07 Maneiras De Evitar O Recebimento De Mercadorias Erradas

Controle de estoque, verificação da necessidade de compra de mercadorias, conferência das compras realizadas e apuração do preço de venda dos produtos pela empresa. Esses são alguns dos procedimentos a serem adotados pelas organizações no processo de aquisição de mercadorias.

Realizar esses procedimentos de forma correta é fundamental. Contudo, o recebimento de mercadorias erradas, por vezes, ocorre. Neste artigo, demonstraremos quais os efeitos do recebimento de mercadorias erradas e quais os procedimentos que podem ser adotados pela empresa para evitar que haja esse tipo de recebimento.

Os impactos do recebimento de mercadorias erradas

A compra de mercadorias é um processo rotineiro de toda empresa. Por esse motivo, é importante que haja cuidado quanto a essas providências, pois eventuais equívocos podem impactar no negócio da empresa. Vamos conhecer agora alguns problemas que podem acontecer nesse processo. 

Fluxos desorganizados

Primeiramente, a compra de determinada mercadoria se inicia com o planejamento da empresa quanto ao número de bens que devem ser comprados, com base em análises de produção e de mercado. Com essas análises em mão, a empresa passa a cotar o preço da      mercadoria com os fornecedores, sendo que, após chegar no preço estabelecido, finaliza a compra.

É possível notar que a compra de uma mercadoria possui um fluxo a ser seguido pela empresa. Assim, para que a empresa não gaste dinheiro indevidamente, nem compre produtos em quantidade menor do que a esperada, faz-se necessário que todos esses fluxos estejam organizados e devidamente estruturados. 

Além disso, é importante ressaltar que fluxos desorganizados impactam diretamente em diversos setores da empresa, principalmente, no fluxo de caixa da companhia, que deve possuir um acompanhamento rigoroso para que todos os objetivos sejam atingidos.

Atrasos e perda de tempo

Como consequência de fluxos bem definidos pela empresa, tem-se que todo o processo poderá ser realizado dentro de um prazo razoável, sem que a empresa venha a perder tempo e, consequentemente, dinheiro para corrigir eventuais problemas no recebimento de suas mercadorias.

Perdas financeiras

O recebimento errado de mercadorias possui efeito contábil e financeiro, pois acarreta na apuração indevida dos custos da mercadoria e, consequentemente, do preço de venda destas.

Desse modo, receber mercadorias de forma indevida, seja em menor quantidade ou até mesmo com padrões de qualidade fora do esperado, impactam diretamente na área financeira da empresa, pois (i) ela poderá vender mercadoria com preço além do necessário para cobrir suas despesas ou (ii) perderá dinheiro em razão da aquisição de mercadorias compradas de forma indevida ou, até mesmo, com qualidade fora do esperado.

Descontentamento dos colaboradores

Por fim, o recebimento de mercadorias de forma equivocada pela empresa possui como efeito o descontentamento dos colaboradores da companhia.

Ao verificarem que o recebimento não é realizado da forma esperada, seja pela inexistência de fluxos bem programados seja por qualquer outro motivo, os colaboradores podem se sentir frustrados, pois há quebra de expectativa na realização do trabalho que estão desenvolvendo. 

Incluir aqui um parágrafo que faça conexão entre o texto de cima com o de baixo, de forma dialógica. Algo como, “mas, você sabe como evitar problemas no recebimento......” ou descer o título 7, como fiz no texto. Veja o que fica melhor. 

Como vimos, há diversos fatores a serem observados para que uma empresa não venha a receber mercadorias de forma indevida, principalmente, pelo impacto que este fato pode ter em diversos setores da empresa. Assim, quais providências a serem tomadas para se evitar erros no processo de recebimento de mercadorias?

Abaixo listamos 7 passos que podem auxiliar na mitigação desses equívocos.

7 Formas de evitar o recebimento de mercadorias erradas

Conferência da nota fiscal antecipadamente

Como vimos anteriormente, todas as empresas possuem fluxos a serem seguidos até que a compra de uma mercadoria seja realizada. Com a aquisição destas, o fornecedor procederá com a emissão da nota fiscal, na qual conterá a descrição detalhada da mercadoria adquirida, bem como a quantidade e os tributos sobre ela.

Na data agendada para recebimento destes itens cabe à empresa realizar uma conferência da nota fiscal emitida pelo fornecedor, de modo a verificar que os itens adquiridos e a quantidade entregue correspondem com o pedido feito.

É fundamental que haja tal verificação, para se evitar que produtos sejam entregues em quantidade inferior à adquirida e, até mesmo, que venham a sofrer avarias no transporte.

Sistema de gestão

A tecnologia auxilia a empresa em diversos setores, inclusive no recebimento de mercadorias. Para essa etapa, possuir um bom sistema de gestão empresarial é fundamental para que haja, por exemplo, um bom gerenciamento de estoque (o que evitará compras desnecessárias, além de conseguir apurar, com exatidão, os custos das mercadorias, influenciando na composição do preço de venda).

Por meio da utilização de sistemas, a empresa poderá adotar uma padronização para o recebimento de suas mercadorias. Assim, haverá a possibilidade de agrupar informações sobre o pedido, além de possibilitar um agendamento das entregas a serem realizadas pelos fornecedores, o que facilitará todo o trabalho de conferência dos colaboradores da companhia.

Capacitação e treinamento da equipe

Toda e qualquer empresa deve possuir um time de colaboradores bem treinado. Capacitar e treinar os colaboradores tem como objetivo realizar de forma eficiente o confronto de informações entre o pedido feito e a nota fiscal emitida pelo fornecedor.

Possuir uma equipe muito bem qualificada auxilia de forma significativa o aumento da produtividade do processo, seja ele qual for. Não é diferente com o setor de compras e verificação das mercadorias adquiridas. Assim, quanto mais os colaboradores estiverem aptos a confrontar informações, maior será o benefício da empresa e menor as chances de equívocos.

Padronização e auditoria dos processos

Padronizar os fluxos a serem seguidos pela empresa é necessário para que todos os setores estejam em consonância. Ao realizar essa padronização, os setores que participam do processo de compra de uma mercadoria, como, por exemplo, compras, transportes e vendas, devem alinhar o que precisa ser realizado pela empresa.

A padronização é importante para as questões tributárias. Ao receber as mercadorias adquiridas, a empresa deve verificar qual o NCM de cada produto. O NCM é a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e, por meio dela, é que o contribuinte poderá verificar, com exatidão, os impostos incidentes sobre determinado bem, o que é fundamental para uma gestão tributária, bem como para composição dos custos e apuração do preço de venda de sua produção.

Além de padronizar os procedimentos, realizar auditorias internas tem como objetivo verificar eventuais equívocos e os corrigir de forma antecipada, de modo a evitar que efeitos negativos sejam suportados.

Análise dos ajustes dos fornecedores

A empresa deve ter ciência de que o fornecedor é um parceiro de seu negócio. Por esse motivo, há a necessidade de se criar um canal de comunicação para que toda e qualquer necessidade seja posta, de modo a chegar em uma resolução.

A celebração desta parceria deve ser realizada do modo mais transparente possível para que a empresa possa indicar as regras básicas a serem observadas. Com esse pacto, as partes poderão se precaver de situações nas quais os produtos venham a ser entregues em número menor do que o solicitado ou, até mesmo, com pequenas avarias pelo transporte, o que pode ser desconsiderado se um determinado percentual já estiver estabelecido entre as partes e tido como aceitável.

O ajuste com o fornecedor é importante, pois eventuais divergências devem ser sanadas pelo que foi estipulado entre as partes, sendo que tal verificação deve ser realizada no momento da entrega para que se evitem possíveis questionamentos.

Automação de processos

Como havíamos mencionado, é de fundamental importância que haja uma conferência entre as mercadorias entregues pelos fornecedores e o pedido realizado para que se verifique se a quantidade e qualidade dos produtos estão dentro do esperado. Essa análise deve ser realizada no momento da entrega.

Há alternativas a serem adotadas para que a conferência da mercadoria não seja realizada de forma manual, o que mitiga possíveis erros. A adoção de softwares que realizam esse procedimento de forma automática pode contribuir para a eficiência do procedimento, de forma a auxiliar a empresa no recebimento equivocado de mercadorias.

Monitoramento e análise de dados

Além dos procedimentos já indicados, faz-se necessário que o início do processo de compra seja realizado de forma correta. Para tanto, deve possuir um bom sistema de gerenciamento de estoque, pois por meio dele poderá verificar com exatidão qual item deve ser adquirido e em qual quantidade.

Esse processo de análise de dados, em conjunto com uma verificação de mercado, possibilita uma antecipação da empresa no processo de compra de mercadorias, o que poderá resultar em negociações mais vantajosas com fornecedores. Isso resulta em melhores preços e, consequentemente, em melhor posição de mercado frente a seus concorrentes.

Tecnologias que ajudam no recebimento de mercadorias

Existem no mercado diversos softwares de automatização e padronização dos fluxos de recebimento de mercadorias. Esses sistemas buscam integrar todos os setores da companhia que participam desse processo de aquisição de bens com fornecedores e, portanto, buscar mitigar erros de comunicação e ajustes entre esses setores.

A utilização de tecnologias, ainda, visa dar maior eficiência ao controle de estoque e, por consequência, na tomada de decisões quanto às compras a serem feitas pela empresa. 

Com base nessas informações, entendemos que a empresa poderá buscar os melhores fornecedores e, por consequência, preços mais atraentes. Além do mais, esses produtos tecnológicos auxiliam na checagem da nota fiscal com o pedido feito, ou seja, realizam uma verificação quantitativa como qualitativa das mercadorias adquiridas.

Portanto, a utilização de tecnologias nesta etapa visa dar maior celeridade e assertividade ao processo, o que melhora a eficiência da empresa.

Recebi mercadoria errada. O que fazer?

Ao verificar que houve o recebimento de uma mercadoria errada a empresa deve, imediatamente, informar ao fornecedor o ocorrido. 

Com base nessa comunicação, a empresa deve emitir um documento fiscal para acobertar a operação de devolução do bem ao fornecedor e proceder com os ajustes necessários na sua contabilidade, pois a mercadoria errada não deve influenciar no estoque da companhia nem na apuração do custo dos produtos que irão formar o preço de venda da produção.

Com a devolução, deve-se ajustar com o fornecedor o envio da mercadoria correta, de maneira que a entrega reflita de forma exata o pedido realizado para o fornecedor.

Conclusão

Conseguimos verificar que o fluxo de compra de uma mercadoria passa por diversos setores de uma empresa, sendo que eventuais erros podem ser cometidos não só no processo de compra, como no processo de recebimento das mercadorias adquiridas.

Para se evitar erros é fundamental que haja uma padronização e utilização de softwares pela companhia, tudo para que se mitigue eventuais equívocos. Ademais, a padronização dos processos visa dar maior eficiência na conferência das mercadorias recebidas, de forma a se evitar que eventuais mercadorias sejam recebidas de forma equivocada e venham a causar prejuízos para a empresa, uma vez que eventuais erros podem influenciar em diversas áreas da empresa.