Armazenando documentos eletrônicos: importância e cuidados necessários

Manter a organização adequada de empresas e escritórios talvez seja uma das tarefas mais difíceis e um grande desafio em tempos de correria. Afinal, são várias atividades que necessitam da sua atenção e lembrar-se de todos os pormenores pode ser uma dificuldade.

Muitas empresas prezam pela organização impecável e armazenamento dos seus documentos, pois sempre que for necessário realizar alguma consulta (seja para qual for a necessidade) estará mais fácil de acessar os dados e todas as informações importantes.

Mas, como armazenar e organizar os documentos eletronicamente? São inúmeros documentos importantes que devem ser guardados e que podem ser solicitados posteriormente, tanto por pessoas interessadas da empresa quanto por órgãos governamentais.

Para isso, é preciso se organizar e mudar algumas estratégias de gestão para que esse armazenamento eletrônico seja feito da maneira correta. É sempre válido lembrar que os documentos em XML fiscais devem ser guardados por até cinco anos, afinal, esta é a NFe que possui validade jurídica.

Motivos que levam à resistência do armazenamento de documentos eletrônicos

Frequentemente confunde-se a DANFe impressa com a Nota Fiscal real, e acredita-se que simplesmente guardá-las em pastas é o suficiente. Na realidade, quando trata-se de documentos fiscais eletrônicos, o que deve realmente ser armazenado são os XMLs e não os papéis impressos – que não são a mesma coisa.

Outro fator bem característico, principalmente de empresas tradicionais e que estão há anos no ramo de atuação, é a resistência ao sistema informatizado. Mas, é sempre bom ressaltar que uma empresa que deseja crescer e se manter no mercado precisa se adequar àquilo que há de novo e seguir as tendências. Além de que, muitas dessas mudanças trouxeram inúmeros benefícios e comodidade para o dia a dia das empresas, facilitando o trabalho e otimizando cada vez mais o tempo. O sistema de armazenamento de documentos eletrônicos é um destes itens que trouxeram mudanças e benefícios ao mesmo tempo, porém é preciso se adequar às normas e fazê-lo corretamente.

Armazenamento de documentos eletrônicos

Na prática esse armazenamento funciona da seguinte maneira: A legislação diz que o emitente e o destinatário deverão manter a Nota Fiscal Eletrônica em arquivo digital, sob guarda e responsabilidade de ambos, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser oferecido para a Administração Tributária quando necessário. Também é responsabilidade do destinatário verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.

Quando esse armazenamento de documentos eletrônicos não acontece ou acontece de maneira errada poderá haver penalidade. Essa pena varia de acordo com o caso e do modo como tudo ocorreu. A autuação pode ser feita por diferentes órgãos como a Receita Federal ou Secretaria da Fazenda Estadual, mas como cada Estado possui legislações diferentes, as penalidades podem ser distintas. Além da aplicação de multa, poderá haver ainda pena de dois a cinco anos de reclusão, caso o fiscal julgue como um Crime Contra a Ordem Tributária.

Armazenamento especializado para XMLs fiscais na nuvem

A melhor alternativa é o investimento em serviços especializados para armazenamento de documentos eletrônicos, como XMLs de NFe, CTe, NFCe e NFSe. Salvar somente em um computador é arriscado, qualquer problema pode gerar a perda em todos os documentos. Salvar em pendrives, DVDs ou drives na nuvem, como o Dropbox, traz mais segurança em relação a perdas – entretanto, buscar, visualizar e manter ainda é difícil.

Manter os arquivos XML somente em e-mails é extremamente desencorajado. Confuso, complicado de encontrar e abrir os documentos. Manter é impossível!

Existem serviços, como o Qive, que são voltados exatamente para o armazenamento e organização de documentos fiscais como XMLs de NFe, NFCe, CTe e NFSe. A vantagem de tais serviços é oferecerem uma série de funcionalidades extras que facilitam o trabalho com tais tipos de arquivo, buscar, visualizar, garantem autenticidade e permitem o acesso de diversos colaboradores simultaneamente.

Conheça o serviço de armazenamento e download de XMLs do Qive e nunca mais se preocupe com documentos fiscais!