Como uma solução de download de NFes pode ser útil à controladoria

Todo mundo acha que uma plataforma de gestão de documentos fiscais é benéfica apenas para os analistas contábeis e contadores independentes. Pois saiba que isso não é verdade!

Existe outro setor profissional que pode muito bem se beneficiar de um software online que faça download de NFes e que permita uma organização minuciosa de tais registros eletrônicos.

Um desses setores é o de controladoria, que, basicamente, tem como objetivo coordenar os processos de gestão econômica, financeira e patrimonial de grandes empresas, fazendo a coleta, organização e análise de dados que podem guiar o empreendimento para a direção correta.

Um gerente de controladoria — também chamado de controller — identifica pontos de melhoria, desenvolve relatórios auxilia na projeção de novos investimentos e se certifica de que a sua saúde financeira está indo bem.

Isso significa que a sua função é integrar informações financeiras dos departamentos da empresa e facilitar a tomada de decisões dos gerentes de cada área.

Também cabe ao controller identificar as deficiências de um planejamento financeiro, indicando pontos que podem ser melhorados para otimizar a rentabilidade e a lucratividade do empreendimento. Por visualizar a empresa como um todo, através de uma visão panorâmica, esse profissional também é capaz de auxiliar na implantação de novos sistemas de informação.

O setor de controladoria é de extrema importância, especialmente para empresas de grande porte ou em fase de expansão. Sem ele, fica difícil estudar os movimentos econômicos e tendências do mercado, oferecendo sugestões preciosas para o crescimento da marca. Também fica mais difícil analisar se as ações estratégicas atualmente em operação estão tendo um resultado positivo, pois a função de um funcionário dessa área é justamente se manter focado nas métricas.

Otimização e aumento de produtividade

Isto posto, não é incorreto afirmar que a rotina profissional de um controller envolve trabalhar com gestão orçamentária. Ele precisa saber quanto cada departamento gasta e como faz isso, colocar os lucros na ponta do lápis, analisar tributações e analisar com detalhismo outros dados financeiros da empresa. Sendo assim, é natural que ele também precise fazer consultas de NFes completas e estudar outros documentos, como DANFEs e CTes.

Uma boa solução de gestão de documentos fiscais possibilita a otimização das operações do setor de controladoria, visto que algumas de suas tarefas (como pedidos e acúmulo de notas fiscais) podem ser automatizadas e até mesmo integradas com outros sistemas utilizados no ambiente corporativo, como o ERP (Enterprise Resource Planning).

Visto que um gerente de controladoria precisa resguardar as verbas da companhia, um sistema desse tipo pode ser de grande valia para facilitar a sua rotina. Imagine, por exemplo, que determinado departamento está fazendo gastos excessivos sem informar à controladoria, via atualização de orçamento — tendo em mãos uma solução que monitora todas as notas fiscais lançadas contra o seu CNPJ, o controller vai perceber um gasto atípico e pode ser proativo para resolver o problema.

Isso representa uma liberdade maior e total independência de outros setores da empresa. Geralmente, um controller precisa estar em constante comunicação com a área contábil para fazer a requisição de informações fiscais; com uma plataforma automatizada e centralizada, ele mesmo pode obter as informações que quiser e fazer o download de NFes quando necessário.

Gerando inteligência e competitividade

Além disso, uma vez que o controller tenha posse de todos os documentos fiscais em um dashboard completo e possa fazer consultas de NFes completas, fica muito mais fácil ele gerar inteligência corporativa através da análise de dados financeiros. Por exemplo: muitas vezes, um departamento pode informar à controladoria apenas o custo de um equipamento adquirido, mas sem citar o frete ou até mesmo os impostos sobre tal mercadoria. Assim, como saber se as decisões de compra são mesmo as mais vantajosas para a empresa?

Com uma solução para gestão de documentos fiscais, o gerente de controladoria tem todos esses dados sempre à disposição e pode usá-los ao seu favor para gerar inteligência corporativa, que, por sua vez, é capaz de se transformar em uma vantagem competitiva. Tudo isso graças a relatórios mais detalhados e que apontam onde existem oportunidades de melhorias nas finanças de seu negócio.

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Redução de custos e automação

Os ganhos ao adotar esse tipo de solução são inúmeros. Primeiramente, uma vez que o setor de controladoria tenha independência de outras áreas da empresa para trabalhar, ele pode perceber um instantâneo aumento de produtividade, podendo executar as mesmas tarefas de antes com maior agilidade. Não estamos dizendo que comunicação interna não seja importante — muito pelo contrário. Mas, quando todos têm acesso à mesma informação ao mesmo tempo em uma plataforma centralizada, o fluxo de trabalho se torna muito mais fluido e eficiente.

Vale citar aqui a Teoria das Restrições, criada pelo famoso consultor de administração Eliyahu M. Goldratt. Baseada na premissa de que sempre existe pelo menos uma restrição na empresa que impede o seu crescimento, a teoria defende uma visão sistema e integrada da empresa — algo que o gerente de controladoria pode fazer com maior facilidade ao analisar as XML das NFes e projetar um relatório de gastos.

Além disso, a adoção de uma ferramenta que automatize o download de NFes pode até mesmo reduzir os custos operacionais de seu empreendimento. Pense — sempre que um funcionário perde trinta minutos de seu tempo para realizar uma tarefa simples e repetitiva, que poderia muito bem ser automatizada com o app certo, a sua companhia também está perdendo dinheiro. Diferente do que muitos pensam, a automação não ceifa empregos, mas sim permite que os funcionários alocam seus esforços em tarefas realmente importantes e relacionadas ao core business da companhia.

Como começar a aproveitar um software de gestão de Notas Fiscais

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