Departamento financeiro: veja três formas de estruturá-lo

Um dos maiores desafios do departamento financeiro é visualizar os aspectos que impedem a área de ser mais estratégica e conquistar mais eficiência.

Se você identifica gargalos em seu departamento financeiro como, por exemplo, perda de prazo para pagamento de duplicatas e boletos ou falta de planejamento de orçamentos e compras, está na hora de aperfeiçoar a gestão.

Para garantir mais eficiência, é preciso repensar a estrutura desta área diminuindo os impactos dos gargalos e otimizando os resultados.

A seguir, conheça três caminhos possíveis para formatação do departamento financeiro e analise qual deles pode ser uma boa alternativa para sua empresa.

Estrutura BPO para o departamento financeiro

Derivado do inglês Business Process Outsourcing, o BPO é uma modalidade de trabalho que prevê um tipo de “terceirização” dos processos internos não ligados diretamente ao core business da organização. Porém, existem diferenças consideráveis entre terceirização e um BPO.

Ao aderir ao BPO, a empresa entrega diversos procedimentos a uma especialista em processos internos, ligados aos mais variados departamentos. A implementação de um BPO supera muito o processo de terceirização.

Isso porque envolve uma análise profunda de todos os processos da área, da sua infraestrutura e dos procedimentos internos, visando à remodelação completa da estrutura do departamento.

Na prática, a tecnologia focada na automatização de processos é a maior aliada do BPO. Por isso, se o seu departamento financeiro já usa um ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, o processo de reestruturação deve ser mais simples.

Para implementar o BPO, é necessário seguir alguns passos:

1. Mapear o setor;
2. Entender quais são os processos terceirizáveis;
3. Conquistar o comprometimento do time financeiro;
4. Definir os níveis de serviço esperados (SLAs);
5. Estabelecer monitoramento constante dos resultados alcançados com o BPO, em um constante processo de melhoria.

Dentre as principais vantagens do BPO, vale destacar algumas, tais como: a redução de custos operacionais, aumento da produtividade, incremento no faturamento e fidelização de clientes. Além disso,  a sua equipe ganha mais tempo para se concentrar os processos-chaves na organização e responder com mais rapidez qualquer tipo de demanda.

O BPO ainda estimula o uso da tecnologia de ponta. Com a adoção de um ERP é possível, por exemplo, automatizar procedimentos de escrituração contábil e fiscal, além de proverem atualizações da legislação tributária de forma automática. Assim, o BPO pode impulsionar o desempenho e a qualidade dos serviços prestados pelo seu departamento.

Centros de Serviços Compartilhados (CSC)

Se os processos financeiros vêm sendo executados por diferentes equipes, em várias unidades, pode ser interessante pensar em criar um Centro de Serviços (Financeiros) Compartilhados. Ou seja, somente um time presta serviços para as todas as unidades de uma empresa, cuja estrutura é baseada na existência dos quatro pilares importantes listados a seguir:

• Acordos de Nível de Serviço (SLA): são os contratos formais de prestação de serviços entre o CSC e seus respectivos clientes, com a definição de níveis mínimos de serviço. São usados indicadores para mensuração quantitativa e qualitativa do nível de serviço recebido.
• Modelo de Atendimento: estrutura criada para aumentar a eficiência operacional tendo como foco o atendimento, é dividida em três níveis:  
• – Nível Zero: Auto-Atendimento
• – Primeiro Nível: Central de Atendimento
• – Segundo Nível: Produção Contínua

• Processos: a forma de organização do CSC é pautada pela visão global dos processos, ou seja, sua estrutura é orientada aos processos e seus fluxos, e não aos departamentos, com foco na entrega de produtos e serviços;
• Gestão de Desempenho: é a estrutura focada em medir e gerenciar o serviço prestado por meio da  gestão do desempenho, gestão de relacionamento e novas demandas, melhoria contínua e gestão do conhecimento.

Há uma série de boas razões para adotar o CSC em sua empresa, especialmente, no departamento financeiro. Tanto é verdade que, segundo dados da revista Fortune, 90% das 100 maiores empresas do mundo usam os CSCs para a centralização processual das atividades de diferentes áreas: financeiro, contabilidade, RH, TI e logística de uma corporação.

O CSC financeiro permite à empresa padronizar  processos, melhorar a qualidade das entregas, aumentar a produtividade e maximizar a utilização de seus recursos. Tudo isso com controle das atividades executadas, indicadores e gerenciamento de custos.

Ao centralizar as atividades em um CSC, é possível desonerar o time das unidades de negócio das responsabilidades de operações e processos de suporte, permitindo que estes foquem apenas no core business da empresa. Assim, a área ganha flexibilidade e força para manter um ritmo constante de crescimento.

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Departamento financeiro: uma operação própria

Além das alternativas já citadas, manter um departamento financeiro interno também pode ser um bom caminho. É preciso, porém, ter clareza sobre a sua atuação.

Ao time financeiro, cabe o desafio de gerenciar e controlar as contas a pagar e a receber, a tesouraria, o planejamento, a contabilidade, o controle de riscos, a gestão dos impostos, e a divulgação de informações para os investidores.

Assim, o ideal é que o departamento seja dividido em sete subáreas: tesouraria, contas a pagar e a receber, contabilidade, planejamento financeiro, gestão de riscos, gestão de impostos e relação com investidores.

Com essa estrutura, pode-se dizer que é a área financeira que embasa e permite avanços na tomada de decisões, fornecendo melhor estrutura às empresas.

Além de um grande time de profissionais, aptos a lidar com as diferentes áreas e atividades, é preciso que o seu departamento financeiro tenha ferramentas e soluções tecnológicas que sejam capazes de otimizar os recursos e dar conta de todas as tarefas previstas com total eficiência, atendendo às exigências previstas como, por exemplo, as normativas do Fisco.

Quando o gestor optar pela operação própria do departamento financeiro, será necessário, sobretudo, um esforço voltado para o desenho da área e toda sua dinâmica, incluindo, além dos processos e atividades, outras demandas como, por exemplo, o planejamento e a gestão de pessoas.

De todo modo, é valioso manter uma estrutura interna de operação com um time experiente que tenha alta performance para responder pronta, rápida e assertivamente diante de qualquer situação.

Reorganize o departamento financeiro

Independente do momento que o departamento financeiro vive, vale fazer uma pausa para avaliar se o atual modelo de gestão da área é realmente eficiente. Não espere os gargalos surgirem para só então rever suas estratégias.

Qualquer um dos métodos de organização citados pode ajudar – e muito – na reestruturação do departamento financeiro e, sobretudo, no alcance de um desempenho superior.

Analise, avalie e, se necessário, não tenha medo de  desconstruir o modelo de gestão atual para dar corpo a um novo: mais coerente com a realidade atual e mais eficiente.

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