AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS NA CONSULTORIA CONTÁBIL

Muito se ouve a respeito da revolução tecnológica e que o mundo vive a 4ª transformação industrial, em que se espera que, em pouco tempo, as operações industriais sejam feitas em sua totalidade por robôs.

Vocês devem estar se questionando: mas o que isso tem a ver com consultoria contábil? Absolutamente tudo! Em 2019, no XII Encontro da Mulher Contabilista, realizado na Cidade de Porto de Galinhas, o tema chave foi exatamente esse: o uso da tecnologia nos procedimentos de consultoria contábil. 

A automatização dos sistemas contábeis tem sido assunto em todos os blogs que tratam da tecnologia a favor da consultoria contábil, como a publicação da Thomson Reuters, sobre como implantar o uso do ANALYTICS.

Imagem 1: Cronologia da transformação industrial

Fonte: Andreia Jesus, por Vamos Escrever para Qive, dezembro de 2021

1. O QUE É E PARA QUE SERVE A CONSULTORIA CONTÁBIL?

A Contabilidade foi reconhecida como ciência social, pois em sua essência estuda os fenômenos patrimoniais de acordo com as análises das evidências e comportamentos desse patrimônio no decorrer da vida da empresa. 

Com o passar do tempo, a simples demonstração desses fatos começou a se tornar insuficiente para acompanhar o alucinante crescimento global, surgindo a necessidade de estudos prévios, fazendo nascer, então, a consultoria contábil.

Nesse contexto, a consultoria contábil deve caminhar junto com a contabilidade tradicional. Porém, sempre um passo à frente, auxiliando a empresa na análise prévia de possíveis situações que afetarão o patrimônio e visando sempre o aumento da lucratividade.

Vamos citar alguns benefícios da consultoria contábil:

• estudos prévios para abertura de uma filial – através da consultoria contábil, a empresa terá um completo diagnóstico a respeito dos custos e impactos tributários, sendo capaz de avaliar com clareza se será realmente um investimento positivo naquele momento;
• estudos prévios para parcelamento de débitos – através da consultoria contábil, a empresa poderá analisar se será mais vantajoso parcelar seus débitos tributários diretamente ou contratar um empréstimo para quitá-los;
• contratação de novos funcionários ou terceirização de setor – através da consultoria contábil, a empresa poderá decidir se deve ampliar seu quadro de funcionários ou terceirizar um dos setores. 

Esses são alguns exemplos básicos de consultoria contábil que visam a redução tributária, dos custos e despesas e, consequentemente, promovem o aumento da lucratividade.

2. QUAL A IMPORTÂNCIA DE SE CONTRATAR UMA CONSULTORIA CONTÁBIL?

Muitos empresários, principalmente os pequenos, ainda têm muitos receios em contratar consultoria contábil. Ou porque acham “caro” ou porque acham desnecessário para o seu tipo de negócio, mas esta é, sem dúvida, uma visão equivocada.

Esses empresários contratam apenas os “serviços contábeis básicos”, e não raro se deparam com situações como: “Ah, mas se ia mudar, por que não me avisou? Poxa, eu não estava sabendo!”. E outras situações que normalmente levam ou levarão a empresa a algum tipo de prejuízo. 

Nem todas as empresas contábeis “vendem” seus serviços com a consultoria contábil “embutida”, até para poder baratear seus valores e alcançar o maior número de pequenas empresas possíveis.

Contratar serviços que contenham a consultoria contábil pode ser vital para a empresa em médio e longo prazos. A consultoria contábil deve estar presente na vida da empresa, antecipando problemas e orientando o gestor em situações que não podem ser evitadas e precisam de ação imediata.

Inclusive, um dos importantes papéis da consultoria contábil está relacionado ao estudo tributário da empresa. Assim, simples ações podem trazer grandes ganhos tributários!

Já conversou com seu contador sobre isso? Já vimos casos, por exemplo, de a empresa ter mais benefícios tributando com base no Lucro Real do que no Simples Nacional. Está aí mais uma das vantagens da consultoria contábil.

3. A TECNOLOGIA COMO ALIADA DAS EMPRESAS

O uso da tecnologia nos tempos atuais não é opção. A tecnologia é de uso obrigatório para todas as empresas, sejam elas micro ou grandes. 

No mundo pré-pandemia já víamos o uso da tecnologia ultrapassar o imaginável. No período pandêmico descobrimos que não podemos mais viver sem tecnologia.

Assim, com a consultoria contábil não foi diferente!

Normalmente, as empresas esperam terminar o mês ou um período quinzenal para enviar as movimentações à empresa contábil. Gastos e mais gastos com impressão, mensageiros, correios, sem contar o tempo perdido com tudo isso! E, todos sabemos que tempo é dinheiro. Então, por que não utilizar a tecnologia como aliada? 

A consultoria contábil somente será possível se as informações chegarem ao profissional contábil antes de seu impacto se tornar efetivo.

Dessa forma, investir em tecnologia e em parcerias com a empresa contábil trará, com certeza, muitos benefícios e reduções de custos efetivos, além de proporcionar a rápida resposta da consultoria contábil.

Mas quais seriam esses investimentos? Que tipo de tecnologia a empresa deve ter para que, aliada a uma empresa de consultoria contábil, possa realmente “ver” esses benefícios em um médio ou longo prazo? Confira, a seguir, alguns investimentos que valem a pena:

• Sistema integrado de busca de documentos fiscais;
• Sistema integrado de emissão de documentos fiscais;
• Sistema integrado de controle dos setores financeiros;
• Certificados digitais com sistema “nuvem” para acesso externo;
• Sistemas de arquivo de documentos compartilhados.

4. O USO TECNOLOGIA NA CONSULTORIA CONTÁBIL

Olhando pelo prisma da empresa contábil, ouvimos muitos colegas questionando quais são as tecnologias que irão facilitar essa consultoria. No mercado existem diversos sistemas disponíveis, para todos os “bolsos”.

Empresas como a Domínio Sistemas, Fortes Tecnologia e outras no mercado possuem tecnologias que se unem a outros sistemas, como a Qive, Omie e tantas outras que irão automatizar os processos “manuais”, proporcionando maior agilidade e tempo para o atendimento em consultoria contábil.

Além do sistema contábil, aplicativos para smartphones são excelentes aliados, pois através deles seu cliente terá acesso às informações importantes de sua empresa em tempo real, na palma da mão, elevando a consultoria contábil a outro nível.

Encontrar sistemas que “conversem” com os sistemas do cliente, ou até mesmo auxiliem o cliente nesta escolha, já será um passo para aumentar a qualidade da consultoria contábil, uma vez que você, contador, terá a informação imediatamente após o processamento no cliente, podendo agir de forma imediata.

O investimento em tecnologias de consultoria contábil trará a esse prestador de serviço a redução de custo com mão de obra, eliminará os erros a que todos os processos manuais estão sujeitos, além da possibilidade de aumento da carteira de clientes sem aumento do quadro de pessoal.

5. CONSULTORIA CONTÁBIL 4.0 – MENOS CUSTOS, MAIS TECNOLOGIA

Todas as empresas buscam maior lucratividade com menor custo possível e a tecnologia está aí para auxiliar nesse processo. Chegamos na era da Contabilidade 4.0, a era digital!

Alguns investimentos são necessários e, para que a consultoria contábil esteja adequada e com o menor custo possível, esquematizamos um tipo de passo a passo.

Imagem 2: Esquema para consultoria contábil

Fonte: Andreia Jesus, por Vamos Escrever para Qive, dezembro de 2021

Claro que é impossível, pelo menos por enquanto, ter um sistema 100% integralizado para a consultoria contábil externa. A empresa cliente ainda tem a responsabilidade de enviar diversas informações, como as bancárias, por exemplo. 

Mas caminhamos para uma consultoria contábil cada vez mais disponível e online.

6. O QUE ESPERAR DA CONSULTORIA CONTÁBIL AUTOMATIZADA?

Além de eficiência e agilidade, podemos esperar que a automatização da consultoria contábil seja capaz de:

• Economia de tempo – Os ERPs contábeis têm a capacidade de registrar automaticamente e em minutos informações que manualmente levariam dias;
• Menos erros – “Humanos cometem erros”, a automatização dos processos de consultoria contábil, com menor influência humana, terá resultados com nenhum (ou quase nenhum) erro;
• Redução de custos – Os ERP´s tem a condição de atender a uma quantidade infinita de empresas, assim, a consultoria contábil poderá atender uma maior quantidade de empresas, sem necessidade de contratação de pessoal;
• Segurança – O registro digital das informações recebidas e transmitidas tende a eliminar problemas com perda de documentos e informações importantes que foram erroneamente descartadas ou perdidas. Com isso, a automatização e digitalização de informações traz não apenas mais segurança, como mais transparência à consultoria contábil.

Quando a consultoria contábil une sistemas de ponta + experiência + custos menores, o resultado, com certeza, será o sucesso!