Descubra como a Riachuelo conquistou 15x mais economia de tempo na gestão de 800 mil documentos fiscais com a Qive.

Fale com um especialista

+800.000

Notas fiscais recebidas

15x

Mais economia de tempo

+400

CNPJs ativos

Contexto

A Riachuelo é uma das maiores varejistas de moda do Brasil, com uma operação nacional, alto volume de documentos fiscais e mais de 400 CNPJs ativos. Sua rotina envolve milhares de notas fiscais, XMLs e Conhecimentos de Transporte circulando entre lojas, centros de distribuição, fornecedores e áreas internas.

Essa complexidade gera desafios para equipes como contabilidade, fiscal, logística, Centro de Serviços Compartilhados e outras áreas envolvidas na consulta, armazenamento, registro e análise de documentos fiscais.

Desafio

Antes da Qive, a equipe de contabilidade da Riachuelo enfrentava o desafio de gerenciar milhares de notas fiscais e XMLs em uma operação de grande escala. A análise de documentos exigia muito tempo da equipe e dificultava a agilidade necessária para lidar com o volume fiscal de uma companhia desse porte.

Um lote de mil notas fiscais, por exemplo, levava cerca de 16 horas para ser analisado. Além disso, a empresa precisava de mais praticidade na consulta e no armazenamento de NFes, mais visibilidade sobre Conhecimentos de Transporte e uma forma mais estruturada de transformar informações fiscais em dados úteis para a operação.

Esses pontos impactavam diretamente a produtividade da equipe contábil, a gestão de documentos fiscais, o acompanhamento de cargas e a inteligência operacional da companhia.

Solução

Com a Qive, a Riachuelo passou a utilizar uma plataforma de gestão e consulta automática de notas fiscais em toda a rede de lojas, incluindo o Centro de Serviços Compartilhados e outras sete equipes.

A solução trouxe mais automação, centralização e agilidade para a consulta, armazenamento e análise de documentos fiscais. Além das NFes, a visão de Conhecimento de Transporte dentro da Qive passou a facilitar o registro dos documentos fiscais e a ampliar a visibilidade sobre a localização das cargas.

O armazenamento em nuvem da plataforma também permitiu que a Riachuelo estruturasse um banco de dados robusto com informações dos XMLs, fortalecendo a inteligência de negócio e tornando os dados fiscais mais acessíveis para a operação.

Impacto gerado

Com a Qive, a Riachuelo transformou uma rotina contábil de alto volume em uma operação mais produtiva, automatizada e orientada por dados. A empresa passou a analisar documentos fiscais com muito mais velocidade, ganhou visibilidade sobre cargas e fortaleceu sua capacidade de usar informações fiscais como base para inteligência operacional.

15x mais economia de tempo

A análise de um lote de mil notas fiscais, que antes levava cerca de 16 horas, passou a ser realizada em apenas 3 minutos com a Qive. Esse ganho reduziu drasticamente o tempo dedicado a tarefas operacionais e aumentou a produtividade da equipe.

Mais de 800 mil notas fiscais recebidas

A Qive passou a apoiar uma operação fiscal de grande escala, com mais de 800 mil notas fiscais recebidas. Com a centralização e automação da plataforma, a Riachuelo ganhou mais capacidade para lidar com alto volume documental de forma organizada e eficiente.

Mais de 400 CNPJs ativos

Com mais de 400 CNPJs ativos, a Riachuelo precisava de uma solução capaz de sustentar uma operação distribuída e complexa. A Qive ajudou a dar mais controle e padronização para a gestão fiscal em toda a rede.

Mais visibilidade sobre CTes e cargas

 “Além da facilidade na consulta e armazenamento de NFes, a visão de Conhecimento de Transporte dentro da Qive facilita o registro dos documentos fiscais e permite saber onde nossas cargas estão.”
— Cláudia Fernandes, Gerente Contábil — Riachuelo

Com isso, fiscal, contabilidade e logística passaram a operar com mais integração e visibilidade.

Base de dados fiscal mais estratégica

Com o armazenamento em nuvem, a Riachuelo passou a contar com um banco de dados robusto com informações dos XMLs. Essa estrutura potencializou a inteligência de negócio da empresa e ampliou o uso estratégico dos dados fiscais.

Aprendizados estratégicos

A experiência da Riachuelo mostra que, em grandes operações varejistas, a automação fiscal é essencial para ganhar produtividade, visibilidade e controle em escala.

Entre os principais aprendizados estão:

  • operações com alto volume de documentos fiscais precisam de processos automatizados para evitar gargalos e perda de produtividade;
  • a centralização de NFes, XMLs e CTes fortalece a integração entre fiscal, contabilidade e logística;
  • dados fiscais bem estruturados podem deixar de ser apenas uma obrigação operacional e se transformar em inteligência de negócio;
  • para redes com muitos CNPJs ativos, tecnologia fiscal é fundamental para manter padronização, controle e eficiência;
  • a automação permite que as equipes reduzam tarefas repetitivas e dediquem mais tempo a análises de maior valor para a empresa.
Veja todos nossos cases

Empresas que desafiaram o jeito antigo de pagar contas

“Hoje a gente cruza os boletos em aberto com os pagamentos registrados no SAP e boletos divergentes, boletos cancelados e até as fraudes. A gente consegue acompanhar tudo bem de perto no painel da Qive.”

“Há dois anos, ainda era um grande desafio quitar todas as notas fiscais dentro do prazo e acabávamos concluindo menos de 70%. Hoje, pagamos 99,97% de todas as NFes em dia. Fazer isso de maneira integrada, direto no SAP, é super eficiente e fluido.”

“Ficou mais fácil encontrar as notas fiscais que ainda não estavam escrituradas, o que compromete o compliance fiscal da empresa e pode gerar multas.”

“Além de toda a facilidade na consulta e armazenamento de NFes e CTes, o aplicativo de Conhecimento de Transporte (CTe), que existe dentro da plataforma da Qive, facilita o registro desse tipo de documento fiscal e permite que a gente saiba onde nossas cargas estão.”

“Com a Qive, tudo é automático, então você tem a garantia de que funciona. A plataforma independe de mãos humanas, e isso traz uma confiança grande. Hoje, para tudo o que recebemos fisicamente, fazemos um check na Qive antes. Só depois da confirmação da veracidade nós lançamos no registro fiscal.”

"Hoje a Qive, ela entendeu que ela precisava ir além de Captura da nota, entendeu? Eu acho que esse foi o diferencial. E foi a surpresa agradável que a gente teve. A gente mirou uma pomba e acertamos uma águia. Porque a gente viu que, assim, não é só pra ficar nota. Vocês entenderam o que vocês precisavam fazer além disso. E a gente entendeu que a gente podia ter mais oportunidades. Isso foi bom, porque isso me ganhou força pra poder levar essas melhorias e o quanto vocês podiam agregar às outras áreas. E aqui eu destaco também a flexibilidade que vocês têm de entender a necessidade e trabalhar junto com a gente."

"Hoje a principal é a captura mesmo e a captura do XML e a disponibilização para a nossa base aqui para carregar o Oracle. A gente utiliza também para relatórios gerenciais, né? Quanto nós compramos de batata no no eh no período X? O que eu mais uso é buscar nota e gerar relatórios, né? É, eu e minha equipe, né? [usamos] diariamente a ferramenta. O outro diferencial é o suporte de vocês, que é muito rápido. Então, se a gente tá com algum problema a gente aciona lá o suporte de vocês, o atendimento é rápido, eles são eficientes, trazem a solução pra gente. Dificilmente eu fico sem solução. Isso é legal."

“... a Qive, que é um dos nossos principais fornecedores e uma ferramenta essencial no nosso dia a dia, principalmente, no departamento fiscal. É uma ferramenta de rápido acesso, traz muito retorno para nós e é o que eu falei, ela é primordial no nosso dia a dia. Tô muito feliz e muito satisfeita com a entrega no mercado de vocês.”

"Já utilizamos a Qive há um bom tempo e a experiência tem sido bem gratificante, a gente consegue hoje não só automatizar a captura dos documentos fiscais, mas também o input a automatização com o lançamento dentro do SAP, então isso gera uma agilidade e traz também uma visibilidade pra que a gente consiga repassar isso inclusive com diretoria e todo time fiscal da equipe"

“A gente iniciou com a Qive faz pouco tempo, já estamos vendo grandes resultados na área fiscal e eu só tenho agradecer a parceria. Nós vamos agora conseguir automatizar muitas operações pra gente ter um tempo valioso em análises tributarias e agora com chegada da Reforma, a Qive está trazendo uma plataforma incrível com tudo que a gente precisa pra essa grande revolução a partir de 2026.”

"A gente usa a solução do Qive hoje mudou o nome para Qive, a gente utiliza pra cruzamento de informações, extração de dados, a gente também utiliza em lote para fazer manifesto de operações, por exemplo operação não realizada; pra consultar notas fiscais, por exemplo, extração em PDF e também relatórios hoje a gente usa para cupom fiscal que também é bem mais fácil, integrado e a gente consegue ter uma rapidez no cruzamento de informações. E também hoje algo bem importante que a gente faz é a utilização de API que hoje a gente tem MKTplace com mercado livre e a gente usa a API para integração automática no ERP”

"São excelentes parceiros e nos apoiam nos processos do dia a dia e nos acompanham há mais de 6 anos e vai continuar nos apoiando no que vem da Reforma Tributária."

"Temos uma parceria grande com a Qive. Eles trazem várias opções para nossa área fiscal: download de notas fiscais, acesso à notas de fornecedores, prestadores de serviço e as principais regiões. Além de dar suporte nas fiscalizações. Estamos muito felizes com a empresa e tenho certeza que essa parceria vai durar por muitos anos."

"A Qive a gente usa pro departamento comercial, porque a gente tem muita devolução. O comercial acompanha essas devoluções. O financeiro usa para consulta de notas que às vezes tem lá para pagar e essa nota não está aparecendo para eles. Contas a recebe utiliza para consulta de uma nota se foi cancelada ou não. Uma coisa que a gente usa bastante é para manifesto de notas, diariamente, até mesmo para compensar o cliente, porque trabalhamos com direito a devolução. Pra eu trocar uma nota, fazer formulário próprio ou até mesmo cancelar, a Qive me ajuda no conceito de consultar se a nota foi manifestada ou não pelo cliente. Então essa conformidade pra mim é muito importante, pro contas a receber, porque eles têm uma garantia que o cliente recebeu e pode fazer a cobrança efetiva. Conhecimento de transporte também buscar os xml. Pessoal do ecommerce: pra trazer as notas da shopee, mercado livre, shein, a gente tem a configuração que traz todos os XMLs, porque quando você entra nesses mktplaces é difícil consultar, na Qive não, eles pesquisam o CPF do cliente, rapidinho tem a notae consegue dar tratativa com o cliente. Bem dizer a Ciranda usa 100% Qive."

"Certamente, recomendaria a Qive para todas as empresas porque é uma necessidade ter um compliance bem-feito. A Qive tem uma assertividade muito grande em relação à captura das nossas notas fiscais; ajuda muito na parte do compliance, que seria um objetivo primário. E isso possibilita, de uma forma exponencial, levar a área tributária para um outro patamar, fazendo a otimização dos dados que estão dentro das notas fiscais então a é algo que eu diria recomendo para todos que querem levar a área tributária para um próximo nível."

"O relacionamento é ótimo. Acho que a Qive tem foco no cliente e não no produto. A gente, da área tributária, pela experiência, sempre teve muito contato com empresas em que o foco é no produto, e aí é um negócio em que te oferecem sempre algo muito engessado. Enquanto que, com a Qive, a gente tem a oportunidade de desenvolver, de estar sempre desenvolvendo e melhorando algo que já existe.”

Quer entender como a Qive se encaixa no seu negócio?

Deixe seu contato e entenda como automatizar seus processos com a Qive