6 estratégias para reduzir custos na sua empresa

Controlar e reduzir os custos é tão importante quanto aumentar as receitas de sua empresa. Por isso, realizar uma avaliação interna de custos e entender como funcionam seus processos, a fim de encontrar o melhor caminho para a redução de custos na empresa, sem impactar na qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, é fundamental.

Mas, não importa o quão grande ou pequena sua empresa seja, você deve sempre procurar maneiras de reduzir gastos desnecessários. Desde a alteração do local de trabalho até a integração de novas tecnologias, há muitas maneiras de reduzir custos na empresa com sucesso.

E se você deseja que o orçamento permaneça competitivo você precisa saber as melhores maneiras de remover custos de uma forma que fortaleça e não limite o crescimento da  sua empresa.

Por que é importante reduzir custos?

O crescimento de uma organização depende não apenas de quanto ela gera com seus produtos ou serviços, mas também de quanto gasta. Uma empresa pode vender muito e agradar seus clientes, mas se seus custos ultrapassam dos valores arrecadados, ela não crescerá.

Portanto, quando se trata de reduzir custos, essa parece ser uma das principais considerações de todo negócio. Entretanto, não basta começar a fazer cortes sem um planejamento adequado.

Em primeiro lugar, você deve se perguntar:

• Eu realmente sei os custos do meu negócio?
• Qual seria o impacto da redução de cada um deles em nossas atividades?
• Isso poderia ter consequências negativas? Ou positivo?
• Quais setores serão afetados e como?

Portanto, o primeiro passo é compreender profundamente a gestão de custos do seu negócio, para então desenvolver uma estratégia de redução de custos. Afinal, não adianta nada tentar reduzir despesas em atividades que não terão nenhum impacto, ou mesmo modificar processos que resultem no declínio da qualidade de seus produtos.

O que são os custos

É preciso entender que custos e despesas são conceitos diferentes. Despesas são aquelas necessárias para que uma empresa continue a funcionar, ou seja, salários de funcionários, publicidade, marketing etc.

Os custos estão associados à entrega de bens e produtos finais, como a aquisição ou produção de bens, matérias-primas, mão de obra, eletricidade, máquinas, impostos, entre outros.

Os custos são divididos entre os custos fixos e variáveis.

• Custos fixos: são aqueles que não dependem da quantidade produzida pela empresa;
• Custos variáveis: aqueles que variam conforme a produção (compra de matéria-prima, desgaste da máquina, custo do combustível nas entregas etc.);

Quer saber mais sobre custos? Então leia o nosso artigo: Dicas de gestão de custos para o seu negócio

Identificar custos desnecessários e estabelecer um programa eficiente que trará benefícios sustentáveis ​​para o seu negócio.

Porém, cabe aos empreendedores encontrar as melhores estratégias para reduzir custos e agilizar os processos de gestão empresarial. E essa redução significa obter mais flexibilidade para aproveitar as oportunidades de mercado.

Pensando nisso, selecionamos algumas dicas para ajudá-lo em seu caminho. Dê uma olhada!

6 estratégias para reduzir custos na empresa

1. Avalie seus custos

Antes de criar um plano de ação para reduzir os custos da sua empresa, você precisa fazer uma avaliação deles. Depois de coletar esses dados, faça uma análise detalhada dos gastos, desde as mais relevantes (ou maiores) até as menos relevantes. Essa análise permitirá que você identifique muitos custos “ocultos” que certamente estão afetando os resultados de sua empresa.

Saber todas as despesas é essencial para chegar a soluções possíveis. Além disso, fazendo este exercício, você poderá medir seus principais gastos e identificar aqueles que são desnecessários, ou seja, aqueles que não agregam valor à sua empresa. Lembre-se de que é impossível gerenciar o que você não mediu.

2. Faça análises de curto, médio e longo prazo

Para controlar os gastos de forma assertiva, é importante visualizar suas reduções no curto, médio e longo prazo. Para fazer isso, avalie alternativas que reduzirão seus custos por um período mais longo. Dessa forma, sua empresa não vai basear seus resultados apenas no curto prazo, que não durará muito. 

3. Melhore a gestão do processo

Avaliar apenas os custos não é suficiente para identificar potenciais gargalos e problemas nos processos de sua empresa. É fundamental mapear e compreender todos os processos envolvidos na produção de seus produtos ou serviços. A conclusão dessa tarefa leva tempo e exige que a empresa se comprometa a avaliar a empresa.

É importante definir quais são os resultados ou produtos entregues na saída de cada processo, seus componentes, fornecedores e limites. Você precisa estar atento às informações de processos internos para aprender a controlar e reduzir custos.

4. Renegocie ou repense contratos

Busque negociar com fornecedores para controlar e reduzir custos da sua empresa. Faça acordos para buscar as melhores condições de pagamento para que sejam realizados sem grandes consequências financeiras.

Além disso, repense os contratos e pesquise o mercado para saber o que está à disposição de outros fornecedores. Essa é uma estratégia que também pode trazer grande economia para o seu negócio.

5. Invista em automatização

Você com certeza já ouviu falar que o investimento em tecnologia ajuda a reduzir custos numa empresa, certo? Apesar de em um primeiro momento possa parecer estranho, afinal você está gastando dinheiro para colocar ferramentas no seu negócio, mas a economia com o uso de tecnologias está no tempo. Quanto mais tempo você gasta fazendo tarefas que poderiam ser feitas automaticamente, menos dinheiro você ganha nas tarefas lucrativas. É por esse motivo que podemos contar com a automação para reduzir custos.

Plataformas como o Qive, por exemplo, podem contribuir para a redução dos custos desnecessários na contabilidade da sua empresa. E faz isso de diferentes formas, porque é uma ferramenta que desburocratiza processos.

O Qive consulta e armazena automaticamente as NFes emitidas para sua empresa, todos os dias, direto da Sefaz. Isso quer dizer que sem fazer absolutamente nada você já tem em mãos os XMLs das Notas Fiscais armazenados com segurança na nuvem, e pode consultá-los e baixá-los para escriturar quando precisar.

A gestão automática de NFes e CTes melhora a organização e diminuição de papéis inúteis espalhados pela empresa no setor de contabilidade. Reduz o lixo e mantém em segurança os arquivos no computador ou em redes na nuvem.

Experimente a Qive gratuitamente! Não há a necessidade de colocar cartão de crédito e você já começa a aproveitar os benefícios imediatamente! 

6. Terceirizar alguns serviços

Não há razão para uma empresa absorver os custos de contratação e folha de pagamento de setores não prioritários. Por isso, ao trabalhar com mão de obra terceirizada, a empresa ganha eficiência, pois contrata um parceiro especializado naquele mercado para atendê-la.

Bem como há mais liberdade para exigir resultados e cumprimento do que foi pactuado em contrato. A terceirização é uma alternativa perfeita para obter melhores resultados financeiros sem interromper as atividades internas.

Conclusão

Como vimos, responder à pergunta “como reduzir custos de uma empresa?” exige que os gestores estejam dispostos a avaliar suas empresas com um olhar atento, examinando os detalhes sem medo de ter que admitir que certas estratégias não trouxeram os resultados esperados. Além disso, em tempos de crise econômica, formas de reduzir os custos do negócio tornam-se ainda mais necessárias. 

Mas, antes de ter medidas desesperadas e ineficazes, é muito importante conhecer e seguir as estratégias acima para realizar uma redução de custos inteligente. 

Fazer uma boa gestão fiscal também é uma forma inteligente de reduzir custos. Afinal, com o controle das informações nas mãos, você evita multas desnecessárias. Isso porque, com os dados das notas fiscais, você pode tomar decisões estratégicas que vão te ajudar nesse processo como, por exemplo, decidir pelo melhor fornecedor e entender sobre a sazonalidade dos seus produtos.

Portanto, experimente a Qive gratuitamente e comece hoje mesmo a fazer a gestão inteligente das suas notas fiscais!