Confira 7 dicas necessárias para dominar sua gestão de compras

Empresas são obrigadas a fazer compras, independente do ramo que atua, e você, como gestor, precisa fazer a gestão de compras da melhor forma.

Isso envolve planejamento. Para fazer a sua atividade de maneira eficiente dentro da própria gerência interna da corporação.

Se planejar e organizar a gestão de compras garante os suprimentos necessários para o seu negócio funcionar corretamente sem correr o risco de um desarranjo nas finanças. O setor de compras é tão importante quanto o de vendas.

Sua importância é grande porque essa atividade é estratégica. 

A gestão de compras eficiente permite a redução e o melhor controle de custos. Isso permite a melhora nos resultados da empresa. 

Afinal, esse tipo de gerenciamento não envolve somente grandes empresas ou conglomerados que compram toneladas de insumos e matéria-prima ou os grandes atacadistas que precisam de muitos produtos. 

Controle de compras é essencial e fundamental para negócios de diferentes portes e segmentos, especialmente para os pequenos.

É importante lembrar que pequenas empresas não têm muito espaço para cometer erros, especialmente envolvendo a gestão dos seus recursos. 

Para o comércio varejista, a situação é mais complexa, pois você lida com estoque e com os próprios consumidores. Não é bom prometer um produto a um cliente e depois informá-lo de que não há mais no estoque. 

Você pode ter uma dupla perda: Da venda que estava prestes a acontecer e do próprio cliente, que perde a confiança na companhia. Por isso é importante elaborar algumas dicas de gestão.

Essas orientações podem tornar mais eficiente uma área importante para o negócio. Qive elaborou essas dicas de gestão que funcionam independente do tamanho da empresa ou do tipo do negócio. A gestão precisa do tripé com a área de vendas e o estoque. 

Gestão de compras é mais que adquirir produtos ou estocá-los. Esse tipo de atividade precisa levar em consideração a demanda das vendas, o nível e o tipo de produtos já armazenados em estoque. 

Essas informações e suas estratégias precisam estar integradas para uma gestão mais eficaz do processo. 

1 – O planejamento é o primeiro ponto das compras

Gerir suas compras não é uma atividade eficiente ou necessária sem planejamento. 

E, ao contrário do que muitos pensam, planejar não significa somente colocar as informações no papel ou na planilha do Excel. Você precisa entender o que está equacionando. Calcular o que é realmente necessário antes de colocar no planejamento. Existe todo um trabalho para prever o que é essencial ao negócio.

Isso vale para diferentes esferas, seja para a produção, seja para a revenda ou mesmo para a execução de um serviço.

Por todos esses pontos, a primeira dica para o gestor do negócio é estruturar um departamento de compras. Você precisa de um setor dedicado para isso – ou uma fatia do seu empreendimento.

Não é necessário ter uma equipe, necessariamente. Ou mesmo um profissional dedicado a fazer isso. Mas as informações referentes às compras precisam estar organizadas em um só lugar.

Segmentar dessa forma permite que elas sejam consultadas e analisadas com agilidade e segurança sempre que necessário.

A organização é fundamental para conhecer e entender a demanda dos seus próprios clientes e serviços. Do contrário, você terá problemas para executar as compras de maneira efetiva para o seu negócio. Caso esses dados estejam todos em um local previamente selecionado, basta consultá-los para saber o que comprar e quando fazer isso.

Nessa mesma lista, pode-se entender se há ou não alguma sazonalidade, se o preço de determinado insumo aumenta ou diminui de acordo com a época do ano. É bom que você calcule mês a mês, separando nos períodos em que você faz as compras.

Assim é possível entender qual é o produto mais vendido, quais são os melhores períodos de venda, o que ainda tem no estoque e outros fatores fundamentais para o seu negócio. 

Ter previsão traz ganhos mais consistentes e é ainda a melhor estratégia de venda.

Vale especialmente nas pequenas empresas, nas quais a eficiência, mais do que qualidade e excessos, é uma necessidade. Dentro do planejamento é preciso estar atento às vendas e ao estoque. 

2 – Fique de olho no seu estoque para vender bem

Num negócio simples de compra de insumos e venda de produtos, há um conceito bem claro de ‘ciclo de compras’.

Dentro desse ciclo, o responsável por adquirir as mercadorias que a empresa precisa deve sempre olhar para o seu próprio estoque e para frente, lá nas vendas. Precisa fazer um balanço entre essas duas variáveis. 

Para evitar um problema de abastecimento das suas mercadorias é necessário identificar no planejamento o nível mínimo do estoque. Sempre que esse número for atingido, é o momento para fazer novas compras. Em uma loja de roupas, a saída de camisetas brancas pode ser constante. Levando isso em consideração, o ideal é sempre ter sete peças em estoque de tamanhos diferentes, independentemente da época do ano. Então, ao acompanhar as vendas e dar baixa corretamente no estoque.

Se chegar em sete camisetas significa que está na hora de acionar as compras e repor. Isso é uma programação de compras baseada no controle rigoroso de entrada e saída de mercadorias do estoque e na análise do fluxo de vendas. Organizada dessa forma, ela garante a reposição necessária dos produtos, de maneira a atender os públicos interno e externo, promovendo o aumento do lucro do seu negócio. 

É bom para os dois lados. Para o dono do negócio e para seu cliente. Você vende quando precisa e quem está interessado obtém quando quer.

Ao saber quando e quanto comprar, o empreendedor consegue negociar melhores preços e prazos de pagamento. E é preciso entender, fundamentalmente, que estoque é dinheiro. Estoque parado é dinheiro parado. Por isso, além do número mínimo, é importante firmar um número máximo de produtos. 

Equilibre oferta e demanda. Essa é a palavra-chave. 

O estoque não pode estar vazio a ponto de faltarem insumos para produção ou itens para venda. Ele também não pode estar cheio ao ponto de materiais serem desperdiçados. Se você gerir mal, o dinheiro ali parado na forma de mercadorias não poderá ser investido em outras necessidades do negócio.

Em resumo: Você estará perdendo dinheiro se fizer uma má gestão.

3 – Ao formar seu estoque, tenha fornecedores parceiros

Falando em compras, você precisa lidar com fornecedores e ter os melhores com o seu negócio. Caso contrário, terá dores de cabeça. 

A relação com fornecedores precisa ser uma parceria estratégica. Isso envolve o próprio planejamento das compras. Um fornecedor ruim ou de qualidade duvidosa pode manchar sua imagem diante de clientes e, no limite, quebrar seu negócio. Deve-se levar em conta, na relação com eles, o preço, o prazo e a confiança.

A melhor forma de conhecer os preços é pedindo um orçamento. E não basta solicitar apenas um. A decisão de um bom fornecedor envolve pesquisa de preços de, ao menos, três deles. Isso ajuda a descobrir o mais caro, o mais barato e a média de preço do seu mercado.

Importante saber o quanto o fornecedor está disposto a negociar, não só em relação a valores, mas também nas formas e condições de pagamento.

Por que isso? Porque pode acontecer de você precisar de um insumo e só conseguir pagar o valor total após receber do seu cliente. É nesse caso que você descobre se seu fornecedor é parceiro a ponto de aguardar esse prazo, uma vez que ele também tem seus próprios fornecedores.

É uma relação que, além de qualidade e preço, envolve confiança.

Essa correlação entre três fatores envolve discutir os prazos de entrega, porque não adianta ter um bom valor com pagamento facilitado se não atender às necessidades de prazo do seu negócio.

Você precisa sempre fazer a relação entre o que e quando você precisa com quando o fornecedor pode entregar. Também é importante saber se ele é capaz de atender situações de emergência. 

Voltando ao exemplo do estabelecimento que vende camisetas brancas. Lembrou dele? Bom, vamos lá.

Você vendeu 25 peças de uma só vez e seu estoque zerou. É necessário repor, pelo menos, sete camisetas até o dia seguinte. Isso é o necessário para garantir um bom atendimento aos seus clientes. 

Fornecedor parceiro vai fazer essa entrega para você não ficar na mão. E vai flexibilizar o seu prazo normal de 4 dias.

Não esqueça que a quantidade de insumos ou produtos adquiridos tem a ver com o tipo de negócio que você está operacionalizando. Por mais que exista confiança e uma ótima relação com seu fornecedor, você não deve apenas aproveitar promoções ou outras oportunidades que ele oferecer se não precisar realmente da mercadoria.

É para comprar aquilo que atenda à demanda das suas vendas e que mantenha o seu estoque equilibrado. Mais ou menos do que isso, desequilibra e afeta o seu negócio.

Confiança é sim algo subjetivo, mas envolve questões objetivas com os insumos e os fornecimentos entre as empresas dentro do mercado. Não existe muito mistério e não envolve necessariamente amizade, no sentido literal.

Essa confiança é sobre ter a segurança de que aquilo que foi combinado será cumprido sobre os preços, prazos e qualidade.

4 – Controle suas compras, antes e depois

Levando os pontos das compras até aqui, você precisa controlar várias variáveis ao longo do domínio da gestão. 

É preciso então usar a tecnologia disponível no mercado, como um sistema de gestão online. Esse tipo de solução usualmente consegue integrar as informações das vendas e do estoque, facilitando a tomada de decisão sobre as compras.

Caso a sua intenção seja profissionalizar o ciclo de compras da sua empresa, focando na redução de custos e, consequentemente, no aumento da lucratividade, é importante ficar atento a algumas funcionalidades desses sistemas de gestão. 

É importante saber, por exemplo, o controle dos pedidos de compra. Você precisa saber exatamente o que foi comprado. Isso é a base da gestão de compras, por isso, é essencial que o software faça esse controle de maneira integrada com o financeiro (contas a pagar) e com o estoque.

Quando uma compra for lançada nesse sistema, as informações são replicadas para o contas a pagar. Esse lançamento deve estar de acordo com a forma de pagamento (à vista, parcelado, com ou sem juros), e também para o controle do estoque.

Assim você vai se atualizando sobre o montante de mercadorias através do próprio sistema.

Também é necessário o gerenciamento e cadastro de fornecedores. Para  lidar com eles de forma profissional e atento às entregas, a melhor opção  é que estejam todos cadastrados para que sejam monitorados, É assim que você consulta as informações com facilidade e também faz a emissão da nota fiscal de compra sem a chance de errar qualquer dado.

Importante ter um sistema que permita a emissão de nota fiscal. Os programas que não fazem essa emissão de notas, seja de compra ou de venda, devem ser retirados do seu escopo de uso. 

Isso não é exigência demais caso você queira se manter em dia com o Fisco. 

Com a modernização dos processos, principalmente aqueles que envolvem a prestação de contas ao governo, isso inclui os impostos recolhidos nas notas. Para ter realmente um sistema de gestão que ofereça um emissor integrado a todas as outras funcionalidades, a inclusão dos impostos é item de necessidade básica e não mais um diferencial.

Outro diferencial desse sistema é a possibilidade de importação do XML da nota de compra. Esse diferencial elimina o trabalho de digitação dos dados da nota fiscal para o sistema, uma vez que, depois da importação do XML, o próprio sistema lê as informações e faz o registro delas automaticamente. 

Existem programas que permitem a importação do XML direto da Secretaria da Fazenda (Sefaz). 

Ter atenção com a gestão de compras deve ser a mesma que com a gestão de vendas. Os dois fazem parte de um ciclo. É um  setor que está ligado diretamente com os custos e despesas do negócio. 

Se você ainda está fazendo as compras para a sua empresa sem mensurar as quantidades, deve mudar sua atitude. Se organizar dá trabalho, mas com as informações trabalhadas você vai conseguir administrar o seu negócio com muito mais agilidade e eficácia.

5 – Trabalhe com compras programadas

Lembrando todas as informações sobre o seu equilíbrio entre gastos e vendas, é importante automatizar processos. Compras programadas têm custo menor ao fornecedor e isso  costuma sair mais barato aos varejistas.

É um ganho certo para o fornecedor e para você.

E aumenta o grau de confiança da relação entre as empresas.

Itens de fácil previsibilidade, como produtos de limpeza ou materiais de escritório para uso, devem ser alvos de compras programadas. Preferencialmente eles geram poucos problemas de estoque se há uma demanda específica.

6 – Faça, sim, benchmarking

No relacionamento de gestão de compras e vendas, você ainda pode pesquisar entre os melhores. Isso serve para entender o que faz de alguém o melhor do seu segmento. 

Essa é a premissa de um benchmarking, trabalho de pesquisa aprofundado feito sobre a gestão de suprimentos dos seus grandes concorrentes.

Estude quais as soluções tecnológicas que eles utilizaram, como se dá o fluxo de trabalho, como é feito o follow-up com fornecedores (feedback por telefone) e quais indicadores são analisados. 

Basicamente é identificar as melhores práticas para adaptá-las à realidade da sua empresa na gestão de estoque e compras.

7 – E, claro, revise suas estratégias de compras

Olhar de forma atenta para todo o processo permite que você identifique onde é possível fazer reajustes.

Esse tipo de revisão permite enxugar o orçamento, através de medidas que reduzam o impacto causado pela crise.

Não esqueça de usar o produto da Qive para gerir suas notas fiscais.

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