Gestão de estoque: principais tipos e como aplicar de forma eficiente

A gestão de estoque é uma etapa essencial de qualquer negócio que lida com produtos físicos, porém muitos gestores ainda têm dificuldades em realizar esse processo de forma otimizada.

Quando bem feita, ela traz diversos benefícios, como redução de custos, otimização das operações, aumento da satisfação do cliente e melhoria geral no desempenho da empresa.

Pensando nisso, montamos um guia completo com tudo que você precisa saber sobre gestão de estoque, onde abordaremos diversos pontos relevantes ao tema.

Neste artigo, explicamos o que é a gestão de estoque, qual sua importância para a organização, os principais tipos de estoque, os métodos mais comuns para controle de armazenagem e, por fim, mostramos como fazer um controle otimizado em apenas 5 passos.

Ao final do conteúdo, você será capaz de identificar qual tipo de estoque e metodologia de gerenciamento se encaixa melhor na estratégia do seu negócio, além de estar pronto para pôr em prática nossas dicas sobre como fazer a gestão de estoque eficiente. Boa leitura!

O que é gestão de estoque?

Gestão de estoque é o conjunto de práticas utilizado para gerenciar o armazenamento de produtos e materiais em uma empresa. A disciplina abrange desde a aquisição de matéria-prima até a entrega de produtos acabados. Nesse sentido, seu objetivo é:

• diminuir perdas e desperdícios;
• atender corretamente a demanda de mercado; e
• aumentar o lucro da organização.

Há diversos métodos utilizados para gestão de estoque. Alguns dos mais comuns são Planejamento das Necessidades de Materiais (MRP), PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) e Just-in-Time (JIT). Mas falaremos deles com mais detalhes adiante.

A melhor metodologia vai variar de acordo com o tamanho do negócio e o tipo de material armazenado. Por exemplo, se uma indústria lida com bens de alta duração (como petróleo, aço ou materiais plásticos), ela terá uma estratégia diferente daquelas que atuam com bens perecíveis (como alimentos e cosméticos).

Uma gestão bem feita possibilita minimizar os excessos de estoque e melhorar a eficiência, permitindo que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento.

Por outro lado, se feita de maneira incorreta, pode resultar em problemas significativos para a instituição, incluindo perda de materiais e incapacidade em atender a necessidade do próprio público.

Qual é a importância da gestão de estoque para as empresas?

O estoque é um ativo altamente valioso para uma organização, fazendo com que sua gestão efetiva seja crucial para o sucesso do negócio. Negligenciar essa parte pode trazer consequências diversas, incluindo redução nas vendas, perdas financeiras e insatisfação do consumidor.

Além disso, itens estocados estão sujeitos a riscos como roubo, danos e deterioração, tornando necessário adotar estratégias para mitigar tais ameaças.

Desse modo, a gestão de estoque permite que as instituições acompanhem seus suprimentos em tempo real, façam reposições no momento correto e lidem de forma eficaz com as flutuações na demanda.

Dessa forma, é possível assegurar a qualidade do produto, algo essencial para organizações que priorizam uma abordagem centrada no cliente.

Cadeias de suprimentos complexas ressaltam ainda mais a importância da gestão de estoque, uma vez que é necessário equilibrar os riscos de excesso e escassez de estoque para evitar prejuízos.

Itens em falta prejudicam as vendas e frustram compradores, enquanto mercadorias em sobra representam risco de perda e danos financeiros. Para evitar ambos os cenários, é preciso um controle rigoroso das entradas e saídas.

Os benefícios de uma gestão de estoque eficiente são diversos, entre eles:

• Prevenção da perda e deterioração de produtos;
• Facilidade em realizar e programar pedidos corretamente;
• Gerenciamento eficiente dos itens sazonais ao longo do ano;
• Redução nos custos de armazenagem;
• Habilidade em lidar com demandas repentinas ou mudanças de mercado;
• Garantia de otimização máxima dos recursos;
• Diminuição de erros na elaboração de inventários;
• Satisfação do cliente final;
• Aprimoramento das estratégias de vendas utilizando dados reais.

Os 7 principais tipos de estoque

Basicamente, existem 7 tipos principais de estoque. Cada um deles possui particularidades únicas que o tornam mais (ou menos) adequado para as necessidades de cada negócio. Veja abaixo quais são e como cada um deles opera:

1- Estoque de ciclo

Como indicado pelo nome, esse tipo leva em conta o ciclo de vida de um produto, visando manter as prateleiras sempre abastecidas.

Em outras palavras, o foco do estoque de ciclo é que, enquanto um produto esteja sendo vendido, outro esteja em produção e vice-versa. Dessa forma, antes do item esgotar nas lojas, novos exemplares já estão prontos para vendas.

Seu objetivo é garantir que sempre haja produtos disponíveis para atender à demanda durante o tempo necessário para repor o estoque.

Esse é um modelo muito útil para mercadorias de compra recorrentes, como alimentos, cosméticos e remédios, por exemplo, principalmente em grandes empresas que produzem itens de marca exclusiva.

2- Estoque mínimo

Também chamado de estoque de reserva, refere-se a quantidade mínima de produtos necessária para evitar que a organização tenha problemas de abastecimento.

Nesse modelo, ao atingir o estoque mínimo, os encarregados devem fazer uma nova compra, usando o que está armazenado para cobrir a demanda até a nova entrega.

Ele leva em conta a previsão de vendas para o período, que é usada para calcular a demanda média de cada item e estipular uma quantidade mínima que deve estar armazenada. Outra utilidade desse formato é cobrir possíveis atrasos dos fornecedores, garantindo que a loja não fique sem o produto.

3- Estoque máximo

Possui uma lógica similar ao mínimo, mas no outro extremo. Ele serve para apontar a quantidade máxima de produtos que deve ser mantida em estoque. Com isso, a empresa consegue controlar as entradas e saídas de maneira a evitar que itens fiquem "encalhados" ou atinjam o prazo de validade.

Para definir o estoque máximo, é preciso levar em consideração fatores como capacidade de armazenamento, custos associados ao estoque, obsolescência e riscos de deterioração. Essa técnica ajuda a otimizar o ambiente físico, uma vez que não há itens desnecessários ocupando espaço.

4- Estoque médio

Esse tipo pode ser considerado um meio termo entre os dois anteriores, uma vez que ele é pautado na média da quantidade de produtos em depósito ao longo de um determinado tempo. Esse período pode ser diário, semanal, mensal ou anual, o que funcionar melhor para a organização.

Ter uma média assertiva serve para identificar quando o estoque está acima ou abaixo do necessário, permitindo uma correção rápida. Para fazer o cálculo do estoque médio, deve-se dividir o estoque inicial e o estoque final pelo período de tempo escolhido. A fórmula é a seguinte:

Estoque médio = (Estoque inicial + Estoque final) ÷ Período escolhido

5- Estoque de segurança

O estoque de segurança refere-se a uma quantidade adicional de produtos, mantida em estoque para lidar com incertezas na demanda ou no tempo de reposição. Ou seja, é uma reserva de segurança, caso haja dificuldades variadas em atender à necessidade do mercado.

Ele considera os fatores que estão fora das mãos do empresário, como flutuações na demanda e problemas com fornecedores. Esses itens de segurança são mantidos em estoque, mas não estão disponíveis para venda. A quantidade necessária varia de acordo com o produto, sua saída média e tempo de vida útil.

6- Estoque sazonal

O estoque sazonal considera as flutuações de demanda naturais de cada época do ano, afinal muitos produtos têm mais ou menos saída dependendo do período. Sendo assim, o gestor deve analisar as variações periódicas e planejar o abastecimento de acordo com elas.

Essas mudanças ocorrem devido a fatores como festas de fim de ano, feriados ou mudanças nas estações. Por exemplo: roupas de frio têm muito mais saída durante o inverno do que durante o verão, ao contrário de roupas de banho e ventiladores, que são o inverso. Entender essa necessidade ajuda a evitar falta ou excesso de estoque.

7- Dropshipping

No modelo dropshipping, a empresa não mantém estoque do produto, trabalhando apenas por encomenda. Nesse caso, o processo é feito da seguinte forma:

1. o cliente efetua uma compra;
2. a empresa repassa o pedido ao fornecedor;
3. o fornecedor fica incumbido de embalar e enviar o produto diretamente ao comprador.

Dessa forma, a empresa comerciante é uma intermediária entre as partes, focando mais nas atividades de marketing para alavancar as vendas. Esse modelo é comum em e-commerces, abrangendo uma ampla variedade de itens, como roupas, artigos esportivos, calçados, acessórios para pets e afins.

Para escolher o melhor modelo para sua empresa, é importante levar em conta o tipo de produto, demanda de mercado, capacidade de armazenamento, prazo dos fornecedores, entre outros fatores.

Essa decisão deve ser feita com base em uma análise minuciosa, que leve em conta a estratégia de negócios da organização, aumentando assim as chances de sucesso dessa empreitada.

Quais são os 3 métodos mais comuns de controle de estoque?

Existem vários métodos de controle de estoque disponíveis, mas três se destacam como os mais comuns e amplamente utilizados: PEPS, UEPS e MPM.

Entenda o funcionamento de cada um deles abaixo:

PEPS ou FIFO

PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) ou FIFO (First-In, First-Out) é uma metodologia para controle que baseia-se na ideia de que os itens mais antigos do estoque devem ser vendidos primeiro.

Esse método ajuda a prevenir a deterioração dos itens em estoque, uma vez que os bens recém chegados tendem a suportar mais tempo armazenados do que aqueles que já estão armazenados há algum tempo.

O PEPs é largamente utilizado em mercados que lidam com prazos de validade apertados ou obsolescência dos produtos.

Por exemplo: se um supermercado possui 50 engradados de refrigerante em estoque, mesmo que ele faça novas compras do produto para suprir a demanda, esses 50 serão os primeiros a serem vendidos.

UEPS ou LIFO

Seguindo a mesma lógica, o UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair) ou LIFO (Last-In, First-Out) se encarrega de garantir que os últimos itens a entrar em estoque serão os últimos a ir para a prateleira.

Apesar de ser menos utilizado, esse modelo pode ser útil em momentos de alta no preço de um determinado item, permitindo aumento na faixa de lucro sem onerar a empresa.

No entanto, ao despachar primeiro os produtos com menos tempo de armazenagem, pode haver discrepâncias entre os valores, uma vez que nem sempre é possível pagar o mesmo valor ao fornecedor em duas compras distintas. Também é importante destacar que esse método não pode ser usado para fins de cálculo do imposto de renda.

Média Ponderada Móvel (MPM)

O modelo de Média Ponderada Móvel é feito considerando o custo médio dos itens em estoque. Isso ocorre, pois os valores flutuam consideravelmente, fazendo com que haja variação de preços entre uma compra e outra com o fornecedor. Dessa forma, o MPM atua recalculando o preço médio dos produtos a cada nova entrada.

O cálculo é bem simples, sendo determinado por meio da divisão entre os custos de cada mercadoria e sua quantidade total disponível. Porém, para que o MPM seja efetivo, é preciso atualizar constantemente esses cálculos, garantindo que estejam de acordo com a realidade do estoque.

Outros métodos comuns

Além desses métodos comuns, existem outras abordagens de gestão de estoque bastante utilizadas, como:

• Just-in-Time: metodologia de gestão que visa manter o estoque apenas com o necessário para atender à demanda imediata, evitando acúmulos desnecessários;
• Curva ABC: organização dos itens estocados com base em uma classificação dos produtos mais importantes em termos de valor ou impacto no negócio;
• Cross-docking: técnica em que os produtos recebidos do fornecedor são encaminhados diretamente para o consumidor, sem haver armazenagem na empresa vendedora;
• VMI (Vendor-Managed Inventory): nesse modelo, o próprio fornecedor é responsável por fazer a gestão de seu cliente, criando uma relação de colaboração mútua.

Como fazer a gestão de estoque de modo eficiente

Agora que você já compreende o conceito de gestão de estoque, seus benefícios, os principais tipos de estoque e métodos de controle, é hora de “pôr a mão na massa” e dar início ao trabalho prático na sua empresa.

Para isso, basta adotar cinco ações:

• Mantenha uma base de cadastro de itens padronizada;
• Acompanhe o giro de estoque e tenha atenção às sazonalidades;
• Utilize um sistema de gestão de estoque adequado;
• Faça previsões de demanda e planeje as compras;
• Monitore o estoque em tempo real e faça inventários periódicos.

1- Mantenha uma base de cadastro de itens padronizada

O primeiro passo para garantir uma gestão de estoque eficaz é garantir que a base de cadastro dos itens estocados esteja padronizada, evitando divergências de estoque e problemas no inventário.

Isso quer dizer que o gestor deve garantir um registro detalhado de todos os produtos, incluindo informações como descrição, código, fornecedor, unidade de medida, custo, preço de venda, entre outros.

Para sucesso da estratégia, é necessário que haja consistência, ou seja, todos os itens devem ser cadastrados da mesma forma, seguindo um padrão. Além disso, é crucial atualizar regularmente essas informações para garantir a integridade dos dados.

2- Acompanhe o giro de estoque e tenha atenção às sazonalidades

Giro de estoque é uma métrica que indica o número de vezes que um produto é vendido e reposto em um determinado período de tempo. Nesse sentido, ele é fundamental para identificar produtos com baixa ou alta demanda, permitindo que o gestor planeje melhor a reposição desses itens, assegurando o equilíbrio.

Além disso, deve-se levar em conta as sazonalidades que interferem na demanda de um produto ao longo do ano e se preparar para esses momentos. Feriados, datas comemorativas e até o clima são fatores que podem aumentar ou diminuir as vendas, afetando a necessidade de estoque para determinadas mercadorias.

3- Registre todas as entradas e saídas

Manter um registro de todas as entradas e saídas é essencial para uma gestão de estoque eficiente. Adotar essa ação permite ter um controle mais preciso do fluxo de mercadorias, otimizando o planejamento de reposição.

Além do controle de compras (entrada) e vendas (saída), outras vantagens são o gerenciamento das perdas, cálculo da rotatividade e todos os custos envolvidos.

Ter o registro completo e atualizado de todas as alterações de estoque também é essencial para evitar furos, ou seja, inconsistências entre o estoque físico e o registrado no sistema. Tais contradições podem ocorrer por motivos variados, como erros na contagem cega, extravios, roubos ou falhas de registro.

4- Organize o estoque físico e tome medidas preventivas

É imprescindível manter a organização dos itens no estoque para facilitar a localização dos produtos, o que agiliza o processo de separação e expedição, além de reduzir o tempo de espera dos clientes.

Para isso, é recomendado utilizar etiquetas ou placas identificadoras em cada prateleira, caixa ou palete. Um ambiente sujo e bagunçado é desagradável e ainda pode pôr em risco a integridade dos itens armazenados e levar a problemas com órgãos fiscalizadores.

Outro fator importante é tomar medidas preventivas contra insetos e ratos que podem danificar e até mesmo contaminar os produtos. Além disso, deve-se pensar em formas de mitigar riscos naturais, como enchentes, goteiras, calor ou frio excessivo.

Implementar essas medidas é algo crucial para garantir a qualidade e a integridade do estoque.

5- Automatize a gestão de estoque

Para uma gestão eficiente de estoque, é altamente recomendável utilizar um sistema especializado. Afinal de contas, fazer esse processo de forma manual é muito arriscado, mesmo em pequenas empresas. Falhas humanas são comuns e podem impactar profundamente o negócio.

Um software ERP vai auxiliar na organização e controle do estoque, permitindo o registro de entradas e saídas, o cálculo de estoque mínimo e máximo, a geração de relatórios e demais funcionalidades. Tudo isso em uma fração de tempo se comparado ao que uma pessoa faria.

Ao automatizar tarefas, a empresa consegue reduzir erros manuais, melhorar a precisão das informações e facilitar o planejamento e a tomada de decisões.

Além disso, boa parte dos ERPs modernos possui integração com outros sistemas da empresa, como CRM ou sistemas de gestão de documentos fiscais eletrônicos, o que permite uma gestão integrada do negócio em um único lugar, facilitando a vida da gerência.

No mais, é importante ter em mente que há diversas opções de ERP disponíveis no mercado, cada uma com suas próprias características e peculiaridades. Por isso, é preciso conhecer bem as necessidades do seu negócio para fazer a melhor escolha.

Como dito, o ERP é uma das melhores alternativas para garantir uma gestão de estoque ágil, simples e eficiente. No entanto, ao deparar-se com um verdadeiro mar de opções, você pode encontrar dificuldades em efetuar a decisão correta.