Sistema Integrado: o que é e como pode ajudar minha empresa a crescer?

Um sistema integrado é um software ou um conjunto deles, que vai promover a interação entre todos os componentes da sua empresa.

O dia a dia de quem empreende é sempre desafiador. Por isso, é importante buscar constantemente informações e aprender sobre assuntos que agregam valor para o negócio e facilitam a rotina empresarial.

Assim, o foco é sempre ganhar em produtividade e reduzir perdas e desperdícios. Mesmo que essa frase não esteja tão clara na mente dos gestores de empresas, as ações, direta ou indiretamente, têm essa preocupação.

Nesse contexto, a tecnologia, principalmente na última década, tem sido uma grande aliada de todos os negócios. Ela ficou acessível e intuitiva, fazendo com que empresas de qualquer porte pudessem usufruir de seus benefícios. E é aqui que entra a importância dos Sistemas Integrados como uma das principais ferramentas presentes nas empresas.

1. O que é um Sistema Integrado?

Uma empresa é formada por vários departamentos, desde a venda de produtos e serviços até o pagamento das contas, há muitas informações dos negócios que são geradas quase que a cada minuto. Alimentação de estoques, ordem de compras, ordem de serviços e vendas, ações de marketing, números sobre produtividade, e por aí vai. Cada segmento tem especificidades em seu funcionamento e cada área, dentro do negócio, desempenhará inúmeros processos para fazer acontecer.

Assim, para os gestores e operadores dentro de cada área, é de suma importância que os dados gerados sejam registrados e organizados de maneira simples e encadeada. Dessa forma, todo o conhecimento da empresa será mantido e, como principal produto, é possível extrair relatórios e análises para a tomada de decisões e o acompanhamento de resultados.

Por sua vez, o sistema integrado terá a função de receber todas as informações do negócio e alocá-las sistematicamente para que, sempre que preciso, esse conteúdo esteja à mão de funcionários e gestores. Percebe-se, então, que se chama “integrado” pois ele tem como característica unir todas as áreas em uma mesma plataforma.

1.1 Como funciona um Sistema Integrado

Imagine uma linha de produção de óculos. Há uma série de profissionais envolvidos, cada um em sua área gerando informações, desde a concepção do design que é definido após o entendimento de tendências e preferências do cliente, passando pela compra de matéria prima, organização de máquinas e mão de obra para executar a produção, chegando, finalmente, na venda e entrega para os clientes.

Todos os dados, oriundos das diversas áreas, devem ser alimentados numa plataforma que fará a sistematização e disponibilizará para as próximas etapas do processo. Nesse sentido, o sistema integrado une e trabalha os dados para gerar informações reais para a empresa.

De forma geral, é na plataforma de gestão que o processo ocorre, ou seja, as solicitações, inclusões e exclusões de ações necessárias para a operação fluir e acontecer.

2. Quais suas principais características? 

Os sistemas integrados, de maneira geral, possuem níveis de acesso e/ou telas para cada área e nível hierárquico dentro da empresa.

Pensando de maneira sistemática sobre o exemplo citado anteriormente, uma fábrica de óculos, quando o time de vendas executa um pedido, automaticamente o sistema já lança para o time de compras e produção a necessidade de matéria prima e os itens que serão produzidos. Portanto, as principais caraterísticas que o sistema, nesse caso, deve ter é uma excelente integração, desde a emissão da ordem de venda até a ordem de produção. 

Uma ferramenta que seja limpa, intuitiva e, principalmente, se adeque na realidade da operação da empresa, faz total diferença para o sucesso de seu uso pleno.

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3. Por que aderir a esse sistema e quais são as vantagens? 

O sistema integrado traz muitos benefícios para o negócio. Como citado anteriormente, ele culmina em todas as informações e áreas da empresa em uma só plataforma, trazendo agilidade para a execução de processos.

Além disso, o sistema promove confiabilidade, ou seja, como as áreas e processos estão “amarradas” por meio do sistema, isso garante que as regras de operação sejam cumpridas. Cada etapa deve ser respeitada, os dados ficam reais e confiáveis e, consequentemente, a gestão tende a ser mais assertiva.

Outra vantagem é a rapidez. O sistema bem usado tende a eliminar erros e enganos, assim como agilizar os processos, visto que estão automatizados.

4. Como implementá-lo na sua empresa? 

A implementação bem-feita é a chave do sucesso. Definir o melhor sistema para sua empresa, aquele que respeita e se adequa em sua especificidade, é crucial para que todos estejam envolvidos e dominando os processos.

Todas as áreas e pessoas de todos os níveis hierárquicos devem ter treinamentos suficientes para que os processos antes executados com planilhas e outras ferramentas sejam feitos por dentro do sistema.

Além disso, ele deve ser usado em sua plenitude, e a implantação correta faz com que as adaptações/correções necessárias sejam feitas para que no dia a dia não haja travamento de processos por conta de incongruências no sistema.

Por isso, envolva todos os responsáveis e interessados. Todo mundo precisa comprar e defender a ideia do uso pleno da ferramenta para que ela, de fato, integre a empresas.

5. Qual o melhor momento de recorrer a essa ferramenta? 

Atualmente, há uma infinidade de sistemas integrados no mercado, para qualquer tipo e tamanho de empresa. Os gestores podem optar por automatizar e sistematizar suas operações desde seu nascimento.

Porém, uma dica preciosa é entender e solidificar muito bem os processos operacionais da empresa. Isso porque é com base neles que será feita a definição do melhor sistema de gestão.

Se a empresa ainda tem dúvidas, ou não definiu seu método de produção ou compra de material pensando que há mudanças pela frente, por exemplo, talvez não seja o momento de investir numa ferramenta integrada. 

O sistema terá mais sucesso se usado de forma lisa por todas as áreas. E os processos bem definidos garantem isso. Portanto, conheça e consolide muito bem a operação para que o sistema integre as informações e facilite a execução das etapas.

6. Quais as diferenças entre um sistema integrado e um ERP? 

O ERP – do inglês Enterprise Resource Planning ou “Planejamento dos Recursos da Empresa” – é o software, o sistema integrado em si. 

Essa visão macro e interligada entre as áreas faz com que a empresa opte por apenas uma ferramenta, e não uma para cada necessidade ou área. Ele tende, portanto, a ser mais eficiente e fácil para a gestão empresarial, unificando a visualização de resultados.

7. Como escolher o sistema de gestão ideal e o que considerar antes da decisão?

Há inúmeros ERPs ou Sistemas Integrados no mercado. A dica é, antes de mais nada, estar com sua operação o mais organizada e clara possível.

Saber sobre os processos, os possíveis pontos de gargalo, as especificidades de sua empresa é essencial para que a escolha do ERP seja certeira. 

Buscar também por ferramentas mais direcionadas para seu segmento é algo que ajuda bastante na hora de garantir que ela se encaixará na realidade do seu negócio. Sistemas que já atendem empresas de segmentos semelhantes facilitam até uma possível customização, pois será um processo incremental e não mexerá tanto na estrutura principal do sistema.

A customização, por sua vez, é um ponto a ser avaliado. Por mais que o sistema atenda empresas parecidas com a sua, cada operação é única e pode haver a necessidade de alguma adaptação. Por isso, é importante entender se a empresa fornecedora do software abre essa possibilidade de alteração/adaptação.

Há ainda a possibilidade de construir um sistema do zero para seu negócio, na medida para seus processos e demandas. Porém, nesse caso, dois pontos pesam na decisão: o alto custo e o tempo de desenvolvimento. 

Então, pesquise bastante sobre fornecedores, participe de reuniões de demonstração, solicite diagnósticos das empresas para checar se a ferramenta é a melhor para você. Analise também o tempo de implantação e como funciona o suporte para os usuários, cheque qualquer problema ou dúvida e como funciona o atendimento e a resolução.

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8. Comentários gerais

Os sistemas integrados ou ERPs são uma mão na roda para as empresas, visto que facilitam os processos e fornecem uma visão macro para a gestão estratégica. Tudo está interligado, uma informação alimenta a outra e o fio segue sequenciado, evitando erros ou esquecimentos de etapas do processo. Lembrando que todas as ações devem ser feitas pela plataforma, de maneira otimizada.

Qualquer tipo e porte de empresa pode contar com um sistema integrado, inclusive, há inúmeros no mercado. Porém, para eleger o melhor, conhecer as necessidades e o macroprocesso do negócio é um fator crítico de sucesso, evitando o investimento em algo que não será usado por completo.