Como otimizar e facilitar o fechamento do mês

O fechamento do mês é uma das tarefas mais importantes realizadas pelo departamento financeiro a cada início de mês, mas pode ser um processo trabalhoso e demorado. 

Buscar maneiras de otimizar esse processo com eficiência pode economizar dinheiro e aumentar a produtividade na sua empresa. Isso porque um fechamento do mês otimizado e automatizado diminui erros e acelera processos!

O que é o fechamento do mês?

O fechamento mensal é a atividade da rotina contábil em que a empresa processa e registra as transações ocorridas em determinado período de tempo (operações, custos, rendimentos e investimentos). 

Fazer o fechamento mensal é essencial para o seu negócio. Pois ele pode mostrar as informações financeiras de sua empresa e em quais áreas você precisa melhorar. O fechamento do mês também pode ajudá-lo a tomar decisões sobre as finanças de sua empresa, evitar erros dispendiosos e prepará-lo para a hora do imposto de renda.

Aqui estão as vantagens do fechamento do mês:

• Mantém suas demonstrações financeiras precisas
• Simplifica a declaração de impostos
• Apoia sua empresa durante uma auditoria
• Fornece uma visão da condição financeira da sua empresa
• Te prepara para o futuro
• Previne futuros erros contábeis

Como o fechamento do mês é feito tradicionalmente?

O jeito tradicional de se fazer o fechamento do mês consiste na busca de documentos fiscais e comprovantes financeiros em diversos sistemas ou no próprio site da Sefaz — o que é um pouco demorado.

Quando finalmente a pessoa consegue reunir todas as notas fiscais é necessário subir os dados dos documentos fiscais em um outro sistema ou tabela e fazer a conferência de cada informação. Esse processos está muito suscetível a erros, já que são muitos detalhes a se atentar.

Muitas vezes esse processo pode durar dias. Mas deve estar pronto antes do 4º dia útil do mês!

Vale lembrar que, apesar de seu contador ser responsável pelos lançamentos de cálculos trabalhistas, impostos e outras tarefas, cabe ao seu departamento financeiro reunir notas fiscais, contratos, extratos bancários, comprovantes e tudo mais que o seu contador precisar para analisar.

No fechamento tradicional existem diversos pontos de melhoria. O principal é investir em ferramentas, tanto em uma plataforma de consulta e gestão de NFes como a Qive, que sejam conectadas aos ERP para evitar retrabalho.

Como otimizar o fechamento do mês 

O processo de fechamento do mês depende de um conjunto de pessoas, tecnologias e processos. Como resultado, escritórios e departamentos contábeis. Muitas vezes, são diversos dados e processos inconsistentes e uma falta de padronização nas empresas — tudo isso enquanto dependem de planilhas, e-mails, telefonemas e reuniões para reunir todos os documentos necessários para fechar o mês.

Para otimizar o processo de fechamento do mês, as empresas devem adotar tecnologia e inovação que possibilitem a transformação. Soluções integradas que atendem a mais de um aspecto do processo de fechamento e, em particular, soluções em nuvem, estão ajudando as empresas a migrar para a contabilidade moderna.

Ou seja, uma boa plataforma de gestão fiscal e contábil, realiza o fechamento do mês em poucos cliques, reunindo todos os documentos necessários de forma automática, sem a necessidade de conferências manuais e ainda evita erros. O que antes era feito em dias, pode ser cumprido em poucos segundos!

Uma ferramenta para realizar o fechamento mensal de forma mais assertiva e rápida (em minutos) é a plataforma de consulta e gestão de NFes da Qive. Nela, é possível realizar a parte do fechamento do mês relativa às Notas Fiscais eletrônicas acessando a plataforma e clicando no botão “Fechamento de Mês”.

Com a plataforma Qive, o contador pode gerenciar suas Notas Fiscais de perto para verificar a saúde contábil e financeira do negócio.

Vamos detalhar melhor a seguir:

Como é o fechamento do mês na Qive

O fechamento mensal na Qive é muito simples.

Primeiro, a plataforma já vai ter consultado todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa automaticamente. Ou seja, esses documentos já estarão disponíveis para serem acessados e vinculados com o fechamento mensal.

Com essas notas já disponíveis, você precisa apenas selecionar o mês que deseja realizar o fechamento; selecionar as empresas e os tipos de documento fiscal que deseja incluir (NFe, CTe, NFSe).

Logo após, a plataforma do Qive te dá a opção de escolha dos documentos fiscais que deseja incluir no seu fechamento de mês:

• NFe: recebidas, emitidas, transportadas e incluir PDF;
• NFSe: recebidas, emitidas e incluir PDF;
• CTe: tomador, não tomador e incluir PDF;
• CFe SAT: recebidas, emitidas e incluir PDF;
• NFCe: recebidas, emitidas, transportadas e incluir PDF.

Veja como é fácil e prática no vídeo abaixo:

Por fim, você envia o fechamento por e-mail ou faz o download direto no computar. Os arquivos virão divididos por subpastas.

Com isto pronto, basta realizar a escrituração das Notas Fiscais. A probabilidade de erro nos impostos, seguindo este processo, é quase nulo, assim como no débito do ICMS.

3 dicas para um fechamento do mês inteligente

Para fechar o tema, separamos mais algumas dicas que podem melhorar o fechamento mensal da sua empresa. Torná-lo mais produtivo e inteligente. Confira:

1. Crie um calendário de fechamento 

É importante criar um ritual com a equipe responsável por criar e analisar o fechamento mensal. É imprescindível que as datas estejam alinhadas com a contabilidade, para nenhuma entrega atrasar. O grande benefício de utilizar a Qive seria a pontualidade. As notas chegam automaticamente para a empresa, sem depender de fornecedor, cliente ou qualquer terceiro.

Lembrar de atualizar esse calendário com feriados, folgas e férias dos funcionários envolvidos também é válido.

2. Conduza reuniões de equipe pré e pós-fechamento. 

Nas reuniões pré-fechamento, discuta o cronograma de fechamento, as mudanças que estão sendo implementadas e as questões a serem consideradas.

Para as reuniões pós-encerramento, analise o que funcionou e solucione o que não funcionou. Revise o status das atribuições dadas aos membros da equipe durante o mês. Discuta os dados e as características coletadas durante o processo, incluindo quaisquer etapas sem valor agregado, riscos, controles e anormalidades dos meses anteriores.

Um fechamento mensal facilitado é muito vantajoso porque o tempo que seria usado para realizar esse processo de forma manual, pode ser aproveitado em reuniões estratégicas para crescimento da empresa.

3. Crie relatórios relevantes

Após realizar o fechamento, é fundamental mensurar as informações e relatórios claros e objetivos fazem esse papel. Por isso, evite criar documentos desnecessários e concentre-se naqueles que apresentam indicadores importantes e relevantes.

Os relatórios devem ser relevantes para a estratégia da empresa e trazer análises completas de forma fácil. Isso é possível na Qive. A plataforma também tem a opção de gerar relatórios automáticos com os dados disponíveis das notas fiscais. Veja como é fácil no vídeo abaixo:

Faça o fechamento mensal em poucos cliques

Finanças e contabilidade são componentes integrais da saúde, do crescimento e do futuro de todas as empresas.

Entretanto, são poucas empresas que já perceberam como o fechamento do mês permite a elaboração de uma estratégia eficaz para o crescimento corporativo. Investir não só na otimização, mas também na qualidade do fechamento mensal da sua empresa é garantir inteligência para sua equipe financeira.

Além disso, um bom fechamento de mês evita que a empresa pague impostos maiores e continue cometendo erros no fluxo de caixa.
Otimize sua rotina fiscal e fechamento do mês com a Qive. Experimente a plataforma gratuitamente, sem fidelidade. Você pode ver na prática os benefícios de fazer o fechamento do mês com uma plataforma de gestão fiscal!