Diferenças entre CFe-SAT, ECF, NFC-e e NF-e

A falta de emissão de nota fiscal pode causar sérios problemas aos empresários, mas muitos não sabem muita coisa sobre o assunto e acabam deixando tudo nas mãos do contador. É claro que esse apoio é importante, mas também é preciso conhecer alguns detalhes e adotar práticas que possam evitar dor de cabeça mais tarde. Estar atento às obrigações da empresa é extremamente necessário e, por isso, todo empreendedor deveria conhecer as diferenças entre os tipos e notas e cupons fiscais eletrônicos.

Esse artigo foi preparado para tirar suas dúvidas sobre o que é ECF, CFe-SAT, NFCe e NFe, confira agora:

Nota Fiscal eletrônica (NFe) e DANFe

A Nota Fiscal eletrônica é a boa e velha NFe, emitida e armazenada de maneira eletrônica, serve para oficializar as operações de circulação de mercadorias.

A NFe não deve ser vista como um empecilho burocrático, mas como um documento que pode ajudar muito na tomada de decisões gerenciais, já que ela está cheia de informações precisas e preciosas sobre seus clientes e fornecedores.

Estamos acostumados a ver a NFe quando vendemos ou compramos produtos, mas é necessário entender que o papel que acompanha a compra é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe) não tem validade jurídica.

O que deve ser armazenado e representa legalmente a NFe é o arquivo XML, que é identificado unicamente pela chave de acesso, um número de 44 dígitos, através do portal da Secretaria da Fazenda.

Como para cada Estado existe uma Secretaria da Fazenda, preparamos alguns posts específicos sobre consulta de NFe direcionados para os contribuintes das seguintes localidades:
1. Consulta de NFe através do portal Sefaz de São Paulo;
2. Consulta de NFe através do portal Sefaz de Minas Gerais;
3. Consulta de NFe através do portal Sefaz de Paraná;
4. Consulta de NFe através do portal Sefaz de Rio Grande do Sul.

Caso a empresa não tenha essa chave de acesso é possível consultar e armazenar suas NFes através de uma plataforma inteligente conectada diretamente à Sefaz. O Qive é essa ferramenta que faz o download das NFes e CTes dos últimos 90 dias do CNPJ da empresa sem a necessidade da chave de acesso.

ECF 

É o sistema Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Ele é ligado à impressora fiscal e possui um certificado digital próprio. Parece uma impressora comum, mas mantém tem uma memória para armazenar os cupons fiscais criados. É considerada de baixa segurança fiscal.

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SAT ou CFe-SAT

É a sigla para Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos. Esse sistema está operando desde novembro de 2014 e serve para documentar de forma eletrônica todos os arquivos e operações do comércio de varejo no Estado. Ele substitui as emissoras de cupons ficais (ECF) e deixa os trâmites legais dos tributos mais simples.

Não é preciso estar conectado a internet o tempo todo para que ele funcione. A transmissão das informações pode ser feita periodicamente para a Secretaria da Fazenda. Um único aparelho pode atender várias lojas.

NFCe

Veio para substituir a necessidade da ECF, que dependia de impressoras homologadas pelo governo e eram mais caras. A cada venda as informações são transmitidas para a Secretaria da Fazenda e esses dados podem ser consultados depois. O objetivo do uso da NFCe é extinguir o cupom fiscal, dar mais segurança e agilidade para o fisco e também para o comerciante.

Segue a mesma estrutura da NFe, com pequenas diferenças de informações e regras, mas idêntica em muitos pontos.

A emissão da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica também segue as mesmas regras da NFe, precisando ter o certificado digital no padrão ICP Brasil e o CNPJ da empresa. Para usar o sistema é preciso estar conectado è internet, já que a transmissão de informações é simultânea.  A empresa precisa estar cadastrada como emitente de nota fiscal eletrônica e com a inscrição estadual regularizada.

Também é necessário ter o equipamento do SAT ativo. Para não ter erros com códigos de mercadoria ou com a tributação, falta do XML das notas fiscais de entrada ou crédito indevido de ICMS é preciso usar um software de qualidade.

Obrigações fiscais

As obrigações de cada empresa podem variar conforme o ramo de atuação e o Estado em que ela está operando, por isso é importante consultar seu contador ou a própria Secretaria da Fazenda. No entanto, independente do tipo de documento que você deva usar, é importante lembrar que eles precisam obrigatoriamente ser armazenados por pelo menos cinco anos – caso contrário pode vir multa. Vale lembrar que não é lá muito seguro guardar todos os arquivos em uma pasta no seu computador, primeiro porque a organização seria dificílima, mas também porque se a máquina queimar, você corre o risco de perder tudo.

Alguns programas e serviços especializados fazem esse armazenamento das notas e cupons fiscais eletrônicos na nuvem e facilitam a busca desses documentos de maneira fácil usando filtros de pesquisa mais precisos. A plataforma da Qive, que já mencionamos, armazena NFe, NFCe, NFSes e CTes, CFes-SAT. A organização desses dados são feitos de maneira automática.

Veja como o Qive recebe, armazena e organiza automaticamente as NFes, NFSes e CTes! Acesse agora o Qive e saiba mais!