Gestão de Notas Fiscais: os 6 piores (e mais perigosos) erros

As Notas Fiscais são documentos exigidos em transações comerciais, compra e venda de mercadorias ou serviços. Há muito tempo deixaram de ser impressas em papel, pois não há mais essa necessidade. Porém, é necessário haver melhor gestão de Nfes, saiba como.

Porém, mesmo após a consolidação da NFe (Nota Fiscal eletrônica) em arquivo XML, muitas empresas ainda utilizam o DANFe (Documento Auxiliar impresso em papel) para prestar contas ao contador responsável ou o Fisco. Esse é apenas 1 dos 6 piores erros relacionados à má gestão de Notas Fiscais.

Vamos ao erros:

1. Não reconhecer a importância da NFe na administração da empresa

Muitos empreendedores que lidam com a sua própria contabilidade cometem o erro de enxergar as NFes simplesmente como um empecilho burocrático, porém esses documentos vão além disso.

Além de ser obrigatória a emissão e consulta de NFes, é ótimo para a empresa ter ciência de suas transações e tudo o que está atrelada à ela, como os impostos, por exemplo. Com todas essas notas armazenadas é possível extrair diversas informações fundamentais para tomadas de decisões: Quanto a empresa vendeu no último mês? Quanto pagou de imposto? Esses dados estão presentes no arquivo XML da NFe.

Com a ferramenta certa é possível extrair relatórios ainda mais complexos para a empresa, com todos os campos da Nota Fiscal, como CFOP, frete e outros tributos. No Qive é possível tanto exportar um relatório geral, quanto outros mais específicos. Experimente grátis.

Com esse 1º erro, podemos concluir que outra falha comum é a falta de armazenamento do arquivo XML da NFe. Entenda abaixo como isso pode afetar a organização.

2. Não armazenar os XMLs de NFes

Armazenar o XML é importantíssimo para qualquer empresa, a Lei da Guarda obriga o emitente e o destinatário a manterem esse arquivo digital por pelo menos 5 anos, para fins de auditorias e fiscalizações.

Quem não armazena o arquivo XML não tem os dados da empresa em um momento de prestação de contas e ainda pode pagar multas pesadas ao Fisco que chegam a R$1.000,00 por documento perdido ou não apresentado ao Governo quando solicitado.

Já pensou em fazer a consulta e armazenamento dos seus documentos fiscais automaticamente? Saiba como é possível através de uma plataforma de gestão de Notas Fiscais conectada diretamente com a Secretaria da Fazenda.

Agora que você já sabe como resolver a questão do armazenamento de NFes e o que é o arquivo XML, entenda a função do DANFe e não confunda mais a sua funcionalidade.

3. Não saber a real função do DANFe (Documento Auxiliar de NFe) impresso

 Essa é uma confusão muito comum! O DANFe é um papel impresso com um resumo da NFe, ou seja, traz as informações da nota de forma resumida em um layout (leiaute) pré definido.

Porém, o DANFe não é uma Nota Fiscal e não possui validade jurídica. Esse documento impresso serve para acompanha a mercadoria no momento do transporte. Ele desempenha a importante função representar a Nota Fiscal em caso de contingência (para provar o valor dos produtos em caso de acionamento do seguro, por exemplo) e também comprova a origem dos produtos durante uma fiscalização do transporte. 

É comum confundir o DANFe com a NFe e existem muitas dúvidas acerca do assunto, por isso elaboramos um artigo com as 10 dúvidas mais comuns sobre DANFe, confira. 

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4. Não consultar Notas Fiscais com a segurança do Certificado Digital

A consulta de NFes e outros documentos digitais deveria garantir que a empresa sabe tudo o que está sendo emitido contra o seu CNPJ,  mas isso não é uma verdade absoluta.

Muitas empresas ainda dependem exclusivamente do fornecedor para receber o XML da NFe e não pensam, por exemplo, que caixas de e-mail lotam com frequência, o emissor pode se esquecer de enviar o arquivo, entre outras situações.

Existem outras empresas que realizavam o download da NFe pela Sefaz e sites como Fsist, sem certificado digital. O problema é que esse tipo de consulta necessita da chave de acesso da Nota Fiscal, que vem impresso junto ao DANFe. Se a empresa não tem o DANFe em mãos, não conseguirá baixar a NFe.

Além disso, foi proibido pela SEFAZ, numa nota emitida pelo Confaz (Conselho Nacional de Políticas Fazendárias) a consulta de NFe sem certificado digital, ou seja, nem mesmo a própria Sefaz poderá disponibilizar essa Nota Fiscal sem exigir a assinatura digital da empresa.

Então a empresa não recebe a Nota Fiscal e fica com buracos na entrega de escriturações como o SPED fiscal, além do risco de ter Notas Frias emitidas contra o CNPJ. Com o Qive, a empresa conecta o certificado digital e recebe TODAS as NFes e CTes direto da Sefaz, sem a necessidade da chave de acesso.

É importante lembrar que poucas ferramentas garantem a validade jurídica da Nota Fiscal, outro descuido que a empresa deve evitar. Entenda abaixo.

5. Não se atentar à validade jurídica dos XMLs que você recebe 

Uma NFe possui dois “carimbos” de segurança: a Assinatura Digital, que é carimbada no momento da emissão e certifica a identidade do emissor da nota e o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Sefaz.

Somente checando essas informações é que a empresa consegue garantir que aquela Nota Fiscal é verdadeira. Como já foi dito, em último caso utilize o DANFe para conseguir a chave de acesso da Nota Fiscal e consultar na Sefaz, com certificado digital.

6. Não realizar uma gestão de NFes de maneira eficiente

Vá além e faça a gestão de NFes de maneira eficiente. Além de cumprir com a obrigatoriedade da consulta e guarda/armazenamento, também tenha em mãos relatórios conclusivos para indicar a saúde fiscal da empresa.

Por exemplo, uma empresa de medicamentos pode verificar em tempo real a validade de um lote de produtos (o que resulta em economia de tempo e mais agilidade nos processos desde a compra de insumos, até a substituição dos mesmos nas gôndolas). Isso tudo, utilizando o Qive.

Não se esqueça que a Qive baixa as NFes emitidas contra o seu CNPJ direto da Secretaria da Fazenda. Baixe os XMLs das NFes agora e tenha suas NFes sem precisar saber as chaves de acesso!

E você, comete esses erros? Tem alguma dúvida sobre Gestão de Notas Fiscais ou outros documentos? Manda nos comentários!