Como a consulta de NFe garante a escrituração fiscal sem erros

Ao consultar NFes emitidas contra o CNPJ da empresa e baixar XML das mesmas, é necessário ter total controle para que nenhum documento fique de fora da escrituração.

Entre tantas preocupações do gestor fiscal, uma das principais é não ter certeza de que a escrituração fiscal e contábil contempla, na íntegra, os documentos fiscais relacionados às mercadorias que ele recebeu de seus fornecedores.

 O receio dos impactos da escrituração fiscal incompleta tem razão de ser. A organização corre sérios riscos e pode ser submetida a várias penalidades, se em uma fiscalização deixar de apresentar a escrituração de notas fiscais de maneira correta.

Nos últimos quatro anos, a Receita Federal registrou um crescimento de 22,55% nas autuações. Somente em 2017, a fiscalização alcançou o valor de R$ 204,99 bilhões, superando a estimativa de R$ 143,43 bilhões.

O montante expressivo é um reflexo da fragilidade das organizações na gestão contábil e maior atenção do Governo ao detectar falhas e tentativas de fraudes.

Neste cenário, é fundamental compreender a importância de fazer uma escrituração fiscal e contábil completa, que seja capaz de fornecer transparência e controle à gestão tributária da organização.

À seguir, entenda como algumas ferramentas podem fazer da sua escrituração de notas fiscais um exemplo a ser seguido.

Além disso, saiba como a plataforma Qive pode apoiar a área fiscal facilitando a entrega da escrituração fiscal completa.

Por que garantir a escrituração fiscal com consulta de NFes?

Diante da complexidade da gestão tributária e das exigências fiscais, é preciso ter clareza sobre os riscos que sua organização corre ao negligenciar a escrituração fiscal e contábil.

Conheça cada um deles e proteja sua organização:

Evitar multas

Se a empresa deixar de consultar NFes, baixar os XML e guardá-los por cinco anos (mais o ano vigente), como ordena a lei, ela pode ser cobrada por créditos fiscais desconhecidos e multas pela ausência do arquivo.

Cada unidade federativa do Brasil define o valor da multa por falta de arquivo fiscal.

Além disso, a não escrituração de notas fiscais dá margem para que empresas façam uso de crédito indevidos, o que também gera multas.

Evitar Fraudes

Se a área fiscal não tem um controle sobre a escrituração fiscal e contábil, ela fica mais vulnerável. Quando os profissionais fiscais não sabem quais notas foram emitidas contra o CNPJ, pode ser que terceiros o usem para emissão de NFes e a organização nem saiba.

Controle fiscal

Se realizado manualmente, o processo de baixar os XML de todas as NFes de seus fornecedores; validar cada uma delas com o departamento de vendas e realizar a escrituração de notas fiscais pode requerer muito tempo e energia da sua equipe.

Ainda assim, buscar esses XML pela chave de acesso não garante que todos os documentos fiscais emitidos para seu CNPJ estejam em seu conhecimento.

Exemplo: uma empresa fraudulenta emite notas fiscais para o CNPJ de sua empresa, mas obviamente, não te informa sobre essa nota.

Ela se beneficia de créditos fiscais e se livra de penalidades. Por outro lado, seu CNPJ está atrelado à uma transação da qual você não tem conhecimento.

Se você não tem conhecimento, sua equipe não poderá realizar a escrituração dessa nota. Então, a sua empresa corre o risco de sofrer uma fiscalização da Receita Federal e ser notificada pelas notas faltantes. 

Na maioria das vezes, há um desperdício de recursos valiosos, entre tempo de trabalho e multas pagas.

Ao investir em uma solução tecnológica como o Qive, você simplifica a escrituração, evita fraudes e melhora os processos.

Segurança de dados

Se a empresa não tem acesso ao XML com todos os eventos associados à nota, o time fiscal fica sem condições de comparar as informações das operações.

Por exemplo, os valores informados no sistema podem ficar diferentes das informações contidas nos XML da NFe autorizada, se o fornecedor lançar a nota fiscal no Sped e cancelá-la depois. A área precisa acompanhar essas atualizações.

Diante da falta de XML, sua empresa corre o risco de realizar a escrituração fiscal de forma errada, gerando arquivos com dados incorretos.

Como a Qive pode garantir uma escrituração fiscal e contábil completa?

O desafio é grande, mas é possível contar com ferramentas digitais que facilitam e simplificam os processos.

Com a Qive, o processo de fazer a consulta de NFe, baixar XML e armazenar as notas fiscais se torna mais simples, ágil e, principalmente, menos passível a erros no dia a dia do setor e na realização da escrituração.

A seguir, conheça as facilidades da plataforma para consulta de notas e XMLs de maneira assertiva.

Consulta de NFes

O Qive consulta e permite baixar o XML das NFes, NFSes e CTes emitidas contra o CNPJ da empresa, direto da Secretaria da Fazenda e prefeituras, sem a necessidade da chave de acesso.

O Qive usa o CNPJ e o certificado digital da sua empresa para que todos os documentos fiscais sejam resgatados e fiquem armazenados na nuvem, com segurança garantida.

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Armazenamento de Notas Fiscais

Para a escrituração de notas fiscais e também para fins de entregas de obrigações acessórias, é fundamental baixar o arquivo XML da NFe e mantê-lo armazenado conforme a lei.

Com a plataforma Qive, você pode fazer a consulta de NFes e armazená-las, na nuvem, em segurança.

Relatórios

Se a equipe já fez a consulta das notas fiscais, o ideal é registrar em planilhas ou sistema de gestão.

Com o Qive, o profissional pode gerar relatórios e analisar dados como sazonalidade de compra e vendas de determinadas mercadorias, comparar valores de frete e fornecedores.

Tudo isso com base em documentos com validade jurídica: as notas fiscais.

O Qive fornece os melhores recursos garantindo às organizações muito mais controle fiscal e contábil. Experimente a plataforma, confirme os benefícios e surpreenda-se com os resultados. 

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