Data mining aliado aos documentos fiscais

Armazenar e processar informações em bancos de dados cada vez maiores têm sido um desafio para os gestores das mais diversas áreas de atividades da economia.

Estima-se que o volume mundial de dados acumulado no universo virtual dobra a cada dois anos e que a maioria dessas informações estão soltas, sem qualquer estruturação, ou seja: sem uso.

As técnicas de informática que acompanham a evolução tecnológica sempre trabalham no sentido de buscar soluções para os eventos observados. Para quem trabalha com informações, o data mining é uma alternativa a se considerar, no que diz respeito a trabalhar esses dados que atualmente estão sem uso. E isso, em relação ao compliance fiscal, é mais do que relevante.

O que é data mining?

O data mining ou mineração de dados (MD) é um processo que navega em grandes quantidades de dados à procura de padrões sólidos para detectar relacionamentos metódicos entre variáveis, detectando assim novos subconjuntos de dados.

O data mining pode ser considerado como a técnica que possibilita filtrar todos os dados desestruturados, separando o que é relevante do que não é, através de algoritmos de aprendizagem ou classificações baseadas em redes neurais e estatística.

Somente o data mining é capaz de dar sentido a esses dados para que a empresa possa fazer bom uso deles. Quanto maior o banco de dados, mais ele dependerá do data mining.

Há cerca de 25 anos, modelos e técnicas de data mining deram base ao chamado Business Intelligence (BI), que nada mais é do que a área de descoberta de conhecimento útil em grande base de dados (outro conceito útil da informática, chamado de Big data), apontando padrões e tendências impossíveis de se perceber sem o emprego do data mining.

Pode-se então diferenciar o business intelligence (BI) da mineração de dados (MD) como dois patamares distintos de atuação. O primeiro busca subsidiar a empresa com conhecimento novo e útil acerca do seu meio ambiente e funciona no plano estratégico.

O segundo visa obter, a partir dos dados operativos brutos, informação útil para subsidiar a tomada de decisão nos escalões médios e altos da empresa e funciona no plano táctico.

Qual a importância do data mining?

A aprendizagem a partir dos dados analisados por ele é extremamente poderosa, e seu uso está transformando a tomada de decisões nas empresas dos mais diferentes perfis.

Diversas áreas utilizam seus recursos em busca de interrelacionar os mais diversos fatores. Entre elas, podemos citar:

• Empresas do comércio e da indústria;
• Bancos;
• Operadoras de telecomunicações;
• Seguradoras.

A grande importância dele, nesses ramos, é descobrir o que influencia o quê: Preços;

• Promoções;
• Demografia;
• Desempenho da economia;
• Risco;
• Concorrência;
• Mídias sociais.

E todos os fatores que porventura interfiram no sucesso do negócio.

O data mining é uma das práticas de aproveitamento de informação que pode ser integrado à administração, pois ele visa eliminar inconsistências e proporcionar maior qualidade aos dados coletados.

Utilizar toda a informação da empresa que está implícita entre milhares de dados é algo de grande valia e a solução para isso é o data mining.

Como o uso de data mining se aplica aos documentos fiscais?

A cada dia, as empresas vêm gerando mais e mais dados, que crescem de forma acelerada, a partir de fontes internas e externas. 

Recentemente, o Governo brasileiro começou a tornar digital sua sistemática de recebimento de tributos e emissão de documentos fiscais. 

Hoje, o armazenamento de Notas Fiscais eletrônicas (NFes) é feito através do arquivo XML, digitalmente, o que traz mais facilidade na hora de minerar os dados da nota e também diminui significativamente os gastos com papéis e armazenamento físico.

São muitas as informações armazenadas no banco de dados das empresas com relação aos seus documentos fiscais. 

No entanto, somente armazenar dados não traz muitos benefícios para as empresas. 

De acordo com o relatório Insights-Driven Businesses Set The Pace For Global Growth, da Forrester, empresas data-driven crescem mais de 30% por ano. 

Por isso, mais do que somente ter esses dados acessíveis, é importante usá-los como fonte de inteligência para basear as tomadas de decisões dentro da empresa, para assim, alavancar os negócios.

Basket Analysis

Também chamado de análise de afinidade, a Basket Analysis é considerado uma das tarefas mais simples de data mining, podendo ser aplicado para vários objetivos.

A Basket Analysis identifica combinações de itens que ocorrem com frequência em um banco de dados, com foco no padrão de compras dos consumidores. Por meio da combinação de itens considerados interessantes do ponto de vista estatístico, a Basket Analysis gera um conjunto de regras de associação.

Por exemplo, em uma loja de venda de smartphones é identificado que mais da metade dos consumidores compra também uma capinha de celular. Essa associação, por mais simples que seja, consegue identificar oportunidades para futuras promoções e assim angariar mais clientes.

Existem diversas outras análises possíveis através do data mining, comece a minerar seus dados agora e veja quais os resultados.

Data mining e documentos fiscais: qual a relação?

Dentro de um XML existem campos com valor total da nota, data de emissão, impostos, entre outras especificidades tributárias.

Para começar a usar o data mining em arquivos fiscais, é preciso ter o controle de todos eles, ou seja, centralizá-los e armazená-los corretamente.

Por exemplo, a empresa quer todas as notas emitidas antes de outubro, com valor total acima de R$1.000,00 que tenham sido emitidas pelo principal fornecedor das mercadorias da empresa.

Para encontrar esses dados é preciso minerar as notas fiscais, assim será possível separar as notas emitidas antes de outubro, dentre essas notas, as que estão acima do valor descrito. E, para saber o principal fornecedor, basta filtrar as notas escolhidas por fornecedor e contar qual a porcentagem esse fornecedor ocupa nas entregas.

Assim é possível fazer uma estimativa da quantidade de produtos que será pedida nos próximos meses e negociar o valor com esse fornecedor. A estimativa, inclusive, está diretamente ligada à mineração de dados.

Caso você lide com documentos fiscais, existe uma ferramenta que pode te ajudar a dar os primeiros passos para qualquer inteligência com documentos fiscais. 

O Qive consulta, baixa e gerencia todas as NFes e CTes emitidas contra o CNPJ da empresa, diretamente da Secretaria da Fazenda.

Se você lida com Notas de Serviço eletrônicas (NFSes), a Qive também consulta em mais 150 prefeituras.

Além disso, a Qive, disponibiliza um dataset que, além de ser estruturado, é atualizado em tempo real com informações de NFes e CTes. 

Com nosso módulo, você pode se conectar com ferramentas de visualizações de dados e, assim, automatizar análises que vão te ajudar na tomada de decisões estratégicas para o negócio. 

Com todas as suas notas centralizadas, inclusive NFCe e CFe-SAT, é muito mais fácil começar a implementar o data mining no seu trabalho. Gerar inteligência pode ser o próximo passo para angariar mais clientes, diminuir custos e aumentar a qualidade dos produtos ou serviços.

Quer saber como a Qive pode ajudar o seu negócio a gerar inteligência a partir dos dados dos documentos fiscais? Fale com um consultor agora mesmo!

Para se manter atualizado em relação às soluções mais avançadas para o seu negócio e conhecer as novidades sobre gestão fiscal e tributária, siga a Qive nas redes sociais: estamos com você no Facebook, LinkedIn e Twitter!