Quer reduzir custos e acelerar a gestão? Automação de NFes é o caminho!

Você tem ideia de quanto dinheiro e tempo está perdendo em sua empresa, simplesmente por não estar adotando, a tempo, as soluções corretas para processos de rotina?

Uma pesquisa feita com os usuários da Qive mostram que, antes de uma solução para consultas automáticas de NFes, colaboradores chegavam a gastar mais de 2 horas diárias atrás de NFes e seus processos.

É verdade que as soluções de mercado muitas vezes podem nos surpreender e, do momento em que nos informamos até ao da tomada de decisão, pode decorrer um tempo precioso. É o caso das novas soluções automatizadas para a gestão de notas fiscais eletrônicas (NFes), com as quais você pode acelerar, evitar falhas humanas, organizar e controlar integralmente o processo.

Os funcionários que trabalham o dia inteiro fazendo isso? Com certeza, poderão ser aproveitados em tarefas menos desgastantes e, mais motivados, certamente contribuirão de forma mais racional e positiva para o sucesso do trabalho como um todo.

Imagine um analista que passa oito horas por dia recebendo, buscando e separando XMLs de notas fiscais eletrônicas (NFes), seja do e-mail, de DANFes, Portal da NFe ou Consultando com o Aplicativo de Manifesto. Depois disso, é preciso lançar essas NFes no sistema fiscal, calcular os impostos devidos para, então, executar as obrigações fiscais (Efd-Contribuições, Sped Fiscal, Dctf, entre outros). Mas a burocracia manual não termina aqui. Depois disso, é fundamental conferir as pendências, achar e entender as diferenças de cálculo e, por fim, começar tudo de novo no dia seguinte.

O drama dos XMLs Fiscais

Um dos maiores gargalos na jornada diária de um analista fiscal está na obtenção dos arquivos XMLs as NFes, que os fornecedores têm obrigação de enviar mas que, apesar disso, não fazem na maioria das vezes. Quantas e quantas horas gastas em busca desses XMLs! Cansado de fazer ligações, o analista adotou um novo procedimento, que também é muito trabalhoso.

Ele aguarda a chegada da Danfe junto com a NFe, na entrega da mercadoria, vai até o site da Sefaz (portal de NFe), digita a chave de acesso da NFe, tenta duas ou três vezes acertar a digitação do Captcha (aquelas letrinhas chatas que impedem a entrada de usuários robotizados) e, finalmente, consegue fazer o download do XML!

Não é fácil a vida do analista fiscal. Com toda a demora ainda trazida por essa ‘evolução’ do processo, foi preciso continuar a busca de uma solução mais racional para cumprir as tarefas diárias.

O drama da organização de NFes

Organizar tais documentos também não é fácil. Os arquivos XMLs dependem de programas especiais para serem visualizados, e é extremamente importante determinar uma forma de organizá-los para conseguir encontrá-los quando necessário.

O drama do armazenamento de NFes

Você pensa que a maratona terminou? Está enganado. Armazenar os documentos fiscais é uma obrigação, e não é uma tarefa fácil. Guardar incorretamente, sem algum método de backup, pode vir a ser uma grande dor de cabeça no futuro em caso de perda de dados.

A solução: Automação de Consultas de NFes com Armazenamento na Nuvem

Felizmente, para sua empresa, para você e para o seu funcionário, a evolução na área de gestão de notas fiscais não parou. Atualmente, existem sistemas de automação de NFes cujos servidores em nuvem armazenam as NFes e permitem que você tenha acesso a elas no momento que precisar.

Por exemplo, a Qive trata de consultar e armazenar automaticamente as NFes emitidas para sua empresa, todos os dias, direto da Sefaz. Isso quer dizer que sem fazer absolutamente nada você já tem em mãos os XMLs das Notas Fiscais armazenados com segurança na nuvem, e pode consultá-los e baixá-los para escriturar quando precisar.

O Armazenamento dos XMLs é feito na nuvem, com segurança e backups constantes, tornando virtualmente impossível a perda de dados.

Além de consultar e armazenar, a Qive organiza-os e permite buscá-los, por qualquer conteúdo do documento, além de avisar sobre cancelamento de notas.

Integração com Emissores e Sistemas ERP de Apoio

É importante que o sistema de Automação de NFes tenha a possibilidade de integrar-se com seu emissor de notas e outros sistemas financeiros e ERPs, para acelerar ainda mais o processo sem depender de ações manuais – como é o caso da Qive.

Distribuição da Informação

Num sistema que funciona na nuvem e permite acessos simultâneos, as diversas áreas e diversos colaboradores da sua empresa conseguem acessar os documentos e informações necessárias, sem ter que haver troca de e-mails – inclusive para o contador da empresa.

Isso sem restringir dispositivos, sendo possível acessar a partir de notebooks, tablets e celulares.

Conclusão

Pode-se dizer, portanto, que a automação na gestão de notas fiscais eletrônicas é a solução moderna para evitar falhas humanas, organizar e armazenar na área, que deixa de ser um gargalo dentro da empresa. Afinal, com todas as notas no mesmo lugar, fica bem mais simples buscar, baixar e gerenciá-las. Agora você pode ter a segurança e a garantia de armazenamento por pelo menos cinco anos conforme a obrigação legal.

E a sua empresa, já adotou a automação? Veja O Caminho Ideal da NFe na Empresa para aproveitar ainda mais as NFes na mão!

Quer saber mais sobre automação da gestão de notas fiscais eletrônicas? Conheça a Qive!.