferramenta de gestão de tempo

Você quer saber quando de fato ficará pronto aquele projeto em que a equipe está trabalhando? O runrun.it mostrará prontamente a real previsão de prazo, quem está mais adiantado nas tarefas, quem está sobrecarregado, etc. A ferramenta gerencia o fluxo das tarefas, priorizando e organizando por projetos e clientes. Cada uma das tarefas possui um timeline específico, disponível e acessível a todas as pessoas vinculadas ao projeto.

Essa ferramenta de gestão de tempo trabalha no sistema de SaaS (software como um serviço, na sigla em inglês). Isso significa que o usuário pode fazer a instalação e acessar o programa pela Web, a um custo mensal que depende do número de usuários na empresa (10, 20, 50 ou 100) e também da necessidade de capacidade de armazenamento. Para até cinco usuários, o runrun.it é gratuito.

O funcionamento é simples. Basta que o gestor do projeto cadastre a empresa ou o setor dentro da empresa, adicione os colaboradores e defina de quem será a liderança dos projetos, ou seja, estabeleça de quem se pode ou não receber incumbências. Como dissemos, a partir daí, será apenas cadastrar os projetos e respectivas tarefas e o prazo final. As prioridades serão estabelecidas pela ferramenta.

Ferramenta de gestão de documentos

A ferramenta Qive é especializada no processamento automático de documentos fiscais e tem sido a primeira escolha de profissionais contábeis de inúmeras empresas. Ela possibilita efetuar consulta, download e armazenamento diretamente das secretarias da Fazenda (Sefaz) e de diversas cidades. Isso representa segurança fiscal para a empresa clientes e otimiza o trabalho do escritório de contabilidade.

Entre milhares de documentos fiscais (XMLs de NFe, NFCe, NFSe, CTe e até SAT-CFe) com os quais os contadores lidam diariamente, a plataforma da Qive permite a automatização da importação de XMLs, além de buscas, relatórios avançados, manifestação de destinatário, etc. Tudo isso facilita o dia a dia do processamento fiscal no escritório, bem como o fechamento de mês, controle fiscal e confronto de Sped. Sem falar na segurança da informação e na disponibilidade dos dados armazenados.

Entenda a importância e o valor da tecnologia na contabilidade junto ao diretor da FENACON, Helio Donin. Dê o play no podcast abaixo:

Ferramenta de gestão de planejamento

O Sebrae/Minas Gerais desenvolveu e disponibiliza de forma totalmente gratuita a ferramenta Plano de Negócio 3.0, capaz de demonstrar a viabilidade de um negócio a partir da estratégia de mercado, das operações e da gestão financeira. Com essa ferramenta, o empreendedor pode enxergar, com maior clareza, o que é e o que pretende que a sua empresa seja.

De acordo com a instituição, o Plano de Negócio está pronto para auxiliar a: 1) Organizar as ideias para iniciar um novo empreendimento; 2) Orientar a expansão de empresas já em atividade; 3) Apoiar a gestão do negócio, tanto em números como estratégias; 4) Facilitar a comunicação entre sócios, empregados, clientes, investidores, fornecedores e parceiros; 5) Captar recursos financeiros, humanos ou mesmo parcerias de negócio.

Ferramenta de gestão da concorrência

Criada por Michael Porter e publicada pela Harvard Business Review em 1979, a ferramenta de gestão Cinco Forças de Porter é um clássico da administração e objetiva manter equilibradas as chamadas “cinco forças competitivas”, para preservar o sucesso da empresa no mercado. Para o especialista, qualquer uma dessas forças pode afetar a capacidade de concorrência empresarial e, portanto, o seu lucro.

As Cinco Forças de Porter podem ser resumidas da seguinte forma: 1) Rivalidade entre os concorrentes; 2) Poder de negociação dos clientes; 3) Poder de negociação dos fornecedores; 4) Ameaça de entrada de novos concorrentes; e 5) Ameaça de produtos substitutos. A recomendação de Porter é a de se refletir sistematicamente sobre cada um desses pilares e buscar neutralizadores em tempo hábil.

Gostou de nossas dicas? Esperamos que pelo menos uma delas seja útil para as necessidades da sua empresa. Quer saber mais sobre gestão empresarial? Visite nosso blog: www.arquivei.com.br/blog