Atrasos e multas em boletos devem custar R$ 1,34 bi às empresas em 2025, aponta estudo
Levantamento da Qive revela ainda R$ 9,5 bilhões em notas potencialmente frias e R$ 2,08 bilhões em boletos de CNPJs não reconhecidos, indicando riscos ocultos e falhas estruturais no Contas a Pagar
Isis Abbud e Christian de Cico, Co-CEOs e Cofundadores da Qive. Crédito imagem: Rafael Arbex
As empresas brasileiras podem estar deixando R$ 1,34 bilhão escorrer pelo ralo em multas por atraso em boletos apenas em 2025, revela um novo recorte do Panorama do Contas a Pagar 2026, da Qive, plataforma líder do Contas a Pagar no Brasil, e divulgado no começo de dezembro.
Ao cruzar a base de notas fiscais da Qive - atualmente, a empresa processa mais de R$ 3 trilhões em notas eletrônicas anualmente - com dados de inadimplência da Serasa Experian, o estudo mostra que o risco no Contas a Pagar vai muito além das fraudes óbvias: envolve custos ocultos, falhas operacionais e um passivo fiscal que inclui R$ 9,5 bilhões em notas potencialmente frias.
Ainda segundo o estudo da Serasa, 31,9% das empresas ativas no país enfrentam algum nível de inadimplência, representando 7,3 milhões de CNPJs e R$ 169,8 bilhões em dívidas. Com base nesse retrato, a Qive analisou suas notas fiscais eletrônicas que indicam boleto ou duplicata mercantil como forma de pagamento nos setores de Serviços, Varejo e Indústria, aplicando o percentual de empresas inadimplentes, a média de contas em atraso por negócio (7,3, segundo o levantamento da Serasa), o ticket médio e a multa legal de 2%. Dentre o montante, o varejo responde pela maior fatia (R$ 970 milhões), seguido por Serviços (R$ 286 milhões) e Indústria (R$ 84 milhões).
“Inadimplência intencional faz parte do risco de crédito, mas boa parte desses atrasos nasce de problemas operacionais: boletos perdidos em caixas de e-mail, divergências entre nota e forma de pagamento, falta de centralização e falhas de comunicação entre times”, explica Isis Abbud, co-CEO e cofundadora da Qive. “São custos que não aparecem na linha de fraude, mas drenam caixa, prejudicam o relacionamento com fornecedores e fragilizam a governança financeira.”
Fraude não é o único risco: R$ 9,5 bilhões em notas potencialmente frias
Além das multas, o estudo acende um alerta fiscal: 262,3 mil notas fiscais únicas receberam manifestação de “Desconhecimento da operação” ou “Operação não realizada”, totalizando R$ 9,5 bilhões em documentos com indícios de inconsistência. Essas manifestações indicam que a operação registrada não é reconhecida pelo tomador, um indicativo de possível emissão indevida ou nota fria, que pode gerar autuações se não for contestadano prazo legal.
Para a Qive, essa exposição mostra que o risco começa antes mesmo do boleto: “Uma nota emitida indevidamente já é suficiente para criar obrigações tributárias se não houver contestação formal”, afirma Christian de Cico, co-CEO e cofundador da companhia. “O risco não está apenas no boleto falso ou na fraude clássica, mas também na emissão indevida, muitas vezes percebida apenas quando a empresa já está sendo questionada pelo Fisco”.
Boletos seguem dominando o B2B — e ampliando vulnerabilidades
O Capítulo 1 do estudo já havia mostrado que o boleto continua sendo o meio dominante no B2B, respondendo por mais da metade do valor financeiro em diversos setores. Em segmentos como Varejo e Infraestrutura, sua participação chega a cerca de 70% do valor transacionado, impulsionada por rastreabilidade, facilidade de conciliação e aderência aos processos bancários.
Essa centralidade, porém, também cria brechas: empresas com alto volume de fornecedores, múltiplos sistemas e fluxos manuais enfrentam maior exposição a atrasos, fraudes e pagamentos indevidos. “Quando o fluxo depende de anexos em e-mails, PDFs soltos e conferências manuais, o risco cresce na mesma proporção do volume operado”, reforça Isis.
Da vulnerabilidade ao plano de ação
Para a Qive, a discussão sobre segurança no Contas a Pagar precisa ir além do combate a fraudes óbvias e abranger o ciclo completo do documento, da emissão da nota ao pagamento do boleto. Isso inclui monitoramento ativo, conferência automatizada entre documentos fiscais e boletos e visibilidade em tempo real sobre cancelamentos, divergências e inconsistências.
“Não é mais suficiente ter apenas controle básico de vencimentos e planilhas de apoio”, conclui Christian. “As empresas que reduzirem atrasos não intencionais, eliminarem cobranças indevidas e reagirem rápido a notas inconsistentes vão transformar um centro de custo em fonte direta de economia, proteção de caixa e vantagem competitiva”.
Sobre a Qive
A Qive é a plataforma líder do Contas a Pagar, que integra e automatiza, em um único fluxo conectado ao ERP, a gestão de pagamentos, documentos e fornecedores, oferecendo eficiência, segurança e escalabilidade. Antes Arquivei, foi fundada em 2014 em São Carlos, interior de São Paulo, com a missão de centralizar, organizar e automatizar documentos fiscais.
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