Descubra como a LongPing High-Tech atingiu 90% de automação no processamento de notas e reduziu o tempo de gestão de fretes de 4 dias para menos de 1 hora com a Qive.

Fale com um especialista

100%

do recebimento de notas via Qive

Muito mais praticidade e eficiência para o dia a dia da empresa

+90%

de notas processadas automaticamente

Resultado expressivo alcançado em menos de 1 ano de parceria

+1000

fretes processados com a Qive

Otimização de todo o processo fiscal e contábil de 4 dias para 1 hora

Contexto

Desde 2017, a LongPing High-Tech promove o progresso da indústria de sementes no Brasil. Em um cenário de crescimento e amadurecimento da operação, a empresa passou a estruturar seus processos fiscais com mais controle, eficiência e governança.

No final de 2018, enquanto se preparava para a entrada do ERP SAP, a LongPing High-Tech identificou a necessidade de contar com um parceiro que apoiasse a jornada de gestão de notas fiscais. Foi nesse momento que a Qive passou a fazer parte da operação, contribuindo para automatizar processos, centralizar documentos e reduzir atividades manuais no dia a dia da equipe.

Desafio

Antes da Qive, a LongPing High-Tech enfrentava desafios relacionados à alta carga de trabalho manual, perda de documentos fiscais e falta de centralização das informações.

A operação precisava de mais praticidade, rastreabilidade e segurança para lidar com documentos fiscais, especialmente em um momento de preparação para o SAP e de crescimento da empresa.

Entre os principais desafios estavam:

  • documentos fiscais que ficavam perdidos ou sem registro;
  • alto volume de trabalho manual;
  • tempo elevado de processamento fiscal;
  • necessidade de mais controle e compliance;
  • dependência de pessoas para processos operacionais, como o registro de fretes;
  • necessidade de centralização para atender melhor auditorias e demandas de compliance.

Solução

Com a Qive, a LongPing High-Tech passou a centralizar o recebimento e o processamento de notas fiscais, reduzindo a dependência de processos manuais e trazendo mais controle para a operação fiscal e contábil.

A parceria apoiou diretamente a evolução da empresa em automação, compliance e eficiência operacional. A Qive também contribuiu para que documentos fiscais deixassem de se perder ao longo do processo e passassem a ficar organizados em uma base centralizada.

A solução trouxe ganhos como:

  • recebimento de notas via Qive;
  • processamento automático de documentos fiscais;
  • centralização dos documentos;
  • apoio ao time de compliance e auditorias;
  • redução do tempo de processamento;
  • otimização do fluxo de fretes;
  • mais tempo para a equipe atuar em análises estratégicas.

Impacto gerado

90% das notas processadas via Qive

A LongPing High-Tech saiu de um cenário inicial com cerca de 13% de processamento de notas para 90% em menos de um ano de parceria. Esse avanço trouxe mais segurança para a operação e contribuiu diretamente para a evolução do compliance fiscal da empresa.

100% de recebimento de notas via Qive

Com o recebimento de notas pela Qive, a empresa passou a contar com mais praticidade, rastreabilidade e organização no dia a dia. A centralização dos documentos reduziu perdas, retrabalho e dependência de processos manuais.

Mais de 1.000 fretes processados em menos de 1 hora

Um dos ganhos mais expressivos foi no projeto de fretes. Antes, o processamento de mais de 1.000 fretes poderia levar de 3 a 4 dias. Com a Qive, esse volume passou a ser processado em menos de 1 hora.

Redução de trabalho operacional

A automação permitiu que a LongPing High-Tech reduzisse a necessidade de duas pessoas dedicadas ao registro de fretes para apenas uma. A outra pessoa foi realocada para um processo mais analítico, aumentando o valor estratégico da atuação da equipe.

Mais compliance e governança fiscal

Com 90% das notas processadas automaticamente, a LongPing High-Tech ganhou mais segurança para manter a operação em conformidade. Para uma empresa jovem, com cerca de quatro anos de mercado no momento do depoimento, atingir esse nível de maturidade fiscal representa um avanço significativo.

Aprendizados estratégicos

A experiência da LongPing High-Tech mostra que a automação fiscal vai além da redução de tarefas manuais. Quando bem aplicada, ela permite que empresas em crescimento ganhem escala, governança e segurança para sustentar operações cada vez mais complexas.

Entre os principais aprendizados do case estão:

  • empresas em expansão precisam estruturar processos fiscais desde cedo para evitar perda de documentos e retrabalho;
  • a centralização de notas fiscais fortalece o compliance e facilita auditorias;
  • automação libera a equipe para atuar em atividades mais analíticas e estratégicas;
  • processos fiscais e contábeis bem organizados ajudam a preparar a empresa para novos sistemas, como o SAP;
  • ganhos de eficiência podem gerar impacto direto na produtividade, no tempo de processamento e na organização da operação.

“Eu sinto da Qive um carinho com o cliente, uma preocupação genuína, e vejo a Qive como o parceiro certo para seguir com a LongPing.” - Antonio Pinheiro,

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Empresas que desafiaram o jeito antigo de pagar contas

“Hoje a gente cruza os boletos em aberto com os pagamentos registrados no SAP e boletos divergentes, boletos cancelados e até as fraudes. A gente consegue acompanhar tudo bem de perto no painel da Qive.”

“Há dois anos, ainda era um grande desafio quitar todas as notas fiscais dentro do prazo e acabávamos concluindo menos de 70%. Hoje, pagamos 99,97% de todas as NFes em dia. Fazer isso de maneira integrada, direto no SAP, é super eficiente e fluido.”

“Ficou mais fácil encontrar as notas fiscais que ainda não estavam escrituradas, o que compromete o compliance fiscal da empresa e pode gerar multas.”

“Além de toda a facilidade na consulta e armazenamento de NFes e CTes, o aplicativo de Conhecimento de Transporte (CTe), que existe dentro da plataforma da Qive, facilita o registro desse tipo de documento fiscal e permite que a gente saiba onde nossas cargas estão.”

“Com a Qive, tudo é automático, então você tem a garantia de que funciona. A plataforma independe de mãos humanas, e isso traz uma confiança grande. Hoje, para tudo o que recebemos fisicamente, fazemos um check na Qive antes. Só depois da confirmação da veracidade nós lançamos no registro fiscal.”

"Hoje a Qive, ela entendeu que ela precisava ir além de Captura da nota, entendeu? Eu acho que esse foi o diferencial. E foi a surpresa agradável que a gente teve. A gente mirou uma pomba e acertamos uma águia. Porque a gente viu que, assim, não é só pra ficar nota. Vocês entenderam o que vocês precisavam fazer além disso. E a gente entendeu que a gente podia ter mais oportunidades. Isso foi bom, porque isso me ganhou força pra poder levar essas melhorias e o quanto vocês podiam agregar às outras áreas. E aqui eu destaco também a flexibilidade que vocês têm de entender a necessidade e trabalhar junto com a gente."

"Hoje a principal é a captura mesmo e a captura do XML e a disponibilização para a nossa base aqui para carregar o Oracle. A gente utiliza também para relatórios gerenciais, né? Quanto nós compramos de batata no no eh no período X? O que eu mais uso é buscar nota e gerar relatórios, né? É, eu e minha equipe, né? [usamos] diariamente a ferramenta. O outro diferencial é o suporte de vocês, que é muito rápido. Então, se a gente tá com algum problema a gente aciona lá o suporte de vocês, o atendimento é rápido, eles são eficientes, trazem a solução pra gente. Dificilmente eu fico sem solução. Isso é legal."

“... a Qive, que é um dos nossos principais fornecedores e uma ferramenta essencial no nosso dia a dia, principalmente, no departamento fiscal. É uma ferramenta de rápido acesso, traz muito retorno para nós e é o que eu falei, ela é primordial no nosso dia a dia. Tô muito feliz e muito satisfeita com a entrega no mercado de vocês.”

"Já utilizamos a Qive há um bom tempo e a experiência tem sido bem gratificante, a gente consegue hoje não só automatizar a captura dos documentos fiscais, mas também o input a automatização com o lançamento dentro do SAP, então isso gera uma agilidade e traz também uma visibilidade pra que a gente consiga repassar isso inclusive com diretoria e todo time fiscal da equipe"

“A gente iniciou com a Qive faz pouco tempo, já estamos vendo grandes resultados na área fiscal e eu só tenho agradecer a parceria. Nós vamos agora conseguir automatizar muitas operações pra gente ter um tempo valioso em análises tributarias e agora com chegada da Reforma, a Qive está trazendo uma plataforma incrível com tudo que a gente precisa pra essa grande revolução a partir de 2026.”

"A gente usa a solução do Qive hoje mudou o nome para Qive, a gente utiliza pra cruzamento de informações, extração de dados, a gente também utiliza em lote para fazer manifesto de operações, por exemplo operação não realizada; pra consultar notas fiscais, por exemplo, extração em PDF e também relatórios hoje a gente usa para cupom fiscal que também é bem mais fácil, integrado e a gente consegue ter uma rapidez no cruzamento de informações. E também hoje algo bem importante que a gente faz é a utilização de API que hoje a gente tem MKTplace com mercado livre e a gente usa a API para integração automática no ERP”

"São excelentes parceiros e nos apoiam nos processos do dia a dia e nos acompanham há mais de 6 anos e vai continuar nos apoiando no que vem da Reforma Tributária."

"Temos uma parceria grande com a Qive. Eles trazem várias opções para nossa área fiscal: download de notas fiscais, acesso à notas de fornecedores, prestadores de serviço e as principais regiões. Além de dar suporte nas fiscalizações. Estamos muito felizes com a empresa e tenho certeza que essa parceria vai durar por muitos anos."

"A Qive a gente usa pro departamento comercial, porque a gente tem muita devolução. O comercial acompanha essas devoluções. O financeiro usa para consulta de notas que às vezes tem lá para pagar e essa nota não está aparecendo para eles. Contas a recebe utiliza para consulta de uma nota se foi cancelada ou não. Uma coisa que a gente usa bastante é para manifesto de notas, diariamente, até mesmo para compensar o cliente, porque trabalhamos com direito a devolução. Pra eu trocar uma nota, fazer formulário próprio ou até mesmo cancelar, a Qive me ajuda no conceito de consultar se a nota foi manifestada ou não pelo cliente. Então essa conformidade pra mim é muito importante, pro contas a receber, porque eles têm uma garantia que o cliente recebeu e pode fazer a cobrança efetiva. Conhecimento de transporte também buscar os xml. Pessoal do ecommerce: pra trazer as notas da shopee, mercado livre, shein, a gente tem a configuração que traz todos os XMLs, porque quando você entra nesses mktplaces é difícil consultar, na Qive não, eles pesquisam o CPF do cliente, rapidinho tem a notae consegue dar tratativa com o cliente. Bem dizer a Ciranda usa 100% Qive."

"Certamente, recomendaria a Qive para todas as empresas porque é uma necessidade ter um compliance bem-feito. A Qive tem uma assertividade muito grande em relação à captura das nossas notas fiscais; ajuda muito na parte do compliance, que seria um objetivo primário. E isso possibilita, de uma forma exponencial, levar a área tributária para um outro patamar, fazendo a otimização dos dados que estão dentro das notas fiscais então a é algo que eu diria recomendo para todos que querem levar a área tributária para um próximo nível."

"O relacionamento é ótimo. Acho que a Qive tem foco no cliente e não no produto. A gente, da área tributária, pela experiência, sempre teve muito contato com empresas em que o foco é no produto, e aí é um negócio em que te oferecem sempre algo muito engessado. Enquanto que, com a Qive, a gente tem a oportunidade de desenvolver, de estar sempre desenvolvendo e melhorando algo que já existe.”

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