Gestão de qualidade: auditoria nas empresas

Qualquer empresa deseja oferecer o melhor atendimento e suporte, não só para os seus clientes, mas também para os seus colaboradores. A auditoria empresarial e gestão de qualidade surgem para realizar este desejo.

Não é novidade para ninguém a importância de um bom relacionamento entre empresa e consumidor e entre empresa e colaboradores, mas nem sempre os empresários sabem como manter essa relação saudável. 

Por isso, neste artigo iremos abordar o conceito de auditoria empresarial juntamente com dicas práticas para que a gestão de qualidade da sua empresa gere resultados e satisfação entre seus colaboradores.

O que é gestão de qualidade? 

Gestão de qualidade nada mais é do que a organização da saúde da empresa, ou seja, da verificação de todos os departamentos e procedimentos, sabendo o que está dando certo ou errado. 

Dentro de uma fábrica de plástico injetado, o time de gestão de qualidade se preocupa em saber como está sendo o atendimento da marca com os clientes e a relação dos líderes com seus funcionários. 

Afinal de contas, ninguém permanece muito tempo em um lugar onde não é bem tratado.

Por isso, a equipe de gestão de qualidade se preocupa não só com a comunicação externa, mas também com a interna, para garantir um ambiente de trabalho ainda melhor. 

E para isso, surgiu um departamento extremamente importante e necessário, a auditoria empresarial. 

Experimente o Qive e comece agora mesmo a digitalizar a gestão dos seus documentos fiscais!

Auditoria empresarial: o que é 

A auditoria empresarial é responsável por verificar todos os processos que envolvem a empresa, desde atendimento até notas fiscais e processos financeiros. 

Em um negócio especializado em dedetização escorpião, a auditoria empresarial surge para organizar a rotina dos funcionários, a avaliação dos clientes, notas fiscais, pagamentos e contratos. 

Eles operam de forma com que a maioria das áreas da empresa possam ser atendidas pela auditoria. Dessa forma, eles conseguem saber se existe algum erro e onde ele se encontra. 

Além disso, eles conseguem ter uma visão bem mais ampla e geral da marca, entregando aos líderes e gestores, relatórios sobre todas as áreas da empresa e tudo o que acontece nelas, coisa que eles talvez não tenham tanto tempo disponível para fazer. 

Dentro de uma empresa de limpeza, por exemplo, a auditoria empresarial consegue saber tudo o que acontece desde o momento da contratação do serviço até o pagamento realizado pelo cliente. 

O acompanhamento de todo esse processo traz à tona erros e estratégias que podem ser melhoradas para otimizar os resultados da marca. 

Além de tudo isso, a auditoria empresarial traz outros benefícios, como:

• Conferência de políticas e estratégias 

Políticas e estratégias são extremamente normais em empresas, mas deixar de conferi-las para saber como andam pode acabar prejudicando o seu negócio. 

A auditoria empresarial surge justamente para conferir se o que foi estabelecido pela empresa anteriormente ainda está trazendo resultados ou pode ser mudado.

Se uma empresa de reciclagem resolver criar postos de coleta de lixo eletrônico, a auditoria empresarial irá verificar se essa estratégia e esse novo produto estão trazendo os resultados esperados ou está sendo apenas uma perda de tempo, trabalho e dinheiro. 

• Antecipa e resolve problemas 

Um dos maiores erros cometidos pela maioria das empresas presentes no mercado, é a procrastinação da resolução de problemas ou então o da ideia de que eles estão ali e precisam ser solucionados. 

Um cliente que procura pelo preço médio de desratização nas redes sociais, já reconheceu que está com um problema e por isso está realizando a pesquisa, para começar a resolver este problema. 

A auditoria empresarial aparece para mostrar estes problemas aos gestores e líderes, fazendo eles enxergarem o quanto antes o que pode prejudicar o seu negócio, para resolvê-los o mais rápido possível. 

• Identifica possibilidades de melhorias 

Não pense que a auditoria empresarial foca apenas na localização de problemas para apresentar aos responsáveis, ela também ajuda na criação de soluções e melhorias para resolver este mesmos problemas. 

Se a empresa que fornece o aluguel de salas comerciais detecta um problema no agendamento das salas, por exemplo, a auditoria surge com soluções práticas e viáveis para que este problema seja solucionado. 

Ela não é a portadora apenas das más notícias, mas traz consigo ideias inovadoras para ajudar a equipe, o que também faz parte da sua função. 

A auditoria empresarial é extremamente necessária e faz toda a diferença em qualquer empresa.

Além de trazer uma visão geral sobre tudo oque acontece, ela promove melhorias e soluções para ajudar a construir um negócio cada vez mais marcante. 

Dicas para melhorar a gestão da sua empresa 

Como bem sabemos, existem muitas empresas que estão iniciando no mercado agora e não possuem um grande valor para contratar profissionais e criar uma história dentro do seu negócio. 

Por esta razão, separamos algumas dicas para você, que está começando o seu negócio agora, já saber o que deve fazer para construir uma empresa de sucesso. Confira:

Estude 

O conhecimento é a chave principal para todo e qualquer negócio, não há como uma pessoa lançar um curso de liderança se ela nem ao mesmo souber o que significa liderança. 

Por isso, se você deseja fazer uma boa gestão, estude sobre tudo o que engloba esta área dentro da sua empresa. 

Algumas delas são:

• Financeiro;
• Estoque;
• Marketing;
• Comunicação;
• Atendimento;
• Processos.

Gerir uma empresa não é fácil e pode parecer que são mil coisas acontecendo de uma vez só, mas estude uma coisa de cada vez para não ficar sobrecarregado. 

Não deixe de ir atrás de conhecimento e principalmente de colocá-lo em prática, é por meio dele que você se tornará um gestor admirável dentro do seu negócio. 

Treine a sua equipe

Mesmo o seu negócio sendo pequeno, se você já tiver um número considerável de pessoas e que considera a sua equipe, não deixe de treiná-las e fornecer conhecimento para que elas também estejam aptas a gerir a sua marca. 

Ter com quem contar nesses momentos faz toda a diferença no processo, confiamos em amigos e colegas na hora de pedir a indicação de uma marca ou de um cirurgião plástico de confiança. 

Dentro da sua empresa é necessário contar com pessoas que você realmente confia e sabe que seguraram as pontas por você, caso algo aconteça. 

Portanto, não deixe de passar o seu conhecimento adiante com o intuito de aperfeiçoar as habilidades de seus colaboradores para uma gestão cada vez melhor e mais personalizada.

Otimize processos

Processos são, na maioria das vezes, longos e enfadonhos. Por isso, procurar a otimização deles pode ser uma grande estratégia de gestão para melhorar a rotina dos seus colaboradores. 

Existem diversas plataformas digitais na internet que visam justamente essa otimização, melhorando cada vez mais o atendimento e produtividade das suas equipes. 

Organização 

A organização é um dos pilares mais importantes para vida e principalmente, para uma empresa. Sem ela, as chances de tudo virar de ponta cabeça se tornam ainda maiores. 

Por isso, separe muito bem todas as informações de cada setor da sua empresa para que elas não fiquem misturadas e gere confusão. 

Saiba qual o dia do pagamento, qual o valor, onde depositar e de qual colaborador ele se refere.

Além disso, separe as informações sobre os produtos, a quantidade que foi solicitada, quantos foram vendidos no mês e o valor que a empresa recebeu naquele mês.

Uma boa dica é ter uma agenda ou caderno para cada setor da sua empresa, dessa forma, tudo se torna mais acessível e fácil de encontrar. 

Comunique-se com todos 

Sem a comunicação não conseguimos falar o que pensamos, o que achamos e nem o que pode ser melhorado. 

Por isso, ela é extremamente importante para a sua relação com os seus funcionários e clientes. 

Hoje, existem diversos meios para que essa comunicação seja ainda mais efetiva e próxima, te dando a oportunidade de criar um relacionamento com todos aqueles que se envolvem na sua marca. 

Dessa forma, você cria uma gestão empática, humanitária e ao mesmo tempo profissional e comprometida com os resultados. 

Essas foram algumas dicas que selecionamos para que o seu processo de criação de gestão de qualidade na sua empresa seja um pouco mais simples e acessível, provando que é possível sim criar uma boa gestão mesmo quando a sua empresa ainda é pequena.

Como aplicar essa gestão em transportadoras

O Controle de Transportadoras pode ser usado com softwares de gestão de frotas com o melhor custo/benefício do mercado, pois o custo de manutenção do sistema pode ser designado conforme a quantidade de veículos controlados.

A gestão de transportes é a movimentação física de pessoas entre pontos diferentes. Ela utiliza sistemas avançados de comunicação e informação, o qual permite a recolha de informações que servem para melhorar as operações de veículos e algumas instalações.

O transporte representa a maior parte dos custos em uma estratégia logística, cerca de 60% das despesas na maioria das empresas. As funções principais do transporte em uma estratégia logística são a capacidade de carga, o lugar e o ganho de tempo.

A logística perante as auditorias empresariais

A gestão da cadeia logística, conhecida como gestão da cadeia, consiste em todas as partes relacionadas, seja direta ou indiretamente, na execução do pedido de um cliente.

Na auditoria sempre é visto o processo de planejamento, implementação e controle do fluxo eficiente e eficaz de matérias-primas, estoque de produtos semiacabados, acabados e do fluxo de informações a eles relativos, desde a origem até o consumo, com o propósito de atender aos requisitos dos clientes.

O gerenciamento logístico engloba todo o planejamento, implementação e controle do fluxo de matérias-primas, estoque de semiacabados, acabados e do fluxo e de seu respectivo fluxo de informações, portanto, se atente a esses pontos no momento de uma auditoria.

Gestão no setor de compras

Neste ponto, a parte da comunicação deve ser bem aplicada, a gestão de compras é responsável pela eficiência do processo de compras de uma empresa, ela garante que todos os suprimentos necessários para o desenvolvimento das atividades da empresa estejam disponíveis.

Para isso, para gerir o setor de compras é preciso estabelecer objetivos que devem ser bem traçados, monitorar produtos, fazer uma lista de fornecedores, negociar compras e manter o estoque em segurança.

Considerações finais

Esperamos que neste artigo você tenha conseguido entender um pouco mais sobre gestão de qualidade e auditoria empresarial, compreendendo a importância de cada um delas dentro de uma empresa e seus benefícios. 

Que as dicas apresentadas para os negócios que estão começando a dar os seus primeiros passos também possam ter expandido seus horizontes e trazer novas visões e conceitos para te ajudar neste processo.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

Conheça agora o Qive e comece a fazer a gestão dos seus documentos fiscais de forma fácil e sem burocracia!